1. Ознакомиться с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов (приложение 1).
2. Включить ПК.
3. Создать папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
4. Создать документ Microsoft Word с именем «Общий бланк документа с продольным расположением реквизитов».
5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
6. Сохранить созданный документ.
7. Вывести созданный документ на печать.
8. Закрыть документ.
9. Выполнить те же действия для 2 – 4 пунктов задания.
10. Закончить работу с программой MS Word.
11. Выключить ПК.
Контрольные вопросы
1. Дать определение понятию «бланк документа». Виды бланков, их назначение.
2. Назовите правила оформления, изготовления, учета, использования и хранения бланков организации.
3. Какое количество реквизитов предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003?
4. Какие варианты размещения реквизитов на бланке вы знаете?
5. Что такое формуляр – образец ОРД?
6. Каковы основные части документа, их содержание?
7. На какие группы делятся реквизиты?
8. Какие реквизиты придают юридическую силу документу?
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №2
«Составление бланка служебного письма конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5»
Цель работы:
- изучить состав реквизитов ОРД, правила их оформления, формуляр – образец ОРД;
- научиться конструировать бланки конкретной организации, в зависимости от их назначения.
Теоретическая часть
Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для письма связаны с его спецификой. Письма, предназначенные для отправки в другие организации, должны в связи с этим иметь адресные данные предприятия.
Бланк письма в зависимости от учредительских документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости – ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18. 19, 20.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком субъекта Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Так как бланк письма употребляется только для одного вида документов, то нет необходимости указывать на нем реквизит 08 «Наименование документа». В бланке письма в этом месте располагается реквизит «Справочные данные об организации».
Данный реквизит содержит информацию о месте составления документа, поэтому реквизит 14 «Место составления и издания документа» не оформляется, так как в нем нет необходимости.
Задание
1. Составить бланк служебного письма конкретной организации с продольным расположением реквизитов на формате А4 и А5.
2. Составить бланк письма конкретной организации с угловым расположением реквизитов на формате А4 и А5.
Порядок выполнения работы
1. Ознакомиться с бланками письма (приложения 3, 4)
2. Включить ПК.
3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
4. Создать документ Microsoft Word с именем «Бланк служебного письма с продольным расположением реквизитов».
5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
6. Сохранить созданный документ.
7. Вывести созданный документ на печать.
8. Закрыть документ.
9. Выполнить те же действия для 2 пункта задания.
10. Закончить работу с программой MS Word.
11. Выключить ПК.
Контрольные вопросы
1. Какие варианты размещения реквизитов на бланке служебного письма конкретной организации вы знаете?
2. Что такое постоянные реквизиты?
3. Что такое переменные реквизиты?
4. Что такое взаимоисключающие реквизиты?
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №3
«Ознакомление с организационными документами, анализ структуры
их текста, правильность оформления положений, уставов,
должностных инструкций»
Цель работы:
- изучить состав организационных документов, входящих в состав УСОРД, и требования к их оформлению;
- научиться оформлять организационные документы в соответствии с требованиями УСОРД
Теоретическая часть
Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. В состав организационно-правовых документов входят учредительные документы. Это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия):
- устав организации;
- учредительный договор;
- положение об организации;
- положение о структурных подразделениях;
- положение о коллегиальных и совещательных органах;
- регламенты работы аппарата управления;
- штатное расписание;
- инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ);
- должностные инструкции работников, правила и др.
Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4. Обязательными реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» являются:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа;
- дата;
- номер документа;
- заголовок к тексту;
- подпись;
- гриф утверждения.
Датой организационного документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, разделенные на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, заместителем руководителя организации или одним из замов, курирующих соответствующее поле деятельности, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения:
- уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией;
- руководителем данной организации;
- коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.);
- руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа.
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Структура учредительного договора показана в приложении 5.
В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями учредителей.
Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.
Учредительный договор может утверждать устав организации, закрепляющий ее организационно-правовой статус и дополняющий договор.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.
Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.
Общие положения об уставе содержатся в I части Гражданского кодекса РФ.
Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т.е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества (приложения 6, 7).
Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.
Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.
Организация считается утвержденной и приобретает право юридического лица со дня государственной регистрации.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общие положения, основные задачи и функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, контроль, проверка и ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация (приложения 8, 9). Содержание разделов описано в приложении 10.
Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации, а также оплату труда работников организации.
Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме, с указанием кодов и наименований структурных подразделений и должностей, количества штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам. Унифицированная форма штатного расписания приведена в приложении 11.
Инструкция – документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации или ее сотрудников.
Должностная инструкция – одна из разновидностей данного вида документов.
В должностной инструкции указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью, раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций. Определяются права работника, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей, указывается какую ответственность несет специалист за неподобающее исполнение этих обязанностей. Форма должностной инструкции приведена в приложении 12.
Задание
1. Ознакомиться с формами организационных документов, проанализировать структуру их текста (приложения 5 - 12).
2. Составить учредительный договор предприятия согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение 5)
3. Составить устав предприятия согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения 6, 7)
4. Составить штатное расписание предприятия (приложение 11).
5. Составить должностную инструкцию ДЕЛОПРИЗВОДИТЕЛЯ (приложение 12).