Есть участки и уровни организации, которые не поддаются прямому управлению и координации деятельности, они требуют поведенческих способов управленческих воздействий, принятия решений, мотивации и контроля персонала. Таким образом, вторая область управления - это область неформального управления или неформальная организация.
В любой формальной организации существуют и неформальные. Эти организации никто специально не создает, они возникают спонтанно, но в них люди также общаются и взаимодействуют между собой на основе общих интересов.
Неформальные организации могут оказывать существенное влияние на деятельность формальной организации и любой менеджер должен уметь воздействовать на поведение таких групп с учетом интересов формальной организации.
Руководители должны понимать, что вне зависимости от их воли неформальные группы существуют, с ними бесполезно бороться, с ними нужно считаться, искать способы эффективного взаимодействия, использовать их сильные стороны для достижения целей организации.
Рассматривая организацию как систему, следует классифицировать их по степени открытости по отношению к внешней среде.
Открытая организация - это целостный комплекс взаимосвязанных элементов, который имеет особое единство с внешним окружением или это самоорганизующаяся система на всех этапах жизненного цикла.
В противоположность открытым, закрытые организации ориентированы в основном на внутренние процессы, и в условиях рынка функционировать не могут.
Здесь следует отметить, что полностью закрытых систем не существуют. Все организации в большей или меньшей степени зависят от внешней среды, т.е. не смогут существовать изолированно от нее. На самом деле это так, поскольку любая организация не сможет функционировать без ресурсов, получаемых из внешней среды с одной стороны, а с другой внешняя среда в виде потребителей использует продукцию организации и если потребитель откажется от нее смысл существования любой организации исчезает.
Организации создаются для достижения самых разных целей, удовлетворения различных потребностей людей, поэтому они так разнообразны, имеют различное назначение, расположение, размеры, внешний вид, строение, поведение и другие характеристики.
Несмотря на большое разнообразие различных организаций в современном обществе все они имеют определенные сходные характеристики.
Выделяют общие и структурные характеристики организаций.
К общим характеристикам относятся:
- размер;
- цели и стратегии;
- окружающая среда;
- технологии;
- культура.
К структурным характеристикам относятся:
- централизация и децентрализация;
- иерархия власти;
- специализация;
- формализация;
- профессионализм;
- управление персоналом.
Размер организации - это величина организации (количество людей, объемы производства товаров и услуг, сложность структур и пр.)
Цели и стратегии - это:
• желаемые результаты деятельности организации и способы их достижения;
• способы распределения ресурсов и виды деятельности, необходимые для установления отношений с окружающей средой и достижения целей организации;
• цели и стратегии определяют поле деятельности организации и ее взаимоотношения со своими сотрудниками, покупателями и конкурентами.
Окружающая среда - все, что связано с деятельностью организации, но находится за ее пределами. Различается ближнее и дальнее внешнее окружение организации.
Технологии - это:
· инструменты, способы производства и действий по преобразованию входных данных в выходные;
· отработанные, привычные, формализованные способы деятельности в организации.
Организационная культура - это:
- инструмент эволюционного и стратегического развития организации;
- память, внешняя сторона жизнедеятельности организации.
Централизация - децентрализация - это:
- уровень, на котором принимаются решения;
- предельно централизованные (с жесткими структурами) и децентрализованные организации (с мягкими структурами и делегированием полномочий).
Иерархия власти:
- описывает связи подчинения в организации, области прав и ответственности работников;
- понятие иерархии связано с диапазоном контроля сотрудников, пределами управляемости.
Специализация:
- показывает, насколько цели и задачи организации распределены по профессиональному признаку;
- бывает высокая (узкий круг задач) и низкая (разнообразные обязанности) специализация.
Формализованность - это:
- степень влияния на работу организации письменной документации (регламентов, предписаний, инструкций, положений, уставов и пр.);
- безличность и автоматизм в управлении посредством большого количества регламентов и распорядительной информации.
Профессионализм - это:
- уровень профессионального образования и подготовки работников;
- уровень компетентности руководителей и специалистов;
- профессиональная, социальная и методологическая компетентность руководителей и специалистов;
- система внутрифирменного (корпоративного) обучения в организации.
Управление персоналом характеризует:
- стиль управления в организации;
- организацию как социальную систему;
- управление человеческими ресурсами в организации;
- понятие человеческого капитала в организации;
- роль персонала в принятии решений и контроле деятельности организации;
- повышение статуса и значения служб персонала в современных организациях;
- соотношение формальных и неформальных факторов деятельности организации;
- роль неформальной составляющей в управлении организацией.
2.2. Типы совместной деятельности в организации
Под типом совместной деятельности или формой организации совместной деятельности понимают способ взаимодействия между участниками группового решения задач или проблем. Выделяют три типа совместной деятельности:
· совместно-взаимодействующую,
· совместно-последовательную;
· совместно-индивидуальную.
1. Совместно-взаимодействующий тип деятельности характеризуется обязательностью участия каждого в решении общей задачи. При этом интенсивность труда исполнителей примерно одинакова, особенности их деятельности определяются руководителем и, как правило, однообразны. Эффективность группы в равной степени зависит от вклада каждого из ее участников. Иллюстрацией (рис.4) такого варианта организации совместной деятельности может послужить совместное перемещение тяжестей.
Рис. 4. Совместно-взаимодействующий тип деятельности
2. Совместно-индивидуальный тип деятельности отличается тем, что взаимодействие между участниками труда минимизируется. Каждый из исполнителей выполняет свой объем работы, специфика деятельности задается индивидуальными особенностями и профессиональной позицией каждого. Каждый из участников процесса представляет результат труда в оговоренном виде и в определенное место. Личное взаимодействие может практически отсутствовать и осуществляться в непрямых формах (например, через телефон, компьютерные сети и т.д.).
Объединяет исполнителей лишь предмет труда, который каждый из участников обрабатывает специфическим образом. Примеры этого типа деятельности — индивидуальная переноска тяжестей или независимый анализ различных аспектов одного и того же явления разными специалистами (рис.5).
Рис. 5. Совместно-индивидуальный тип деятельности
3. Совместно-последовательный тип деятельности отличается от совместно-взаимодействующего временным распределением, а также порядком участия каждого в работе. Последовательность предполагает, что вначале в работу включается один участник, затем — второй, третий и т. д. Особенность деятельности каждого участника задается спецификой целей совместною преобразования исходного сырья в конечный продукт. Типичный пример совместно-последовательного типа взаимодействия — конвейер, когда продукт деятельности одного из участников процесса переходя к другому, становится для последнего предметом труда (рис.6).
Рис. 6. Совместно-последовательный тип деятельности
4) В последнее время специалистами выделяется особый тип совместной деятельности - совместно-творческий. Подобный тип организации коллективной деятельности зародился в сферах науки и искусства, где участники научного или творческого проекта создавали нечто совершенно новое, уникальное, что нельзя было создать по имеющимся правилам и технологиям. В этих коллективах создается особый тип деятельности — сотворчество, когда каждый участник процесса является равноправным создателем нового. Члены такого коллектива получают возможность работать в совершенно разных профессиональных позициях и выполнять различные роли в зависимости от стоящей перед группой задачи.
Поэтому данные группы обычно обладают высокой гибкостью, изменчивостью и состава, и внутренней структуры, в зависимости от поставленных задач и условий их выполнения. Так работают творческие коллективы, в которых каждому дается возможность собственного самовыражения и достигается цель группы в целом — создание нового, культурно ценного произведения или продукта.
Существует следующая взаимосвязь типов совместной деятельности и особенностей персонала:
1)Для людей в ситуации совместно-взаимодействующей деятельности характерны: ориентация на коллективные цели, приверженность авторитету лидера, ориентация на групповую нравственность (нормы и ценности), а также традиционные способы поведения. Для участника такой организации характерна высокая приверженность к группе, и самым тяжким наказанием будет изгнание из группы себе подобных.
2) Для участников процесса совместно-индивидуальной деятельности характерны высокая инициативность, активность, ориентация на результат и индивидуальные достижения. Такие специалисты во главу угла ставят свои собственные цели и ценности, склонны самостоятельно разрабатывать способы достижения цели и способны эффективно действовать в ситуации внутриорганизационной конкурентности.
3) Для сотрудников организации с совместно-последовательным типом деятельности характерны высокая технологическая дисциплинированность, следование нормам и правилам, сформулированным в инструкциях, положениях и других нормативных документах.
4) Участникам совместно-творческой деятельности свойственна ориентация на профессиональное развитие. Она в корне отличается от ориентации участников совместно-индивидуальной деятельности, которые стремятся достичь профессионализма в рамках решения одной проблемы. Участники совместнотворческой деятельности стремятся реализоваться и в смежных областях деятельности.
2.3. Внутренняя среда организации
Внутренняя среда организации - это перечень всех внутриорганизационных факторов, процессов и ресурсов организации, влияющих на функционирование и развитие организации.
ВНУТРЕННИЕ ПЕРЕМЕННЫЕ - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Так, монотонность и усталость, связанные с работой на конвейере, например «Nissan» не может преодолеть, отказавшись от сборочных конвейерных линий, потому что, поступив так, компания поставит под угрозу свое существование. Вместо отказа от конвейера руководство признает его неблагоприятное воздействие на работников и производительность и принимает меры, снижающие это отрицательное влияние.
Состояние внутренней среды организации во многом зависит от тех решений, которые принимают ее менеджеры.
Внутренняя среда является тем потенциалом (возможностью, силой), который используется организацией при реализации своих целей, да собственно говоря, и цели любой организации должны соответствовать ее возможностям.
Выделяют пять внутренних переменных: цели, структура, задачи, технология, люди.
Организация это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей и рассматривают ее как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.
Целями называются конкретные конечные результаты или состояния, которых хотят достигнуть работники предприятия совместными усилиями.
Организация, по определению, это - группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.
У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Однако лежащие в их основе этические понятия в сочетании с острым чувством социальной ответственности зачастую являются скорее философией конкретных организаций, чем следствием их природы как коммерческих или некоммерческих организаций.
Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.
В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.
Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Цели отдела маркетинга в корпорации «Сони» будут ближе к целям такого же отдела компании «Проктер энд Гэмбл», чем к целям производственного отдела самой «Сони». Из-за этих различий в целях подразделений руководство должно предпринимать усилия по их координации. Основным направляющим моментом при этом следует считать общие цели организации. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.
Структура предприятия представляет собой соотношение уровней управления и функциональных подразделений (функциональных областей - областей деятельности, в которых функционируют подразделения в интересах организации в целом. Сюда относятся маркетинг, производство, обучение кадров, планирование финансовых ресурсов), используемых для достижения целей.
СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Структурные переменные будут подробно рассмотрены при обсуждении процесса функционирования организации. Здесь же мы сосредоточим внимание на двух основных концепциях, имеющих отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля.
В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером. Разделение работы по производству автомобиля на многочисленные малые операции, такие, например, как установка фар, также можно рассматривать как конкретную специализацию труда.
Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как конкретно осуществить разделение труда в организации - вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени - возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми, - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда.
Задача - это работа или ее часть, которая должна быть выполнена в определенный срок и определенным образом в процессе реализации цели.
Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это, в основном, работа с людьми. В то же время, задачи казначея корпорации, в основном, связаны с информацией.
Два других важных момента в работе - это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем, можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер, и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.
Технология - это любое средство (машины, механизмы, инструменты, навыки, приемы, знания), с помощью которого элементы входа (заготовки) преобразуются в элементы выхода (готовая деталь).
ТЕХНОЛОГИЯ - четвертая важная внутренняя переменная - имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например, полупроводниками и компьютерами.
Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе. Машины, оборудование и сырье, конечно, можно рассматривать как компоненты технологии, но наиболее значимым компонентом несомненно является процесс, с помощью которого исходные материалы (сырье) преобразуются в желаемый на выходе продукт. По сути своей технология представляет способ, который позволяет осуществить такое преобразование.
Люди - это конкретные лица, составляющие коллектив предприятия со всем разнообразием их индивидуальный и коллективных качеств и поведения.
Но при этом очень важно помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные ничто иное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а вовсе не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или не обучены. Если руководство - отдельные менеджеры - не признают. что каждый работник представляет собою личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая и ситуационный подход
Все внутренние переменные взаимосвязаны между собой и образуют социотехническую систему (потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные) (рис.9).
Рис. 7. Социотехническая система
Данная схема дает понимание того, что при принятии решения по изменению какой-либо внутренней переменной руководитель должен учитывать влияние этого изменения на другие переменные и принимать соответствующие решения по их адаптации.
Например, в организации принимается решение по изменению технологии производства продукции, при этом следует обратить внимание на уровень подготовки персонала (люди), провести корректировку задач, которые будут ставиться перед работниками, проанализировать организационную структуру на предмет ее соответствия новой технологи и провести разъяснительную работу среди сотрудников предприятия (о необходимости ее проведения.
2.4. Внешняя среда организации
К внешней среде организации относят все то, что ее окружает и оказывает на влияние на ее деятельность. Пристальное внимание к внешней среде стало проявляться примерно во второй половине ХХ века, что обосновано событиями мирового значения: уровень развития производительных сил, мировые войны первой половины ХХ века.
Внешняя среда - это совокупность внешних факторов влияния на деятельность организации.
Анализ влияния внешней среды на деятельность организации способствовал выделению факторов и группировке их по характеру воздействия на среды прямого и косвенного воздействия.
Среда дальнего окружения (глобальная среда):
- это среда одностороннего (косвенного) воздействия;
- факторы дальнего окружения напрямую не влияют на операции деятельности организации, но образуют определяющий контекст деятельности;
- существует четыре основных группы факторов дальнего окружения: социальные, технологические, экономические, политические (табл. 4);
- иногда к четырем группам факторов дальнего окружения добавляют еще две: социокультурные и экологические.
Таблица 1
Основное содержание групп факторов косвенного воздействия
| Социальные факторы: | Технологические факторы: |
| Изменения в базовых ценностях; Демографические изменения; Изменения структуры доходов; Отношение к образованию; Отношение к работе и отдыху и др. | Государственная технологическая политика; Тенденции в области разработки инноваций; Внедрение новых технологий; Новые продукты; Информационные технологии и др. |
| Экономические факторы: | Политические факторы: |
| Общая экономическая ситуация в стране (подъем, стабилизация, спад); Динамика валютных курсов; Соотношение МРОТ и средней потребительской корзины в стране; Налоговая политика; Таможенная политика и др | Изменения в законодательстве; Государственное регулирование отрасли; Отношения региональных и федеральных властных структур; Состояние гражданского общества и др. |
В понятие среды дальнего окружения необходимо включить понятие международной среды.
Международная среда - среда бизнеса многонациональных компаний. Когда компания выходит за пределы страны своего происхождения и начинает осваивать зарубежные рынки, в действие вступают факторы международного бизнеса: уникальные особенности культуры, экономики, государственного и иного регулирования, а также политической обстановки.
- Культура. Под культурой понимается господствующая в обществе система разделяемых всеми ценностей, верований, обычаев и преобладающих установок.
- Экономика. Фирмы, работающие в международной среде должны анализировать экономические условия тех стран, в которых они ведут бизнес.
- Регулирующие положения - законы, государственное и общественное регулирование, относящееся к вопросам налогообложения, ценообразования, экспортно-импортных операций, отчетности перед государственными органами, рекламы и продвижения товара и т. д.
- Политическая обстановка. Политическая и социальная напряженность в отношениях государств-участников международного бизнеса могут осложнять процессы закупки, производства, доставки, дистрибуции, продвижения и сбыта, или вообще делать их невозможными.
Существуют следующие пути проникновения организаций на международные рынки:
- Экспорт. Организация продолжает производить всю продукцию в своей стране, при этом заключает сделки с иностранными покупателями.
- Лицензирование. Организация может продать лицензию на производство своей продукции иностранной компании. Она предоставляет право использовать патенты или технологию, оказывает технологическую и административную поддержку. Иностранная компания возмещает затраты организации в форме лицензионных платежей или платы за услуги.
- Совместные предприятия. Две или больше частных компаний или государств, вкладывают средства в производственные мощности совместного предприятия. Участники являются равными партнерами в деле и получают прибыль в зависимости от доли пакета акций каждого.
- Прямые капиталовложения. Руководство организации решает выпускать продукцию своей фирмы за границей и сохранять полный контроль над производством, маркетингом, финансами и другими ключевыми функциями.
Среда ближнего окружения (локальная среда) - это среда двустороннего (прямого) воздействия. К ним относятся факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации и испытывающие такое же ответное влияние со стороны организаций.
Основные участники ближнего окружения - это: потребители, поставщики, клиенты, органы местного самоуправления, конкуренты, консалтинговые фирмы, налоговые органы, таможенные органы и пр. В деятельности организации учитываются интересы и мнения участников ближнего окружения.
Данные группы факторов различают по времени возникновения реакции на воздействие со стороны организации. Изменение факторов среды прямого воздействия требует быстрой адаптации деятельности организации (изменение цен на поставляемое сырье), а изменение факторов среды косвенного воздействия влияет на организацию в стратегической перспективе (вступление России в ВТО повлияет на производство и сбыт отечественных товаров на отечественном и зарубежном рынке).
Выделяют следующие виды отношений организации с внешней средой:
- Реактивные - отношения, которые определяются преимущественно средой.
- Адаптивные - отношения, которые определяются средой и функцией саморегуляции, присущей самой системе.
- Активные - отношения, при которых существенную роль играют собственные цели системы и преобразование системы происходит в соответствии с потребностями системы.
- Самоорганизующиеся - отношения, при которых происходит гибкое и превентивное реагирование на изменения во внешней среде на основе постоянной обратной связи и обучения. Источник преобразования при этом находится внутри самой системы.
Внешняя среда имеет следующие особенности: сложность, динамика и неопределенность.
Сложность внешней среды - это количество факторов внешней среды, которые оказывают влияние на деятельность организации.
Динамика внешней среды - постоянное движение объектов и процессов внешней среды, т.е. изменение состояния факторов.
Неопределенность внешней среды - связана с тем, что большинство изменений происходят с высокой степенью неопределенности (отсутствия полной информации о факторах внешней среды, а также уверенности в ее достоверности), и с тем, что существует проблема осуществления мониторинга и прогнозирования в условиях неопределенности.
2.5. Методы исследования внешней и внутренней среды организации
Существуют различные методы исследования и оценки внешней и внутренней среды организации. Некоторые из этих методов в большей степени анализируют внутренние переменные, другие - больше концентрируются на внешних факторах влияния, но все они, так или иначе, предназначены для того, чтобы организация могла наиболее эффективно использовать свой внутренний потенциал, с целью выжить и добиться успеха в условиях неопределенности.