1. Открыть документы из ранее выполненных практических заданий.
2. Ознакомиться с пакетом документов (приложения 28 - 31).
3. Включить ПК.
4. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
5. Создать документ Microsoft Word с именем «Выписка из приказа по основной деятельности» используя ранее созданный документ «Общий бланк документа».
6. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
7. Сохранить созданный документ.
8. Вывести созданный документ на печать.
9. Закрыть документ.
10. Выполнить те же действия для 2 – 4 пунктов задания.
11. Закончить работу с программой MS Word.
12. Выключить ПК.
Контрольные вопросы
1. Дать определение понятий «подлинные и подложные документы».
2. Дать определение понятия «копия», виды копий.
3. Каков порядок оформления и выдачи копий документов.
4. Особенности заверения копий нотариусом и должностными лицами организаций.
5. В чем отличие подлинника от дубликата?
6. Какие существуют правила оформления основных видов копий документов, выдаваемых в организациях?
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №8
«Организация приема, рассмотрения, регистрации
и исполнения документа»
Цель работы:
- изучить правила предварительного рассмотрения документов, технологию выполнения работ при приеме, рассмотрении и регистрации документов, этапы исполнения документов;
- научиться принимать и регистрировать документы.
Теоретическая часть
Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Алгоритмы работы с входящими и исходящими документами представлены в приложениях 32, 33.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Документы регистрируются однократно: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
Документы регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий (приложения 34, 35)
ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- автор документа (корреспондент);
- наименование документа;
- дата документа;
- номер документа;
- дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
- номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
- заголовок к документу и его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции);
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены расписка исполнителя в получении документа, наличие приложений и другое.
Документы регистрируются в зависимости от объема регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках.
Учет электронных документов (ЭД) осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа (приложения 36, 37).
Электронные документы учитывают в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).
За единицу учета электронных документов принимают единицу хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (дискету, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.
Задание
1. Изготовить входящий документ.
2. Принять, обработать и зарегистрировать его.
3. Заполнить журнал входящей документации (форма в тетради).
4. Изготовить исходящий документ.
5. Оформить его согласно ГОСТ. Отправить адресату.
6. Заполнить журнал регистрации исходящей документации (форма в тетради).
7. Изготовить внутренний документ, оформить, передать к исполнению.
8. Заполнить журнал регистрации внутренних документов (форма в тетради).
9. Заполнить регистрационно-контрольную карточку.
10. Заполнить учетную карточку единицы учета электронных документов (форма в тетради).