| Дата документа | Регистрацион-ный номер документа | Краткое содержание документа | Кем подписан документ | Исполнитель | Дополнительные сведения | Расписка в получении документа | Отметка об исполнении |
ПРИЛОЖЕНИЕ 35
Форма регистрационно-контрольной карточки
| Лицевая сторона | |||||
| 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, | 12,13,14, 15, 16, 17, 18, | 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, | 26,27,28,29, 30, 31 | ||
| Корреспондент | |||||
| № документа | Дата документа | Дата поступления | Входящий № | ||
| Краткое содержание | |||||
| Резолюция и кому направлен документ | |||||
| Срок исполнения | |||||
| Оборотная сторона | |||||
| Исполнитель | Дата | Исходящий № | |||
| Кому | № дела | ||||
| Кем подписан | |||||
| Отметка об исполнении | |||||
| Рассылка | Количество листов | ||||
| Фонд № | Опись № | Дело № | |||
ПРИЛОЖЕНИЕ 36
Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
| № п/п | Дата поступ-ления или выбы-тия | Наименова-ние органи-зации (под-разделения), от которой поступили документы | Название, номер и дата документа, по которому принято по-ступление или выбытие ЭД | Название и номер фонда, описи и единиц учета поступивших или выбывших ЭД | Поступление описанных ЭД | Выбытие описанных ЭД | Дата созда-ния | Срок хранения | Приме-чание | ||||||||||||||
| вид носи-теля | объем | формат | количество единиц хранения (записей для ЭД) | вид носи-теля | объем | формат | количество единиц хранения (записей для ЭД) | ||||||||||||||||
| Итого в | году | ||||||||||||||||||||||
| ПОСТУПИЛО | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
| (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
| в том числе постоянного | |||||||||||||||||||||||
| хранения | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
| (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
| временного | |||||||||||||||||||||||
| хранения | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
| (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
| ВЫБЫЛО | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
| (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
| в том числе постоянного | |||||||||||||||||||||||
| хранения | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
| (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
| временного | |||||||||||||||||||||||
| хранения | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
| (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
| Наименование должности лица, составившего годовую запись | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||
| Руководитель архива организации | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 37
Форма учетной карточки единицы учета электронных документов
| Лицевая сторона | |||||||||||||||||
| Фонд № | Опись № | Ед. учета | |||||||||||||||
| Наименование организации (подразделения), от которой поступили документы | Заголовок единицы учета | Номера единиц хранения | Отметка о наличии копий ЭД | Дата поступления | |||||||||||||
| Формат | Вид носителя | Объем (Мбайт) | Количество записей для БД | Дата создания | |||||||||||||
| Срок хранения | Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.) | Примечание | Подпись лица, внесшего запись | ||||||||||||||
| Оборотная сторона | |||||||||||||||||
| Вид работы (перезапись, миграции) | Номер акта миграций и перезаписи | Дата | Новый формат | Объем (Мбайт) | Вид носителя | Номера единиц хранения | Подпись лица, внесшего запись | ||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 38
Пояснения к заполнению регистрационных форм документов
| Реквизиты | Пояснение к заполнению |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
| Название вида | Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться |
| Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией – автором, записывается цифрами по русскому или европейскому стилю. |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией – автором, переносится с поступившего или отправляемого документа. |
| Дата поступления | Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа). |
| Индекс поступления | Индекс переносится отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам |
| Заголовок документа (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе, при его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа. |
| Отметка об исполнении | Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения. |
| Отметка о направлении документа в дело | Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя. |
ПРИЛОЖЕНИЕ 39
Перечень документов, не подлежащих регистрации
1. Письма, присланные для сведения (копии).
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня.
5. Графики, наряды, повестки дня, разнарядки, заявки.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
7. Учебные планы и программы.
8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
9. Прейскуранты.
10. Технические условия.
11. Претензии.
12. Нормы и нормативы расхода материалов.
13. Поздравительные письма.
14. Пригласительные билеты.
15. Документы по заключению коллективных договоров.
16. Бухгалтерские документы.
17. Планово – финансовые документы.
18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
19. Формы статистической отчетности.
20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятий с пометкой «Лично».
21. Объяснительные записки.
22. Арбитражные и исковые документы.
ПРИЛОЖЕНИЕ 40
Форма номенклатуры дел организации
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||
| Наименование должности | ||||||||||||||||||
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | руководителя организации | |||||||||||||||||
| № | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||
| (место составления) | Дата | |||||||||||||||||
| На | год | |||||||||||||||||
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество единиц хранения | Срок хранения и номер статей по перечню | Примечание | ||||||||||||||
| Название раздела | ||||||||||||||||||
| Наименование должности руководителя службы ДОУ организации | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||
| Дата | ||||||||||||||||||
| Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) | ||||||||||||||||||
| СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО | |||||||||||||||||
| Протокол ЦЭК (ЭК) | Протокол ЭПК архивного учреждения | |||||||||||||||||
| от | № | от | № | |||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 41
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в году в
(наименование организации)
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |||
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||||
| Постоянного | |||||
| Временного (свыше 10 лет) | |||||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||||
| Итого: | |||||
| Наименование должности руководителя службы ДОУ организации | Подпись | Расшифровка подписи | |||
| Дата | |||||
| Итоговые сведения переданы в архив. | |||||
| Наименование должности руководителя службы ДОУ организации | Подпись | Расшифровка подписи | |||
| Дата | |||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 42
Образец приказа о создании экспертной комиссии
| Научно – производственное объединение «Агроприбор» | ||||
| ПРИКАЗ | ||||
| 11.03.2011 | №112 | |||
| Ростов - на Дону | ||||
| О создании экспертной комиссии | ||||
| В связи со сдачей документов в архив, для отбора необходимой информации и наведения порядка в номенклатуре дел предприятия | ||||
| ПРИКАЗЫВАЮ: | ||||
| 1. Создать экспертную комиссию из наиболее опытных специалистов в составе: | ||||
| председатель комиссии – члены комиссии – | Калинина С.Б. Шевчук М.А. Иванов И.И Гнесин М.А. Смирнова И.А. | |||
| 2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Лукичеву Т.И | ||||
| Директор | С.И. Никитенко | |||
| Юрист | Д.А. Разумнов | |||
| С приказом ознакомлены: | ||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 43
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||||||||||||||||||||||
| Наименование должности | |||||||||||||||||||||||
| АКТ | руководителя организации | ||||||||||||||||||||||
| № | |||||||||||||||||||||||
| Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||
| (место составления) | |||||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||
| о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | |||||||||||||||||||||||
| На основании | |||||||||||||||||||||||
| (название и входные данные перечня документов | |||||||||||||||||||||||
| с указанием сроков их хранения) | |||||||||||||||||||||||
| отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности | |||||||||||||||||||||||
| и утратившие практическое значение, документы фонда № | |||||||||||||||||||||||
| (название фонда) | |||||||||||||||||||||||
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи | Количество единиц хранения | Сроки хранения и номера статей по перечню | Приме-чание | ||||||||||||||||
| Итого | ед. хр. за | годы. | |||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||
| Описи дел постоянного хранения за | годы утверждены, | ||||||||||||||||||||||
| по личному составу согласованы с ЭПК | |||||||||||||||||||||||
| (наименование архивного учреждения) | |||||||||||||||||||||||
| (протокол от | № | ). | |||||||||||||||||||||
| Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||
| СОГЛАСОВАНО | ||||||||||||||
| Протокол ЦЭК (ЭК) | ||||||||||||||
| от | № | |||||||||||||
| Документы в количестве | ед. хр., | |||||||||||||
| (цифрами и прописью) | ||||||||||||||
| весом | кг сданы в | |||||||||||||
| (наименование организации) | ||||||||||||||
| на переработку по приемо-сдаточной накладной от | № | |||||||||||||
| Наименование должности работника, сдавшего документы | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||
| Дата | ||||||||||||||
| Изменения в учетные документы внесены. | ||||||||||||||
| Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||
| Дата | ||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 43
Форма обложки дела по ГОСТ 17914-72
ПРИЛОЖЕНИЕ 44
Форма внутренней описи документов дела
| ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ | ||||||||||
| документов дела № | ||||||||||
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание | |||||
| Итого | документов. | |||||||||
| (цифрами и прописью) | ||||||||||
| Количество листов внутренней описи | ||||||||||
| (цифрами и прописью) | ||||||||||
| Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 45
Форма листа-заверителя дела
| ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № | ||||||||
| В деле подшито (вложено) и пронумеровано | листа (ов), | |||||||
| (цифрами и прописью) | ||||||||
| в том числе: | ||||||||
| литерные листы | ; | |||||||
| пропущенные номера | ; | |||||||
| +листов внутренней описи | . | |||||||
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов | |||||||
| Наименование должности лица, составившего заверительную надпись | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 46
Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||||||||||||||||||||||||||
| Фонд № | Наименование должности | ||||||||||||||||||||||||||
| руководителя организации | |||||||||||||||||||||||||||
| ОПИСЬ № | |||||||||||||||||||||||||||
| Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||
| дел постоянного хранения | |||||||||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||
| за | год | ||||||||||||||||||||||||||
| Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||||||||||||||||||||||||
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание | ||||||||||||||||||||||
| В данный раздел описи внесено | ед. хр., | ||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||
| с № | по № | , в том числе: | |||||||||||||||||||||||||
| литерные номера | ; | ||||||||||||||||||||||||||
| пропущенные номера | . | ||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||
| УТВЕРЖДЕНО | СОГЛАСОВАНО | ||||||||||||||||||||||||||
| Протокол ЭПК архивного учреждения | Протокол ЦЭК (ЭК) организации | ||||||||||||||||||||||||||
| от | № | от | № | ||||||||||||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 47
Форма годового раздела сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||||||||||
| Фонд № | Наименование должности | |||||||||||||||||||||||||
| руководителя организации | ||||||||||||||||||||||||||
| ОПИСЬ № | ||||||||||||||||||||||||||
| Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||
| дел временного (свыше 10 лет) хранения | Дата | |||||||||||||||||||||||||
| за | год | |||||||||||||||||||||||||
| Название раздела (структурного подразделения организации) | ||||||||||||||||||||||||||
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание | ||||||||||||||||||||
| В данный раздел описи внесено | ед. хр., | |||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | ||||||||||||||||||||||||||
| с № | по № | , в том числе: | ||||||||||||||||||||||||
| литерные номера | ; | |||||||||||||||||||||||||
| пропущенные номера | . | |||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||
| Дата | ||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||
| Дата | ||||||||||||||||||||||||||
| СОГЛАСОВАНО | ||||||||||||||||||||||||||
| Протокол ЦЭК (ЭК) организации | ||||||||||||||||||||||||||
| от | № | |||||||||||||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 48
Форма описи электронных документов постоянного хранения
| ОПИСЬ | |||||||||||||||||||||||||||||||
| электронных документов постоянного хранения | |||||||||||||||||||||||||||||||
| УТВЕРЖДЕНА | |||||||||||||||||||||||||||||||
| протоколом ЭПК | |||||||||||||||||||||||||||||||
| (название архива) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Дата | № | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Фонд № | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Опись № | |||||||||||||||||||||||||||||||
| за | год | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Заголовок единицы учета | Дата создания | Объем (Мбайт) | Количество записей (для баз данных) | Формат данных | Состав тек-стовой сопро-водительной документации | Приме-чание | |||||||||||||||||||||||
| В данный раздел описи включено | |||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| ед. учета с № | по № | ; | |||||||||||||||||||||||||||||
| ед. хр. с № | по № | ||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| объемом | Мбайт. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Всего в опись включено | |||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| ед. учета с № | по № | ; | |||||||||||||||||||||||||||||
| ед. хр. с № | по № | ||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| объемом | Мбайт. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||||||
| СОГЛАСОВАНО | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Протокол ЭК (ЦЭК) организации № | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Председатель ЭК (ЦЭК) организации | |||||||||||||||||||||||||||||||
| (должность, подпись, | |||||||||||||||||||||||||||||||
| расшифровка подписи) | |||||||||||||||||||||||||||||||