Классификация деловых писем

Классификация деловых писем весьма условна ввиду их массового использования и широкого разнообразия. Внутри всего массива внешней деловой переписки, в зависимости от характера деловой переписки организации можно выделить следующие группы деловых писем:

Внешняя деловая переписка

Служебные (административные) деловые письма

Коммерческие деловые письма

Деловые финансовые письма

Этикетно-имиджевые и частные деловые письма (приветствия, поздравления, соболезнования)

Рекламные деловые письма

Существуют несколько видов классификации деловых писем, в их основе лежат различные классификационные признаки.

По тематическому признаку

Деловые служебные письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Деловое служебное письмо – всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в нем, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Деловые коммерческие письма представляют собой переписку по вопросам материально-технического характера.

Деловые финансовые письма несут оперативно-финансовую информацию.

Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

Деловые письма можно классифицировать по конкретным целям (стержневому глаголу). Можно выделить следующее в содержании деловых писем: письмо-напоминание, письмо-подтверждение, информационное письмо, письмо-приглашение, сопроводительное письмо, письмо-предупреждение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-разрешение, письмо-подтверждение.

Деловые письма можно разделить на две большие группы:

· инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

· письма-ответы – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Одно и тоже письмо может содержать просьбу и напоминание, т.е. быть многоапектным и одноаспектным (одна или несколько конкретных целей).

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

· письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

· письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы и так, как это представлено на рисунке (см. рис. 1).

Письма, связанные с распространением информации

Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Рекомендательное письмо

Сопроводительное письмо

Рис. 1. Виды и разновидности деловых писем.

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением информации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражает различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем-требований и рекламационных писем).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

Образцы текстов писем