Для оперативного решения Ваших предложений и замечаний и с целью учета аналитических данных по качеству и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации просим высылать в адрес института «Точная оптика» отчеты по работе к 10-му числу каждого месяца.
Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.
Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заявление по конкретному поводу – к примеру, в поддержку делового партнера и пр.). Стандартное начало такого письма – «Настоящим посланием заявляем (заявляю) о...» Заключение включает в себя одну из стандартных формулировок – например, «Просим принять данное заявление к сведению для...»
Служебные (административные) письма-ответы. Содержание писем-ответов носит зависимый характер от содержания инициативного письма, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения или выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. При составлении письма-ответа должен использоваться принцип языкового параллелизма, т.е. следует использовать ту же лексику, которую использовал автор инициативного письма. Не следует ссылаться на дату и № поступившего письма, т.к. для этого существует реквизит в составе бланка.
Письмо-разрешение (согласие). Письмо-согласие — это положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
Если вписьме-просьбе было обоснование, ответное письмо-согласие также нужно начинать с обоснования. Если вписьме-просьбе не было обоснования, письмо-согласие нужно начинать непосредственно с изложения необходимой информации:
Сообщаем Вам, что...
Доводим до Вашего сведения, что...
Извещаем Вас о...
Готовы принять ваши условия на...
Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...
***
Сообщаем, что после получения Вашей рекламации от 27.01.2004 № 231/06-12 о недопоставке штапика AG 8с (арт. 05 05 3539) в количестве 672 м на складе нашего предприятия была проведена инвентаризация, в результате которой были выявлены излишки штапика AG 8с в количестве 600 м, что свидетельствует о недопоставке данного товара.
Приносим Вам наши извинения за допущенную ошибку и в ближайшее время обязуемся произвести допоставку штапика AG 8с (арт. 05 05 3539) в количестве 600 м.
Надеемся, что данный инцидент не отразится на ходе нашего дальнейшего сотрудничества.
***
Сообщаем, что Ваша просьба о продлении работы городского пассажирского транспорта в ночь с 6 на 7 января 2004 г. до двух часов ночи в связи с проведением торжественных Рождественских богослужений будет удовлетворена.
***
Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», разработанному вашим институтом, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект в качестве государственного стандарта.
***
Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Москве осенью будущего года международной специализированной выставки «Экология города». Тематика выставки представляет особый интерес для городского хозяйства Москвы — крупного промышленного города с многомиллионным населением. Привлечение зарубежных фирм для экспонирования своей продукции будет способствовать поиску новых партнеров для взаимовыгодного сотрудничества и в конечном итоге — внедрению передовых мировых технологий в отрасли городского хозяйства. Кроме того, в работе выставки смогут участвовать промышленные предприятия и научные организации России и других стран СНГ.
Правительство Москвы готово оказать содействие Всероссийскому выставочному центру и «Мессе Мюнхен» в вопросах организации и проведения выставки.
***
Рассмотрев Ваше обращение по вопросу закрытия вещевого рынка у станции метро «Черкизовская», сообщаем, что в соответствии с программой организации оптово-розничных рынков за пределами жилой зоны Москвы в 1 квартале текущего года планируется открытие оптово-розничного рынка в промзоне «Ново-Косино» для организации продажи товаров частными лицами с рук, а также с лотков и автомашин, в связи с чем вещевой рынок у станции метро - Черкизовская» будет закрыт.
В настоящее время режим работы рынка у стадиона «Локомотив» сокращен до двух дней в неделю (суббота, воскресенье). Окружным УВД и префектурой административного округа периодически проводятся мероприятия по наведению порядка на территории, прилегающей к вещевому рынку.
***
Сообщаем о готовности предоставить вашей компании в аренду 20 м выставочной площади для организации экспозиции на Всероссийской выставке фарфоровых и фаянсовых изделий с 13 июня по 13 июля этого года.
***
Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту, разработанному вашим институтом, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект.
***
Сообщаем, что строительство на территории района вам разрешено.
Письмо-отказ. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Никогда не начинайте письмо с отказа, а заканчивайте им. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор такой информацией располагает.
В связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов запрашиваемая Вами реставрационная бумага в оговоренные ранее сроки поставлена быть не может.
***
С целью увеличения выпуска конических шестерен завод «Прогресс» вводит новую линию фрезерных станков. Освоение нового оборудования потребует значительных затрат времени.
В связи с этим Вашу просьбу о дополнительной поставке конических шестерен в количестве 400 штук в III квартале с.г. удовлетворить не можем.