Деловое письмо, как правило, составляется на бланке для письма, изготовленном в формате – А4 (210х297) или А5 (210х148). Бланк печатается типографским способом. Если организация небольшая, то она изготавливает штамп с реквизитами бланка, который проставляется на документе.
Бланк для письма может быть с продольным или угловым расположением реквизитов. В состав бланка входят следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема или товарный знак организации, наименование организации – автора документа, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа (ОКУД), отметка для регистрационного номера, место для даты документа, ссылка на номер и дату инициативного письма.
Деловое письмо, составленное на бланке, как правило, включает в себя: адресат, заголовок к тесту, текст, отметку о наличии приложений, подписи.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если Вы знаете название организации и структурного подразделения, то адресат пишется в именительном падеже:
Министерство образования и науки РФ
Управление университетов, экономических
и юридических вузов
Если Вы пишите лицу, возглавляющему организацию, то адресат пишется в дательном падеже.
Ректору Академии управления
Акад. С.И. Петрову
Если известна фамилия сотрудника структурного подразделения организации, то наименование организации пишется в именительном падеже, должность и фамилия лица в дательном падеже:
|
|
Издательский Дом «ТЕРРА»
Главному бухгалтеру
С.В. Кречетовой
Если письмо отправляется в нескольких однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то они указываются обобщенно:
Администрации районов
Московской области
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки писем.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес: наименование организации, название улицы, номер дома, название населенного пункта, название области, края, страны (для международных писем), почтовый адрес. В таком же порядке пишется адрес отправителя на конверте. Почтовый адрес может не проставляться на письмах, направляемых постоянным корреспондентам. В этом случае целесообразно применять списки рассылки на конвертах с заранее напечатанными адресами.
При адресовании письма в организацию указывается сначала ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО «Вымпел»
Озерная ул., д.36,
Москва, 124397
Если письмо адресовано физическому лицу, указывается фамилия, инициалы, затем почтовый адрес. Например:
Сенцовой О.В.
Кленовая ул., д.8, кв.20,
г.Апрелевка, Нарофоминский р-н,
Московская обл., 308466.
К письмам, составленным на формате бумаги А4 обязательно наличие заголовка к тексту. Заголовок к тексту выражает в краткой форме основное содержание письма. По заголовку определяется важность или срочность письма, а также степень его информативности, что помогает ориентироваться в сроках его исполнения. Заголовок должен точно передавать смысл текста письма и отвечать на вопрос: о чем? Например: «О поставке оборудования для сварочного цеха». Если письмо составлено на формате бумаги А5, заголовок можно опустить.
|
|
К письмам могут быть даны приложения. Если приложение в тексте называется, то этот реквизит оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 листах в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то надо указать его наименование, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: Программа конференции, на 6 листах в 4 экз.
Подпись является, обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Функциональное назначение подписи – двойное. Во-первых, она придает официальному письму юридическую силу. Во-вторых, удостоверяет личность автора послания. Подпись располагается ниже заключительной формулы вежливости.
Правом подписи писем, как правило, обладают руководитель организации или его заместители, в соответствии с распределением их обязанностей. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы и фамилия.
Директор _____________________ А.П. Сидоров
личная подпись
Следует помнить, что в зависимости от того, на чем оформлено письмо (на бланке или на чистом листе писчей бумаги), подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.
|
|
Сокращенная форма предполагает указание подписи и ее расшифровки – в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания.
| Личная подпись | И.И. Иванов; |
Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «Подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подпись автора письма и ее расшифровку – в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке письма (бланке структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя).
Приведем далее несколько вариантов оформления полной формы подписи:
| Генеральный директор | личная подпись | Л.Я. Яковлева |
| Начальник отдела | личная подпись | В.Л. Леонов |
| Менеджер PR-группы | личная подпись | Н.Н. Николаев |
| Водитель 1 класса | личная подпись | В.А. Абрамов |
Развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об авторе письма, а в некоторых случаях – использование иных сведений вместо общепринятых. В качестве таких сведений могут выступать:
1) наследственные и почетные титулы;
2) почетные и специальные звания;
3) сведения, указывающие на иные особые заслуги автора (например, сведения о присужденных ему наградах, премиях и т.п.).
Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на чистом листе писчей бумаги.
Приведем далее несколько вариантов оформления развернутой формы подписи:
| Почетный академик Академии естественных наук | личная подпись Д.Д. Дмитриевский |
| Заслуженный работник культуры | личная подпись Э.Л. Эссен, лауреат премии «Северная пальмира» |
| Участник Великой Отечественной войны | личная подпись В.В. Викторов, инвалид второй группы, кавалер орденов Славы 2-й и 3-й степени |
| Доктор экономических наук, профессор | личная подпись Г.Г. Глебова |
| Советник государственной службы 2-го ранга | личная подпись Е.Е. Емельянова |
| Руководитель исследовательского проекта | личная подпись К.К. Краснова, кандидат социологических наук |
| Открытое акционерное общество «Прогресс» Ким ул., 5, г. Пермь, 614088 тел./факс. (5762) 65-15-83 ОКПО 53448638 05.04.2002 №112-ПС на № 21/2 от 20.03.2002. Об участии в выставке | Директору выставочного центра М.С. Захарову |
Уважаемый Михаил Сергеевич!
Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего выставочного центра, опубликованной в №5 «Экономической газеты» от 10.03.2002, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.
Просим включить нашу организацию в число участников выставки.
Генеральный директор личная подпись Н. А. Ширих
|
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное унитарное предприятие
«Северная специальная электросвязь»
ФГУП «ССЭС» НАЧАЛЬНИК ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОГО ОТДЕЛА
Петровская ул., 70, г. Архангельск, 180000
Тел. (817) 33-20-36, факс 33-20-37
е-mail: telekom@seversvyaz.ru
12.05.2006 №120-ПС Директору фонда
На № 21/22 от 05.05.2006 «Наши дети»
А. А. Петровой
Об обсуждении договора о сотрудничестве
Александра Александровна!
Мне было исключительно приятно получать от Вас письмо с предложениями к проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 2005 год.
Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.
В этой связи я просил бы Вас, уважаемая Александра Александровна, сообщить мне удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.
Я буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный вариант договора до конца текущего месяца.
Приложение: «Перечень вопросов…», на 3 листах, только адресату.
С неизменным уважением
_______________________ Б. В. Борисов
(личная подпись)
P. S. Убедительно прошу Вас сообщить мне о предполагаемой дате встречи до истечения этой недели. Желаю Вам всего наилучшего. С почтением Б. В. Борисов.
|
ЗАО "РУС ИМПЕКС" Коммерческим банкам, фирмам,
финансовым компаниям
Пречистенка ул, 40, Москва, 104257
Тел./факс: (095) 245-45-76
Телекс 212451 "Ампир"
ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000,
И Н Н/КП П 0000000000/000000000
06.03.2002 № 02-12/40
на № ______от________
Об оказании финансовых услуг
Уважаемые господа!
Консалтинговая фирма "Рус Импекс" осуществляет консультирование и оказание аналитической помощи компаниям по следующим вопросам: бухгалтерский учет, финансовый анализ, внутренний аудит, переоценка, ликвидация банкротства.
Консалтинговые услуги оказывают высококвалифицированные специалисты, имеющие высшее финансовое и юридическое образование и значительный практический опыт работы в банковской сфере деятельности.
Исполнительный директор личная подпись П.И. Борисов
И. А. Насонов
|