Работа с черновиком. Первая стадия написания текста это всегда создание черновика, чаще всего нескольких его вариантов. Первый черновик – запись упорядоченной информации, которая не прерывается, если не хватает слов, то делаются пропуски.
Процесс написания текста. Работа с документом (деловым письмом) – это, прежде всего, работа с текстом. Если пишущему не удается справиться с языком, документ утрачивает способность выступать в качестве полноценного средства коммуникации.
Проведя подготовительную работу, следует начать процесс написания, а значит создать единый по форме и гармоничный по содержанию. Не нужно искать новое содержание и дополнительные пункты. Придерживаясь избранного порядка изложения, не «мучаться» над деталями, а написать их «как есть», не прерывая ход мыслей. Строго следуя намеченной цели на основе отобранной по теме информации. Это и есть черновик основного содержания текста письма.
Работа над черновиком предполагает:
· формулирование ключевых мыслей, отражающих суть письма (в виде отдельных предложений);
· связанность отдельных предложений в абзацы;
· формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.
Редактирование. Никто не может ничего написать с первого раза. Написанное нуждается в редакции.
После того как первый черновик послания зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:
· отредактировать проект, произведя с той целью дополнительную структуризацию (реструктуризацию) текста, а также его стилистическую обработку;
· откорректировать проект, то есть отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки орфографии, пунктуации и т.п.;
· переоформить черновик на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги или копию компьютерного файла.
В уточненном черновике:
· отложить текст и прочитать «свежим взглядом», делая карандашом пометки на полях, не исправляя;
· проверить достоверность информации;
· вернуться к подробностям;
· уточнить то, что не давалось в первом варианте, если уточнений много, то поправки делать на листе бумаги, а не полях;
· исправить стиль и языковые ошибки (все исправления должны быть четкими);
· убрать длинные, повторения и нелепые фразы;
· иногда поменять некоторые фразы местами.
Полностью скомплектованный (скомпилированный) рабочий вариант письма окончательно просматривается автором (разработчиком) с целью выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей, вновь редактируется и корректируется и оформляется в окончательном варианте.
«Редактируй, редактируй, редактируй … и так до бесконечности», - говорил писатель С.Моэм.
Обратите внимание на то, что основными причинами ошибок является слабая подготовка исполнителей и некорректная работа программно-технических средств.
Заключительная фаза работы над письмом предполагает:
· согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);
· оформление письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;
· оформление приложений (если таковые имеются);
· подписание письма;
· регистрацию письма (последнее не обязательно для частных деловых писем);
· отправку по почте.
Что касается ответного письма, то основным отличием его подготовки является использование текста входящего (то есть поступившего ранее в адрес автора) послания. Содержание входящего письма учитывается при отработке плана и черновика. Ответное письмо должно давать точные и полные ответы на содержащиеся во входящем письме вопросы. Если по каким-то причинам это невозможно, автор ответного письма в обязательном порядке должен сделать об этом в тексте соответствующее упоминание.
Способы записи текста. Текст делового письма, как и любого документа может быть записан в виде:
· линейной записи;
· таблицы;
· анкеты;
· трафарета (типового текста), который дает большую экономию времени.
Наиболее распространенным является типовой текст.
Типовой текст – стереотипный текст, на основе которого может быть построен текст нового письма. Фраза в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот.
Способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, называется трафаретизацией. Трафаретизация текста наиболее продуктивна, когда она содержит более половины постоянной информации от всего объема текста.
Виды записи могут комбинироваться.
Требования к тексту делового письма. Текст письма должен быть:
· кратким (от 9 до 29 слов в предложении, а в абзаце - не более 6 предложений). Однако нельзя сокращать предложения, жертвуя юридической точностью. Подобная манера изложения упрощает понимание сути письма и гарантирует избавление от необходимых отправки «уточнений». Ограничьте размеры писем одной машинописной страницей (по возможности);
· лаконичным (не употреблять лишних слов, не имеющих значения для смысла):
| «фразы-пустышки» в течение этого времени после тщательного рассмотрения быть осведомленным в настоящее время в течение того периода подвергнуть рассмотрению этот вопрос, который этот имеющий место факт сделать запрос относительно не оказывающий воздействия в текущий момент вслед за очень хорошо недавно освоенный в производстве явится получателем в короткий срок ли... или не... | их разговорный оптимальный вариант когда рассмотрев знать сейчас тогда рассмотреть этот вопрос этот факт выяснить неэффективный сейчас после хорошо новый получить скоро ли |
Многим бизнесменам присуще многословие в письмах Большинство страдающих «этой болезнью» превосходно могут выразить свои мысли в устной беседе. Однако дайте им ручку - и вполне безобидное содержание приобретает следующую форму:
«По поводу Вашей просьбы о продлении кредита, датированной 5 июля 1999 года, сообщаю следующее.
Наги Совет подверг Ваш вопрос рассмотрению и пришел к решению о разрешении продления сроков погашения кредита с соответствующим увеличением процентов.»
А почему бы не написать так:
«Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита продлен. На следующей неделе Вам будет выслан соответствующий документ с новой датой и указанием процентов»;
· логичным;
· визуально доступным, для чего применяется рубрикация в виде абзацев параллельных конструкций, нумерации частей (однотипная: при помощи арабских цифр) и озаглавливание частей;
· текст письма должен по возможности быть простым, т.е. содержать не более одной темы.
Язык и стиль текстов деловых писем. Деловые письма решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций. В соответствии с законодательством языком текста документа (а значит и делового письма) является государственный язык РФ (государственный язык субъекта РФ). В тексте документа (деловом тексте) должны соблюдаться лексические, грамматические и стилистические нормы, т.е. использоваться литературный (нормированный) русский язык. Главная цель делового текста – донести информацию, а не эмоции, вследствие этого формально-логический деловой текст является одним из рычагов управления.
Особенности официально-делового стиля в тексте письма. Отличительной особенностью делового письма является стиль изложения заключенной в нем информации – официально-деловой стиль языка. Это функциональная разновидность языка, предназначенная для использования в процессе управления организацией посредством письменной коммуникации.
Особенностями официально-делового стиля при использовании его в тексте делового письма являются:
· подчеркнутая официальность, деловитость, неэмоциональность, являющиеся следствием соблюдения служебной субординации;
· устойчивая повторяемость типовых и ограниченное использование синтаксических конструкций, образовавшихся в языке вследствие типовой коммуникативной ситуации, а также вследствие вынужденной ограниченности стандартной формой;
· адресность, подразумевавшая наличие конкретных участников управленческой деятельности (адресатов и адресантов);
· тематическая ограниченность содержания писем;
· лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
· лаконичность, краткость, ясность формулировок;
· употребление терминов в случае крайней необходимости, если адресат понимает их значение
· предпочтение прямому порядку слов;
· отказ от архаизмов, жаргона, непонятных неологизмов и иностранных слов;
· отказ от разговорного стиля;
· использование глаголов или повелительного и изъяснительного наклонения;
· обилие безличных конструкций;
· употребление деепричастного и причастного оборота.
Тон текста делового письма. В тексте делового письма как документа важна логическая оценка фактов и точное донесение информации, поэтому тон текста деловых писем должен быть корректным, нейтральным, убедительным.
Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Необходимо помнить, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.
Автор. В тексте официального письма сложно установить личностные качества автора. Текст безличен. Лишь иногда о личности автора нам «намекает» употребление эпистолярного этикета.
Эпистолярный этикет. В деловых письмах важно придерживаться эпистолярного этикета.
Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В основе делового этикета лежит вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру.