Благодарим Вас за заявку от 23 ноября 2004 г. Одновременно посылаем Вам образец ежедневника, который Вы запрашивали. Мы можем предложить Вам это изделие на следующих условиях: ежедневники на 2005 г. в партиях размером 50 шт. Минимальный заказ: 3 партии. Упаковка: бесплатно. Оплата: безотзывным аккредитивом. Мы будем рады получить Ваш заказ и гарантируем быстрое его выполнение.
Приложение: 1 образец.
Поиск компромисса. Если в процессе коммерческой деятельности изменились какие-либо условия, возникает необходимость в поиске компромисса.
Уважаемые господа!
Благодарим за заказ № 25/14 от 12.05.2004 на системы вентиляции. Однако напоминаем, что письмом от 2б.04.2004 мы сообщили Вам об изменении цен с 1.05.2004 и приложили к нему новый прейскурант. К сожалению, в полученном нами заказе указаны цены по старому прейскуранту.
В случае согласия с новыми ценами просим подтвердить Ваш заказ, а в случае несогласия разъяснить Вашу позицию.
Отказ. Если достичь компромисса не удалось, нужно выразить отказ в вежливой форме.
Уважаемые господа!
Мы еще раз внимательно изучили наши финансовые возможности и пришли к выводу, что условия оплаты, предложенные Вами, для нас неприемлемы и не могут быть нам приятны.
В данном письме отказ не мотивируется подробно.
Рекламное письмо. Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:
— письма с предложением товаров или услуг;
— письма, содержащие сведения о фирме.
Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.
Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил:
1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более одной страницы, так как больший по объему текст рекламы скорее всего прочитан не будет.
2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть лаконичным, понятным, информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные сведения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.
3. Точность. В рекламном письме не следует превозносить заслуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.
4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспондентом. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.
5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без использования элементов украшения (цветочков, розочек, веточек и т. п.).
6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не менее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.
При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка.
Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме:
1. Обращение к адресату (например, «Уважаемые господа» или «Уважаемые коллеги»). 2. Краткая характеристика компании.
3. Представление товаров или услуг с перечислением их основных достоинств.
4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.
5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т. п.).
6. Выражение готовности предоставить при необходимости образцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и ответить на все могущие возникнуть у потенциального потребителя вопросы.
7. Выражение надежды на сотрудничество.
8. Подпись (должность, инициалы, фамилия).
Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме:
1. Обращение к адресату.
2. Краткая характеристика компании.
3. Сведения об основных направлениях деятельности компании, ее достижениях, достоинствах и преимуществах в сравнении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.
4. Предложение о конкретных формах сотрудничества.
5. Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся к сотрудничеству вопросы.
6. Выражение надежды на сотрудничество.
7. Подпись (должность, инициалы, фамилия).
В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздействия на потенциального партнера, лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще лучше подписывать самим руководителям или одним из его заместителей.
При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.
Примеры рекламных писем