Дата документа | Регистрацион-ный номер документа | Краткое содержание документа | Кем подписан документ | Исполнитель | Дополнительные сведения | Расписка в получении документа | Отметка об исполнении |
ПРИЛОЖЕНИЕ 35
Форма регистрационно-контрольной карточки
Лицевая сторона | |||||
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, | 12,13,14, 15, 16, 17, 18, | 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, | 26,27,28,29, 30, 31 | ||
Корреспондент | |||||
№ документа | Дата документа | Дата поступления | Входящий № | ||
Краткое содержание | |||||
Резолюция и кому направлен документ | |||||
Срок исполнения | |||||
Оборотная сторона | |||||
Исполнитель | Дата | Исходящий № | |||
Кому | № дела | ||||
Кем подписан | |||||
Отметка об исполнении | |||||
Рассылка | Количество листов | ||||
Фонд № | Опись № | Дело № | |||
ПРИЛОЖЕНИЕ 36
Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
№ п/п | Дата поступ-ления или выбы-тия | Наименова-ние органи-зации (под-разделения), от которой поступили документы | Название, номер и дата документа, по которому принято по-ступление или выбытие ЭД | Название и номер фонда, описи и единиц учета поступивших или выбывших ЭД | Поступление описанных ЭД | Выбытие описанных ЭД | Дата созда-ния | Срок хранения | Приме-чание | ||||||||||||||
вид носи-теля | объем | формат | количество единиц хранения (записей для ЭД) | вид носи-теля | объем | формат | количество единиц хранения (записей для ЭД) | ||||||||||||||||
Итого в | году | ||||||||||||||||||||||
ПОСТУПИЛО | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
(цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
в том числе постоянного | |||||||||||||||||||||||
хранения | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
(цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
временного | |||||||||||||||||||||||
хранения | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
(цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
ВЫБЫЛО | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
(цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
в том числе постоянного | |||||||||||||||||||||||
хранения | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
(цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
временного | |||||||||||||||||||||||
хранения | ед. уч., | ед. хр. объемом | Мбайт, | ||||||||||||||||||||
(цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | (цифрами, прописью) | |||||||||||||||||||||
Наименование должности лица, составившего годовую запись | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||
Дата | |||||||||||||||||||||||
Руководитель архива организации | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||
Дата | |||||||||||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 37
|
Форма учетной карточки единицы учета электронных документов
Лицевая сторона | |||||||||||||||||
Фонд № | Опись № | Ед. учета | |||||||||||||||
Наименование организации (подразделения), от которой поступили документы | Заголовок единицы учета | Номера единиц хранения | Отметка о наличии копий ЭД | Дата поступления | |||||||||||||
Формат | Вид носителя | Объем (Мбайт) | Количество записей для БД | Дата создания | |||||||||||||
Срок хранения | Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.) | Примечание | Подпись лица, внесшего запись | ||||||||||||||
Оборотная сторона | |||||||||||||||||
Вид работы (перезапись, миграции) | Номер акта миграций и перезаписи | Дата | Новый формат | Объем (Мбайт) | Вид носителя | Номера единиц хранения | Подпись лица, внесшего запись | ||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 38
|
Пояснения к заполнению регистрационных форм документов
Реквизиты | Пояснение к заполнению |
Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
Название вида | Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться |
Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией – автором, записывается цифрами по русскому или европейскому стилю. |
Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией – автором, переносится с поступившего или отправляемого документа. |
Дата поступления | Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа). |
Индекс поступления | Индекс переносится отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам |
Заголовок документа (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе, при его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа. |
Отметка об исполнении | Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения. |
Отметка о направлении документа в дело | Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя. |
ПРИЛОЖЕНИЕ 39
|
Перечень документов, не подлежащих регистрации
1. Письма, присланные для сведения (копии).
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня.
5. Графики, наряды, повестки дня, разнарядки, заявки.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
7. Учебные планы и программы.
8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
9. Прейскуранты.
10. Технические условия.
11. Претензии.
12. Нормы и нормативы расхода материалов.
13. Поздравительные письма.
14. Пригласительные билеты.
15. Документы по заключению коллективных договоров.
16. Бухгалтерские документы.
17. Планово – финансовые документы.
18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
19. Формы статистической отчетности.
20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятий с пометкой «Лично».
21. Объяснительные записки.
22. Арбитражные и исковые документы.
ПРИЛОЖЕНИЕ 40
Форма номенклатуры дел организации
Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||
Наименование должности | ||||||||||||||||||
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | руководителя организации | |||||||||||||||||
№ | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||
(место составления) | Дата | |||||||||||||||||
На | год | |||||||||||||||||
Индекс дела | Заголовок дела | Количество единиц хранения | Срок хранения и номер статей по перечню | Примечание | ||||||||||||||
Название раздела | ||||||||||||||||||
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||
Дата | ||||||||||||||||||
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) | ||||||||||||||||||
СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО | |||||||||||||||||
Протокол ЦЭК (ЭК) | Протокол ЭПК архивного учреждения | |||||||||||||||||
от | № | от | № | |||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 41
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в году в
(наименование организации)
По срокам хранения | Всего | В том числе | |||
переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||||
Постоянного | |||||
Временного (свыше 10 лет) | |||||
Временного (до 10 лет включительно) | |||||
Итого: | |||||
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации | Подпись | Расшифровка подписи | |||
Дата | |||||
Итоговые сведения переданы в архив. | |||||
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации | Подпись | Расшифровка подписи | |||
Дата | |||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 42
Образец приказа о создании экспертной комиссии
Научно – производственное объединение «Агроприбор» | ||||
ПРИКАЗ | ||||
11.03.2011 | №112 | |||
Ростов - на Дону | ||||
О создании экспертной комиссии | ||||
В связи со сдачей документов в архив, для отбора необходимой информации и наведения порядка в номенклатуре дел предприятия | ||||
ПРИКАЗЫВАЮ: | ||||
1. Создать экспертную комиссию из наиболее опытных специалистов в составе: | ||||
председатель комиссии – члены комиссии – | Калинина С.Б. Шевчук М.А. Иванов И.И Гнесин М.А. Смирнова И.А. | |||
2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Лукичеву Т.И | ||||
Директор | С.И. Никитенко | |||
Юрист | Д.А. Разумнов | |||
С приказом ознакомлены: | ||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 43
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||||||||||||||||||||||
Наименование должности | |||||||||||||||||||||||
АКТ | руководителя организации | ||||||||||||||||||||||
№ | |||||||||||||||||||||||
Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||
(место составления) | |||||||||||||||||||||||
Дата | |||||||||||||||||||||||
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | |||||||||||||||||||||||
На основании | |||||||||||||||||||||||
(название и входные данные перечня документов | |||||||||||||||||||||||
с указанием сроков их хранения) | |||||||||||||||||||||||
отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности | |||||||||||||||||||||||
и утратившие практическое значение, документы фонда № | |||||||||||||||||||||||
(название фонда) | |||||||||||||||||||||||
№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи | Количество единиц хранения | Сроки хранения и номера статей по перечню | Приме-чание | ||||||||||||||||
Итого | ед. хр. за | годы. | |||||||||||||||||||||
(цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||
Описи дел постоянного хранения за | годы утверждены, | ||||||||||||||||||||||
по личному составу согласованы с ЭПК | |||||||||||||||||||||||
(наименование архивного учреждения) | |||||||||||||||||||||||
(протокол от | № | ). | |||||||||||||||||||||
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||
Дата | |||||||||||||||||||||||
СОГЛАСОВАНО | ||||||||||||||
Протокол ЦЭК (ЭК) | ||||||||||||||
от | № | |||||||||||||
Документы в количестве | ед. хр., | |||||||||||||
(цифрами и прописью) | ||||||||||||||
весом | кг сданы в | |||||||||||||
(наименование организации) | ||||||||||||||
на переработку по приемо-сдаточной накладной от | № | |||||||||||||
Наименование должности работника, сдавшего документы | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||
Дата | ||||||||||||||
Изменения в учетные документы внесены. | ||||||||||||||
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||
Дата | ||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 43
Форма обложки дела по ГОСТ 17914-72
ПРИЛОЖЕНИЕ 44
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ | ||||||||||
документов дела № | ||||||||||
№ п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание | |||||
Итого | документов. | |||||||||
(цифрами и прописью) | ||||||||||
Количество листов внутренней описи | ||||||||||
(цифрами и прописью) | ||||||||||
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 45
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № | ||||||||
В деле подшито (вложено) и пронумеровано | листа (ов), | |||||||
(цифрами и прописью) | ||||||||
в том числе: | ||||||||
литерные листы | ; | |||||||
пропущенные номера | ; | |||||||
+листов внутренней описи | . | |||||||
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов | |||||||
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 46
Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения
Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||||||||||||||||||||||||||
Фонд № | Наименование должности | ||||||||||||||||||||||||||
руководителя организации | |||||||||||||||||||||||||||
ОПИСЬ № | |||||||||||||||||||||||||||
Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||
дел постоянного хранения | |||||||||||||||||||||||||||
Дата | |||||||||||||||||||||||||||
за | год | ||||||||||||||||||||||||||
Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||||||||||||||||||||||||
№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание | ||||||||||||||||||||||
В данный раздел описи внесено | ед. хр., | ||||||||||||||||||||||||||
(цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||
с № | по № | , в том числе: | |||||||||||||||||||||||||
литерные номера | ; | ||||||||||||||||||||||||||
пропущенные номера | . | ||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||
Дата | |||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||
Дата | |||||||||||||||||||||||||||
УТВЕРЖДЕНО | СОГЛАСОВАНО | ||||||||||||||||||||||||||
Протокол ЭПК архивного учреждения | Протокол ЦЭК (ЭК) организации | ||||||||||||||||||||||||||
от | № | от | № | ||||||||||||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 47
Форма годового раздела сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения
Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||||||||||||||
Фонд № | Наименование должности | |||||||||||||||||||||||||
руководителя организации | ||||||||||||||||||||||||||
ОПИСЬ № | ||||||||||||||||||||||||||
Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||
дел временного (свыше 10 лет) хранения | Дата | |||||||||||||||||||||||||
за | год | |||||||||||||||||||||||||
Название раздела (структурного подразделения организации) | ||||||||||||||||||||||||||
№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание | ||||||||||||||||||||
В данный раздел описи внесено | ед. хр., | |||||||||||||||||||||||||
(цифрами и прописью) | ||||||||||||||||||||||||||
с № | по № | , в том числе: | ||||||||||||||||||||||||
литерные номера | ; | |||||||||||||||||||||||||
пропущенные номера | . | |||||||||||||||||||||||||
Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||
Дата | ||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||
Дата | ||||||||||||||||||||||||||
СОГЛАСОВАНО | ||||||||||||||||||||||||||
Протокол ЦЭК (ЭК) организации | ||||||||||||||||||||||||||
от | № | |||||||||||||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 48
Форма описи электронных документов постоянного хранения
ОПИСЬ | |||||||||||||||||||||||||||||||
электронных документов постоянного хранения | |||||||||||||||||||||||||||||||
УТВЕРЖДЕНА | |||||||||||||||||||||||||||||||
протоколом ЭПК | |||||||||||||||||||||||||||||||
(название архива) | |||||||||||||||||||||||||||||||
Дата | № | ||||||||||||||||||||||||||||||
Фонд № | |||||||||||||||||||||||||||||||
Опись № | |||||||||||||||||||||||||||||||
за | год | ||||||||||||||||||||||||||||||
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Заголовок единицы учета | Дата создания | Объем (Мбайт) | Количество записей (для баз данных) | Формат данных | Состав тек-стовой сопро-водительной документации | Приме-чание | |||||||||||||||||||||||
В данный раздел описи включено | |||||||||||||||||||||||||||||||
(цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||
ед. учета с № | по № | ; | |||||||||||||||||||||||||||||
ед. хр. с № | по № | ||||||||||||||||||||||||||||||
(цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||
объемом | Мбайт. | ||||||||||||||||||||||||||||||
Всего в опись включено | |||||||||||||||||||||||||||||||
(цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||
ед. учета с № | по № | ; | |||||||||||||||||||||||||||||
ед. хр. с № | по № | ||||||||||||||||||||||||||||||
(цифрами и прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||
объемом | Мбайт. | ||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
Дата | |||||||||||||||||||||||||||||||
СОГЛАСОВАНО | |||||||||||||||||||||||||||||||
Протокол ЭК (ЦЭК) организации № | |||||||||||||||||||||||||||||||
Председатель ЭК (ЦЭК) организации | |||||||||||||||||||||||||||||||
(должность, подпись, | |||||||||||||||||||||||||||||||
расшифровка подписи) | |||||||||||||||||||||||||||||||