Система организационно-правовой документации

Назначение и состав организационно-правовой документации

Любой документ, рассмотренный в предыдущих разделах согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», определяется как «зафиксирован­ная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Закрепив информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение, многократное использование во времени и про­странстве.

Документы выполняют множество функций в организации при осуществлении управленческой деятельности.

Одной из функций является поддержание законности в осуществлении хозяйственной деятельности, которая прида­ет документам юридическую силу, что достигается наличием на документе определенных реквизитов (даты, подписи, пе­чати).

Поэтому все многообразие документов может рассматри­ваться с правовой точки зрения, так как они отражают опре­деленные правовые отношения.

В то же время в практике хозяйствования можно выде­лить так называемую правовую группу документов, к кото­рым относятся договора, доверенности, исковые заявления и т.д.

Договор

Договор в письменной форме — это документально офор­мленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и между юридическими и физическими лицами. Разновиднос­тями хозяйственных договоров являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор хранения, депозитный договор и т.д.

Договор включает три группы реквизитов: реквизиты угло­вого штампа, текстовую группу реквизитов и заключительные реквизиты.

Реквизиты углового (продольного) штампа включают на­звание вида документа (ДОГОВОР), дату, номер, место со­ставления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части (указываются договаривающиеся стороны, должности, фами­лии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия) и содержательной части (определяется предмет до­говора, порядок рассмотрения споров, сумма договора, срок действия и т.д.).

Заключительная часть реквизитов договора содержит юри­дические адреса сторон, подписи и печати сторон. При зак­лючении договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать организации и подпись физического лица.

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать трафаретные спе­циальные бланки.

Доверенность

Доверенность — документ, который подтверждает право материально ответственного лица на получение товара, если эти товары получаются вне склада покупателя.

Составляется доверенность по формам М-2 или М-2а, ут­вержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Доверенность по форме М-2а содержит следующие рекви­зиты:

1 — срок действия доверенности;

2 — наименование потребителя и его почтовый адрес;

3 — наименование плательщика и его почтовый адрес. Если потребитель и плательщик — одно и то же лицо, то в этой строке пишется «то же»;

4 — банковские реквизиты плательщика;

5 — номер доверенности, дата выдачи;

6 — должность, Ф.И.О. доверенного лица;

7 — паспортные данные;

8— наименование поставщика;

9 — порядковый номер и наименование материальных цен­ностей, единица измерения, количество (прописью);

10 — реквизиты документов, по которым получаются то­варно-материальные ценности;

11 — подпись лица, получившего доверенность;

12 — подписи руководителя предприятия и главного бух­галтера.

Доверенность по форме М-2 отличается тем, что имеет корешок. Корешок доверенности остается на предприятии, выдавшем доверенность. В нем указываются:

1 — номер доверенности;

2 — дата выдачи;

3 — срок действия доверенности;

4 — должность и фамилия доверенного лица;

5 — подпись лица, получившего доверенность;

6 — наименование поставщика;

7 — реквизиты документов, по которым получаются то­варно-материальные ценности;

8 — реквизиты документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей.

При оформлении доверенности по форме М-2а ведется журнал учета выданных доверенностей (форма М-3), содержа­ние которого аналогично содержанию корешка доверенности по форме М-2.

Исковое заявление

Исковое заявление — документ, являющийся формой вы­ражения иска, т.е. обращенного к суду первой инстанции тре­бования о защите спорного гражданского права или охраняе­мого законом интереса одним из установленных законом спо­собов на основании указанных истцом фактов, с которыми он связывает право требования к ответчику.

В зависимости от того, в какой суд направляется исковое заявление, законодательством определены перечни сведений, которые должны быть указаны в заявлении.

Так, если исковое заявление подается в суд общей юрисдик­ции, в заявлении, согласно статье 126 Гражданского процессу­ального кодекса РСФСР, должны быть указаны:

1) наименование суда, в который подается заявление;

2) наименование истца, его место жительства или, если истцом является юридическое лицо, его место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявле­ние подается представителем;

3) наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является юридическое лицо, его место на­хождения;

4) обстоятельства, на которых истец основывает свое тре­бование, и доказательства, подтверждающие изложенные ист­цом обстоятельства;

5) требование истца;

6) цена иска, если иск подлежит оценке;

7) перечень прилагаемых к заявлению документов.

Если же истец обращается в арбитражный суд, то в иско­вом заявлении в соответствии со статьей 102 Арбитражного процессуального кодекса РФ указываются:

1) наименование арбитражного суда, в который подается заявление;

2) наименование лиц, участвующих в деле, и их почтовые адреса;

3) цена иска, если иск подлежит оценке;

4) обстоятельства, на которых основаны исковые требова­ния;

5) доказательства, подтверждающие основания исковых требований;

6) расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы;

7) требования истца со ссылкой на законы и иные норма­тивные правовые акты, а при предъявлении иска к несколь­ким ответчикам требования к каждому из них;

8) сведения о соблюдении досудебного (претензионного) порядка урегулирования спора с 'ответчиком, когда это пре­дусмотрено федеральным законом для данной категории спо­ров или договором;

9) перечень прилагаемых документов.

В заголовочной части документа приводятся данные об ис­тце (фамилия, имя, отчество и адрес для физического лица или наименование и юридический адрес для юридического лица) и ответчике (лице, нарушившем права и законные ин­тересы истца).

В заголовке искового заявления указывается в краткой фор­ме суть требования, например, «О возмещении вреда, причи­ненного повреждением здоровья». В случаях, если иск подле­жит оценке, в заголовочной части указывается цена иска, что не исключает указания исковой суммы в тексте. Согласно ст. 92 АПК РФ, если цена иска указана неправильно, она определя­ется арбитражным судом.

В исковом заявлении указываются основания искового тре­бования, т.е. юридические факты, подтверждающие возникно­вение спорного правоотношения, последствия нарушения обя­зательств ответчиком, меры гражданско-правовой ответствен­ности, т.е. сведения, позволяющие суду установить наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования истца или возражения ответчика.

В исковом заявлении указываются сведения о соблюдении претензионного порядка урегулирования спора и приводится перечень прилагаемых документов. Например, по исковому за­явлению о возмещении вреда, причиненного повреждением здоровью необходимо приложить:

- копию искового заявления;

- акт о несчастном случае;

- заключение технического инспектора 6 причине несчас­тного случая;

- заключение МСЭК (ранее ВТЭК) о степени утраты тру­доспособности;

- справку о размере пенсии;

- справку о заработной плате до увечья;

- копию приказа администрации и постановления проф­кома об отказе в возмещении вреда.

При отсутствии в исковом заявлении предмета иска (кон­кретного материально-правового требования, которое истец предъявляет к ответчику и относительно которого суд должен вынести решение по делу), оснований (юридических фактов, на которых истец основывает свое материально-правовое тре­бование к ответчику), а также других сведений, установлен­ных законодательством, суд оставляет исковое заявление без движения. Суд определяет срок для приведения искового заяв­ления в соответствие требованиям процессуальных законов, и если истец выполнит это указание в срок, то исковое заявле­ние считается поданным в день первоначального представле­ния его в суд. В противном случае, заявление считается не по­данным и возвращается истцу.

Исковое заявление составляется юрисконсультом предпри­ятия и подписывается руководителем. Оно представляется в суд с копиями по числу ответчиков, а один экземпляр остается у истца.

Вопросы для самоконтроля

1.Приведите типовую структуру договора.

2.Чем отличаются друг от друга доверенности М-2 и М-2а?

3.Приведите общую структуру составления искового заявления.

4.Какие документы должны быть приложены к исковому заявлению?

5.В каком количестве экземпляров составляется исковое заявление?

Бухгалтерские документы

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную от­ветственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерская документация является лишь частью доку­ментооборота организации и подчиняется общим правилам организации делопроизводства. Правильная организация бухгалтерских документов обеспечивает их надежную сохранность и быстрый поиск при необходимости предъявления докумен­тов при ревизии, аудиторской или налоговой проверке.

Существует первичная бухгалтерская документация и вто­ричная (сводная).

Первичная: приходный и расходный кассовый ордер, кас­совая книга, счет-фактура, накладные, табель учета рабочего времени, лицевой счет и т.д.

Вторичная: журнал-ордер, ведомость к журналу-ордеру, оборотная ведомость по счетам, главная книга и др.

Документы могут составляться на бумажных и машиночи­таемых носителях информации.

Рассмотрим подробнее формы некоторых видов бухгалтер­ских документов.