Учебно-методическое пособие
Практикум по дисциплине:
Документирование управленческой деятельности
Деловое письмо:
требования к оформлению;
алгоритм работы с текстом
делового письма;
классификация; образцы текстов
деловых писем
Часть II
Пермь 2007
Составитель: старший преподаватель И. М. Будянская
Рецензент
Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо: требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов. Учебно-методическое пособие Практикум Часть II / Составитель И. М. Будянская. Перм. гос. техн. ун-т. – Пермь, 2007.
Ó Пермский государственный
технический университет, 2007
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ……………………………………………………………..4
1 Предмет изучения ……………………………………………………………...7
2 Правила оформления делового письма
в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 ……………………………….….7
3 Основополагающие принципы работы
над текстом делового письма ………………………………………..14
4 Процесс обдумывания текста ………………………………………………..15
5 Классификация деловых писем ……………………………………………...27
6 Практикум по оформлению и составлению деловых писем ……………....45
«Эффективные коммуникации [1] дорого обходятся организации,
но неэффективные еще дороже» [Дж. М. Лэхифф; 2001. С.20]
Значение общения в жизни каждого человека и всего человечества было всегда велико. Общение, являясь совокупностью связей индивидов, групп, обществ, во время которых происходит обмен информацией, опытом, умением, навыками, результатом деятельности, эмоциями представляет собой не только необходимый, но и наиболее существенный социально-психологический аспект всей деятельности людей.
|
|
Деловое общение как форма социальных отношений определяет всю сферу коммерческих, административно-правовых и дипломатических отношений. Обмен информацией (коммуникация*) между участниками делового общения, на основе которого принимаются управленческие решения, осуществляются содержательным, емким и выразительным способом – речью. Деловое общение – один из самых распространенных видов социальных коммуникаций в сфере социально-правовых и экономических отношений. Это особый вид коммуникативной деятельности, имеющий свою структуру, операции, средства их реализации. Эффективные коммуникации в деловом общении, являются гибким и мощным инструментом экономической политики, визитной карточкой фирмы; неэффективные коммуникации могут стать антирекламой. «Они могут обеспечить и успех, и неудачу или, по крайней мере, определить степень успеха» [Дж. М. Лэхифф; 2001. С.17].
Коммуникация в современных экономических условиях превратилась в важнейший рычаг управления бизнесом, т.е. стала составной частью менеджмента. «Коммуникационный менеджмент – это управление коммуникационными структурами и потоками...» [Колтунова; 2005. С.17]. Решая многообразные современные экономические и юридические проблемы, предприятию сегодня невозможно работать без многочисленных внешних партнеров, а значит необходимо вступать в письменные и устные коммуникационные связи. Отсюда следует, что слово для менеджера – профессиональный инструмент.
Содержание понятия коммуникативная компетентность по-разному определяется учеными. Однако оно безусловно включает в себя знания о языковых средствах и ситуациях общения, является комплексным речетворческим умением, позволяющим человеку добиваться результативности в общении и взаимодействии, правильно строить и понимать различные тексты, адекватно использовать языковые и речевые средства применительно к конкретным условиям и задачам общения. В профессиональной среде существует твердая уверенность, что речевая культура одна из составляющих профессиональных знаний и навыков современного менеджера. Управленец должен быть не только профессионалом, но и культурной творческой личностью, умеющей работать в команде и отвечать за результаты своего труда. Отсюда следует, что долг каждого уважающего себя и свою фирму менеджера – развить навыки владения как устной, так и письменной речью.
|
|
Несомненно, для студентов ПГТУ - будущих менеджеров, в чьи должностные обязанности профессионального коммуникатора будет входить ведение деловой переписки, необходимо формирование навыков и умений выражать свои мысли письменно, что отвечает современным требованиям к специалисту в рамках коммуникативного менеджмента. Однако сегодня в России недостаточно управленцев, профессионально ведущих деловую переписку. В их полной беспомощности можно убедиться, читая маловразумительные, пространные, косноязычные тексты деловых писем, что создает проблемы для ведения бизнеса и указывает на низкий уровень коммуникативной компетентности менеджера. Многие студенты и специалисты признаются, что они просто «впадают в ступор», когда им приходится что-то излагать письменно. В чем же причина? Ведь очень часто авторы вышеупомянутых текстов - способные люди, говорящие ярко и понятно! При глубоком изучении этой проблемы можно сделать вывод, что неумение письменно излагать свои мысли – это беда, а не вина авторов, боязнь браться за неизвестное дело. Умение написать текст делового письма не приходит само собой. Оно требует систематизации разнообразных знаний и долгой практики, но главное – кропотливого обучения.
|
|
Это поняли в Европе и Америке, где методике работы с текстом деловых писем давно обучают студентов и специалистов. Американские менеджеры считают, что хорошее деловое письмо – это произведение искусства. На протяжении последних лет в России пытаются обратить внимание на проблему обучения ведению деловой переписки, однако письменный аспект деловых коммуникаций у нас явно не избалован вниманием в отличие от устных. Но ведь это очень важно, т.к. письмо – не разговор с глазу на глаз, не беседа по телефону в нем исключается суггестивное «харизматическое» влияние на личность адресата, а основная воздействующая сила предается логике и словам.
Долгое время в России ощущалась острая нехватка современных пособий по ведению деловой переписки. Наконец, они появились. Замечательно, что авторы систематизируют и обобщают в них опыт известных ученых и новые тенденции в документальной лингвистике. К сожалению, даже хорошие пособия не всегда доступны в теоретической части для студента, подробно не изучающего лингвистику. Прекрасно, что в них представлены образцы деловых текстов, близкие российскому менталитету, использующие привычный языковой стандарт, но некоторые из образцов текстов деловых писем весьма сомнительны по качеству, т.к. в них нарушаются законы логики и правила русского языка.
Имеются и многочисленные иностранные пособия по деловой переписке, которые невозможно серьезно рекомендовать в связи с плохим переводом на русский язык. Менталитет иностранных менеджеров отличен от российского: различные поведенческие стереотипы явно отражаются в текстах писем. Вследствие чего, по мнению языковедов, современный русский язык утрачивает все свои лучшие свойства, подвергаясь агрессивному воздействию иностранного письма, образцы которого щедро тиражируются.
Подводя итог, можно сказать, что программы обучения по вышеназванным предметам и учебные пособия лишь знакомят студентов с темой деловой переписки. Они дают некие образцы текстов, в которых, естественно, невозможно предусмотреть все типовые деловые ситуации и предлагают несколько приемов по составлению текстов. Имеются попытки научить, что делать, однако необходимо учить, как делать. Учебное пособие расскажет, как работать над текстом письма, как от чистого листа прийти к правильно оформленному, убедительному, грамотному и вежливому деловому письму, и шаг за шагом приведет к успешному результату.
Успешный бизнес – это умение общаться
Предмет изучения
Деловая переписка. Переписка, которая оформляет экономические, корпоративные, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия называется деловой. Деловая переписка – важнейшая часть делового общения, она выполняет письменную коммуникативную функцию и занимает большую часть объема от всей деловой документации предприятия. Понятие «деловая переписка» весьма условно и не закреплено в нормативных актах. Под ним подразумевается и бизнес-процесс и документы, используемые в нем. Часть документов, составляющая деловую переписку, образует самостоятельную группу документации, имеющую отличительные признаки – это деловые письма.
Деловое письмо. Деловое письмо – один из самых распространенных видов служебных документов. Оно является средством общения организации с вышестоящими или нижестоящими организациями, партнерами, клиентами в процессе осуществления разносторонней деятельности. Кроме того, к деловым письмам относится переписка между частными лицами и организациями, если ее содержание касается взаимных интересов. Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию, но одинаковых по форме документов, оформленных в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003[2], пересылаемых по почте, факсу, курьером, электронной почтой или другими способами. В соответствии с конкретной ситуацией выбирается наиболее удобный способ переписки.