Принципы отбора информации

Необходимо отобрать из собранной информации наиболее необходимую для данной темы, исключив незначительную.

Основой для исключения информации служат аргументы:

· соответствует ли информация избранному подходу;

· важна ли информация для достижения цели;

· поддерживает ли информация цель;

· эффективна ли информация;

· придает ли она значимости тексту.

Данный этап работы с фактическим материалом очерчивает контуры будущего текста.

Принципы проверки достоверности информации. Отсутствие достоверности информации может помешать автору, добиться намеченной цели, а значит – может негативно повлиять на выработку адресатом управленческого решения и разрушить корпоративный имидж адресанта.

Для того, чтобы избежать этой ситуации необходимо усилить контроль за качеством подготовки информации, проведя юридическую, финансовую, экономическую и статистическую экспертизу, а также проверить наличия сведений составляющих служебную или коммерческую тайну. Кроме того, важно проверить наименования организаций, правильность почтового адреса и т.п., фамилии, имена и отчества, должности адресатов.

Как составить план? На основе собранной информации необходимо составить план текста делового письма.

Особенно рекомендуется составлять план, если отсутствует опыт составления делового письма, а также при избытке отрицательных эмоций.

Каким образом получается план? Формулируйте выводы на основе отобранной информации. Выводы будут пунктами плана текста, составленного в строгом соответствии с фактическими данными, а также строго сориентированными на конечную цель.

После того как план составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить.

Пример работы над планом делового письма

1 База данных:

· факт предварительной договоренности между Вами и рекламным агентом о публикации рекламы без документального оформления;

· номер журнала, в котором уже опубликована реклама Вашего товара;

· счет за публикацию рекламы;

· образцы документов (заявка на размещение рекламного объявления, данные для рекламы), которые по требованию журнала следует оформить для размещения рекламы, но которые Вы не отсылали;

· устраивающий Вас срок размещения рекламы.

2 Составление выводов по базе данных:

· принципиальное согласие на рекламирование товара в журнале имело место, но документально оформлено не было;

· публикация рекламы осуществлена без оформления заявки со стороны рекламодателя, т.е. в нарушение требований, выдвигаемых журналом;

· срок опубликованного рекламного объявления неприемлем по соображениям бизнеса (приходится на «мертвый сезон» и реклама не будет замечена покупателями);

· учитывая большой тираж и авторитет журнала в деловых кругах, рекламирование в нем товара следует признать целесообразным, но публикация рекламы в интересах дела должна произойти в другой срок, т.е. в сентябре;

· на размещение рекламы в этот срок будет оформлена заявка с гарантией оплаты.

Композиция текста письма. Большое значение для эффективности письма имеет композиция текста. Напомним, что под композицией* литературного произведения (в том числе и принадлежащего к эпистолярному жанру) следует понимать его построение, обусловленное характером и назначением письма. Композиция текста письма – последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы и цели. Композиция придает письму единство и цельность, обеспечивает соподчиненность его элементов относительно друг друга.

Существенное воздействие на композицию содержания письма оказывает число освещаемых в нем аспектов. Так, сложное письмо может содержать один или несколько аспектов* – содержательных фрагментов, подразумевающихдифференцированное речевое воздействие на адресата, которое обусловлено тем, что одна и та же проблема (вопрос) в данном письме рассматривается отправителем с различных точек зрения. К примеру, в письме, содержащем предложения по заключению договора, договор может оцениваться не только с финансовой, но также с общеэкономической и социальной и т. п. точек зрения.

Таким образом, наиболее сложным для написания является именно многоаспектное письмо. В общем случае оно представляет собой последовательное изложение нескольких аспектов содержания, синтаксически оформленных в виде абзацев.

Структурирование текста письма. Нужно иметь в виду, что в подавляющем большинстве случаев в содержании пи­сем рассматривается всего одна тема. Тем не менее, для освещения его различных аспектов почти всегда возникает необходимость в дополнительной структуризации текста.

Текст письма можно разделить:

· на информационную (смысловую) часть, именно ради нее и пишется письмо (конкретная цель);

· на этикетно-вспомогательную часть, которая не несет информационной нагрузки, однако создает эмоциональный контакт между адресантом и адресатом (этикетно-имиджевая цель).

Композиция информационной части текста. Далее, термин «композиция» будет обозначать построение именно информационной части письма.

При большом объеме информации применяется трехчастная композиция.

Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Данная часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. В первом предложении четко формулируется суть вопроса. Во втором предложении, как правило, содержится смысловая и стилистическая подводка к основной части текста. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным.

Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности и новизны вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев, каждый из которых насчитывает от одного до трех предложений. Предложения внутри абзацев должны быть объединены одной и той же мыслью, например:

· в первом абзаце - делается краткое упоминание о состоянии дел на момент отправки предыдущего письма;

· во втором абзаце - даются ответы на поставленные адресатом вопросы, поступившие с его посланием;

· в третьем абзаце - приводится краткая оценка сделанного;

· в четвертом абзаце - указываются нерешенные вопросы и главные причины этого.

Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая и стилистическая взаимосвязь. При этом длина абзацев может последовательно возрастать, но до известных пределов. Длину предложений и абзацев следует по возможности ограничивать, поскольку в противном случае адресату потребуется затратить дополнительные усилия и время для ознакомления, изучения и восприятия текста письма. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста.

Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего два-четыре предложения. Первое (при необходимости - и второе) предложение обычно представляет собой вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма. Следующее предложение чаще всего содержит в себе просьбу (требование, указание), адресованное адресату от имени автора или организации (третьего лица), интересы которых он в данном случае представляет. Заключительное предложение выражает характер ожиданий автора послания.

В случае если объем информации небольшой, можно строить текст двухчастным способом.

Главная часть (основная идея), где приводят факты идеи рекомендации.

Второстепенная часть (уточнение деталей) может излагаться: в хронологическом, пространственном, возрастающем, тематическом, сравнительном порядке.

В зависимости от ожидаемой реакции адресата можно применить разные методы составления двухчастного текста.

* Используется, если информация нейтральная или обрадует адресата.

** Используется, если информация огорчит адресата, либо, возможно, он не заинтересуется ею.

Выбор метода изложения - за автором текста.

По желанию автора в письме может быть дополнительная часть – постскриптум.

Постскриптум [3] - необязательный, но все-таки постоянный элемент структуры письма. Постскриптум (P.S.) представляет собой краткую - не более 3-4 строк - приписку к тексту письма, помещенную после подписи. Необходимость в постскриптуме возникает в следующих случаях: