Лабораторная работа № 2. Основы разработки документов в текстовом процессоре
Цель работы
Изучение интерфейса текстового процессора MS Word, знакомство с панелями инструментов, изучение основных приемов создания и редактирования документов, основных приемов работы с абзацами.
Теоретические сведения
Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.
Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.
Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).
Способы создания документов. В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т.д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).
Создание документов можно производить с помощью шаблонов, т. е. пустых заготовок документов определенного назначения- Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).
Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ, который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.
Элементы окна MS Word: меню Microsoft Word,лента и панель быстрого доступа (рис. 2.1) - два элемента интерфейса, которые заменили панели инструментов предыдущих версий. Главная особенность ленты - наличие вкладок. Благодаря им, в поле зрения может находиться только часть команд необходимых для выполнения текущих задач.
Рис. 2.1. Лента и вкладки Microsoft Word
Если лента мешает, то ее можно свернуть, для чего достаточно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать соответствующую команду в меню.
Начало работы в MICROSOFT WORD. Запустить программу MS Word можно двумя способами:
1. Зайти в меню Пуск, нажать левой кнопкой мыши на пункте «Все программы », среди списка программ, установленных на компьютере выбрать Microsoft Word.
2. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку Microsoft Word на рабочем столе.
Если происходит сохранение документа первоначально, ему необходимо присвоить имя и указать папку, где данный документ будет храниться.
3. Нажать на кнопку «Файл », щелкните команду «Сохранить как ».
4. В открывшемся диалоговом окне «Сохранение документа » раскройте список дисков, выберите диск, а затем папку, в которой необходимо сохранить файл.
5. В поле «Имя файла » ввести имя документа.
6. Щелкнуть кнопку «Сохранить ».
Следует обратить внимание на формат сохранения документа, который используется по-умолчанию. В Word используется новый формат. Файлы, созданные в нем, сохраняются с расширением DOCX. Такие файлы нельзя прочитать при помощи предыдущих версий Word, поэтому если вам понадобиться открыть документ в более ранней версии Word, установите в разделе «Сохранение» окна «Параметры Word» другой формат сохранения документов.
Формат ТХТ (только текст, расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.
Формат RTF (расширенный текстовый формат, расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.
Формат DОС (документ Word, расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.
Формат Web-страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием специализированных программ (браузеров) в любых операционных системах.
Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и сохранении.
Открытие документа осуществляется следующим образом.
1. Нажать на кнопку «Файл» выберите команду «Открыть».
2. В диалоговом окне «Открытие документа» двойным щелчком раскрыть папку, чтобы отобразить ее содержимое.
3. В списке файлов выбрать нужный файл, щелкнуть дважды на нем левой кнопкой мыши. Документ загрузиться в окно программы.
Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентацию и размеры полой (рис. 2.2).
Формат страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявления целесообразно выбрать формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат A3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.
Ориентация задает расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации страницы – книжная и альбомная. Для обычных текстов чаще всего используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов - альбомная.
На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого и левого), которые определяют расстояния от краев страницы до границ текста.
Рис. 2.2. Параметры, ориентация страницы
Колонтитулы и номера страниц. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы (рис. 2.3). Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно изменять.
Страницы документа рекомендуется нумеровать, причем номера можно размещать вверху или внизу страницы по центру, справа или слева.
Рис. 2.3. Колонтитулы страниц
Ввод и редактирование документа
Ввод текста. Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др.
Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов (рис. 2.4). Для ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу {Enter).
| Рис. 2.4. Таблица символов текстового редактора Microsoft Word |
Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.
При решении задач по физике или математике часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул (рис. 2.5.).
Рис. 2.5. Формулы, выведенные с помощью редактора формул
Понятие абзаца
Абзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши «Enter» до следующего. Абзацем также является фрагмент от начала документа до первого нажатия клавиши «Enter». В ячейках таблицы абзацем является фрагмент от начала ячейки до ближайшего нажатия клавиши «Enter» или знака конца ячейки.
Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста. При выделении абзаца важно, чтобы в область выделения был включен непечатаемый знак конца абзаца. Для отображения этих знаков во вкладке «Главная» в группе «Абзац» можно нажать кнопку «Отобразить все знаки» (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Абзацы в документе
Для установки отступов можно пользоваться горизонтальной линейкой окна документа.
Кроме того, группа «Абзац » имеется также во вкладке «Разметка страницы» (рис. 2.7).
Рис. 2.7. Инструменты вкладки «Разметка страницы» для установки параметров абзаца
Для установки некоторых параметров необходимо использовать диалоговое окно «Абзац ». Чтобы отобразить окно, щелкните по значку группы «Абзац » в любой из вкладок («Главная » или «Разметка страницы »). Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту документа и в контекстном меню выбрать команду «Абзац». Для работы с абзацами в основном используют вкладку «Отступы и интервалы » (рис. 2.8). Но в отдельных случаях применяется и вкладка «Положение на странице».
Рис. 2.8. Вкладка «Отступы и интервалы» диалогового окна «Абзац»