№ записи | Дата | Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (документ, его дата и №) | ||||
Число | месяц | ГОД | |||||
ООО «Классика» Принят экономистом в планово-экономический отдел | Приказ № 18-К от 17.04.91 | ||||||
Переведен на должность заведующего планово-экономическим отделом | Приказ № 37-К от 04.05.96 | ||||||
Уволен по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ Инспектор по кадрам Личная подпись | Приказ № 9-К от 09.03.2000 | ||||||
Особое значение в управлении предприятием имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
Личное дело
Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:
— внутренняя опись документов дела;
— дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);
— личный листок по учету кадров;
— автобиография;
— копии документов об образовании;
— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
— характеристики или рекомендательные письма;
— заявление о приеме на работу или трудовой контракт;
— копия приказа о приеме на работу.
Наряду с перечисленными документами, в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, сопровождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например:
— список научных трудов и изобретений;
— выписка из протокола заседания совета института (для преподавателей вузов);
— выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом).
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копия свидетельства о браке и т.д.);
— характеризующие деловые, политические и личные качества работника (характеристики, отзывы, листок учета краткосрочных зарубежных командировок и т.д.).
Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения (справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.). Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.
Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется самим работником от руки при поступлении на работу. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании (диплом, аттестат), документы об имеющихся изобретениях и другие.
В «Дополнении к личному листку» фиксируются данные об изменениях, произошедших после заполнения учетного листка: перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на решение об утверждении и об освобождении работника; изменения, связанные с образованием, знанием иностранных языков, наличием воинского звания; награждение медалями и т.д. Все вносимые в «Дополнение к личному листку» изменения должны быть подтверждены соответствующими документами. Обязательным реквизитом «Дополнения к личному листку» по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на обратной стороне листа после всех других сведений и состоят, как правило, из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.
Следует отметить, что постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а утверждена форма Т-2 — Личная карточка. Она является аналогом личного листка и предназначена для учета личного состава в организации.
Наряду с личными листками по учету кадров, в практике используется другая, аналогичная учетная форма — анкета, которая в основном содержит те же графы, что и личный листок. В состав анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например, вопрос об изменении фамилии, имени, отчества и другие.
В отдельных организациях предусмотрено составление автобиографического документа, содержащего краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется собственноручно в произвольной форме без ошибок и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы:
— фамилия, имя, отчество;
— год, число, месяц и место рождения;
— гражданство;
— национальность;
— социальное происхождение;
— полученное образование (когда, где);
— с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую;
— общественная работа;
— участие в выборных органах;
— отношение к воинской обязанности и воинское звание;
— наличие правительственных наград;
— родственники (отец, мать, муж (жена), дети, братья, сестры).
В автобиографии указываются: паспортные данные; домашний адрес, телефон; дата составления автобиографии; подпись работника.
Копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке. Помещаемая в личное дело копия приказа о приеме на работу должна иметь отметку о заверении копии.
При подготовке личного дела к передаче в архив в конец дела помещается заверительная надпись, которая составляется на листе-заверителе дела, имеющем установленную форму. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
— наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
— номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
— номера крупноформатных листов;
— номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Вопросы для самоконтроля
1.Перечислите основные разделы Трудового договора.
2.Приведите основные правила ведения трудовой книжки. Как вносятся исправления в ее содержание?
3.Какие документы образуют личное дело работника?
4.Как правильно заполнить заявление о приеме на работу?
5.Всем ли работникам может быть назначен испытательный срок при приеме на работу?
6.Перечислите структуру личной карточки форма Т-2.