Назначение и состав организационно-правовой документации
Любой документ, рассмотренный в предыдущих разделах согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Закрепив информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение, многократное использование во времени и пространстве.
Документы выполняют множество функций в организации при осуществлении управленческой деятельности.
Одной из функций является поддержание законности в осуществлении хозяйственной деятельности, которая придает документам юридическую силу, что достигается наличием на документе определенных реквизитов (даты, подписи, печати).
Поэтому все многообразие документов может рассматриваться с правовой точки зрения, так как они отражают определенные правовые отношения.
В то же время в практике хозяйствования можно выделить так называемую правовую группу документов, к которым относятся договора, доверенности, исковые заявления и т.д.
Договор
Договор в письменной форме — это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.
Договор может заключаться как между юридическими, так и между юридическими и физическими лицами. Разновидностями хозяйственных договоров являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор хранения, депозитный договор и т.д.
Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового штампа, текстовую группу реквизитов и заключительные реквизиты.
Реквизиты углового (продольного) штампа включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, номер, место составления, заголовок к тексту.
Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части (указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия) и содержательной части (определяется предмет договора, порядок рассмотрения споров, сумма договора, срок действия и т.д.).
Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати сторон. При заключении договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать организации и подпись физического лица.
Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать трафаретные специальные бланки.
Доверенность
Доверенность — документ, который подтверждает право материально ответственного лица на получение товара, если эти товары получаются вне склада покупателя.
Составляется доверенность по формам М-2 или М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.
Доверенность по форме М-2а содержит следующие реквизиты:
1 — срок действия доверенности;
2 — наименование потребителя и его почтовый адрес;
3 — наименование плательщика и его почтовый адрес. Если потребитель и плательщик — одно и то же лицо, то в этой строке пишется «то же»;
4 — банковские реквизиты плательщика;
5 — номер доверенности, дата выдачи;
6 — должность, Ф.И.О. доверенного лица;
7 — паспортные данные;
8— наименование поставщика;
9 — порядковый номер и наименование материальных ценностей, единица измерения, количество (прописью);
10 — реквизиты документов, по которым получаются товарно-материальные ценности;
11 — подпись лица, получившего доверенность;
12 — подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Доверенность по форме М-2 отличается тем, что имеет корешок. Корешок доверенности остается на предприятии, выдавшем доверенность. В нем указываются:
1 — номер доверенности;
2 — дата выдачи;
3 — срок действия доверенности;
4 — должность и фамилия доверенного лица;
5 — подпись лица, получившего доверенность;
6 — наименование поставщика;
7 — реквизиты документов, по которым получаются товарно-материальные ценности;
8 — реквизиты документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей.
При оформлении доверенности по форме М-2а ведется журнал учета выданных доверенностей (форма М-3), содержание которого аналогично содержанию корешка доверенности по форме М-2.
Исковое заявление
Исковое заявление — документ, являющийся формой выражения иска, т.е. обращенного к суду первой инстанции требования о защите спорного гражданского права или охраняемого законом интереса одним из установленных законом способов на основании указанных истцом фактов, с которыми он связывает право требования к ответчику.
В зависимости от того, в какой суд направляется исковое заявление, законодательством определены перечни сведений, которые должны быть указаны в заявлении.
Так, если исковое заявление подается в суд общей юрисдикции, в заявлении, согласно статье 126 Гражданского процессуального кодекса РСФСР, должны быть указаны:
1) наименование суда, в который подается заявление;
2) наименование истца, его место жительства или, если истцом является юридическое лицо, его место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;
3) наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является юридическое лицо, его место нахождения;
4) обстоятельства, на которых истец основывает свое требование, и доказательства, подтверждающие изложенные истцом обстоятельства;
5) требование истца;
6) цена иска, если иск подлежит оценке;
7) перечень прилагаемых к заявлению документов.
Если же истец обращается в арбитражный суд, то в исковом заявлении в соответствии со статьей 102 Арбитражного процессуального кодекса РФ указываются:
1) наименование арбитражного суда, в который подается заявление;
2) наименование лиц, участвующих в деле, и их почтовые адреса;
3) цена иска, если иск подлежит оценке;
4) обстоятельства, на которых основаны исковые требования;
5) доказательства, подтверждающие основания исковых требований;
6) расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы;
7) требования истца со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам требования к каждому из них;
8) сведения о соблюдении досудебного (претензионного) порядка урегулирования спора с 'ответчиком, когда это предусмотрено федеральным законом для данной категории споров или договором;
9) перечень прилагаемых документов.
В заголовочной части документа приводятся данные об истце (фамилия, имя, отчество и адрес для физического лица или наименование и юридический адрес для юридического лица) и ответчике (лице, нарушившем права и законные интересы истца).
В заголовке искового заявления указывается в краткой форме суть требования, например, «О возмещении вреда, причиненного повреждением здоровья». В случаях, если иск подлежит оценке, в заголовочной части указывается цена иска, что не исключает указания исковой суммы в тексте. Согласно ст. 92 АПК РФ, если цена иска указана неправильно, она определяется арбитражным судом.
В исковом заявлении указываются основания искового требования, т.е. юридические факты, подтверждающие возникновение спорного правоотношения, последствия нарушения обязательств ответчиком, меры гражданско-правовой ответственности, т.е. сведения, позволяющие суду установить наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования истца или возражения ответчика.
В исковом заявлении указываются сведения о соблюдении претензионного порядка урегулирования спора и приводится перечень прилагаемых документов. Например, по исковому заявлению о возмещении вреда, причиненного повреждением здоровью необходимо приложить:
- копию искового заявления;
- акт о несчастном случае;
- заключение технического инспектора 6 причине несчастного случая;
- заключение МСЭК (ранее ВТЭК) о степени утраты трудоспособности;
- справку о размере пенсии;
- справку о заработной плате до увечья;
- копию приказа администрации и постановления профкома об отказе в возмещении вреда.
При отсутствии в исковом заявлении предмета иска (конкретного материально-правового требования, которое истец предъявляет к ответчику и относительно которого суд должен вынести решение по делу), оснований (юридических фактов, на которых истец основывает свое материально-правовое требование к ответчику), а также других сведений, установленных законодательством, суд оставляет исковое заявление без движения. Суд определяет срок для приведения искового заявления в соответствие требованиям процессуальных законов, и если истец выполнит это указание в срок, то исковое заявление считается поданным в день первоначального представления его в суд. В противном случае, заявление считается не поданным и возвращается истцу.
Исковое заявление составляется юрисконсультом предприятия и подписывается руководителем. Оно представляется в суд с копиями по числу ответчиков, а один экземпляр остается у истца.
Вопросы для самоконтроля
1.Приведите типовую структуру договора.
2.Чем отличаются друг от друга доверенности М-2 и М-2а?
3.Приведите общую структуру составления искового заявления.
4.Какие документы должны быть приложены к исковому заявлению?
5.В каком количестве экземпляров составляется исковое заявление?
Бухгалтерские документы
Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Бухгалтерская документация является лишь частью документооборота организации и подчиняется общим правилам организации делопроизводства. Правильная организация бухгалтерских документов обеспечивает их надежную сохранность и быстрый поиск при необходимости предъявления документов при ревизии, аудиторской или налоговой проверке.
Существует первичная бухгалтерская документация и вторичная (сводная).
Первичная: приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга, счет-фактура, накладные, табель учета рабочего времени, лицевой счет и т.д.
Вторичная: журнал-ордер, ведомость к журналу-ордеру, оборотная ведомость по счетам, главная книга и др.
Документы могут составляться на бумажных и машиночитаемых носителях информации.
Рассмотрим подробнее формы некоторых видов бухгалтерских документов.