Существуют различные способы пополнения БФ, как правило, они определяют источники комплектования. Как в любой технологии существует определённый алгоритм действий, который необходим для осуществления процесса. То есть одни те же определённые действия, которые мы проделываем при процессе комплектования БФ. Последовательность определённость действий библиотекаря-комплектатора помогает осуществить цели комплектования БФ. При пополнении БФ существует следующий алгоритм действий:
¾ Анализ документного потока по определённому профилю, ассортимента изданий;
¾ Непосредственно первичный отбор документов;
¾ Осуществление заказа отобранных документов в торговых организациях;
¾ Осуществление приёма документа;
¾ Принятие документов в БФ.
Как мы уже говорили, процессу комплектования предшествует огромная работа по анализу БФ, и библиотекарь-комплектатор уже имеет чёткое представления, о информационных лакунах, которые есть в фонде или разработан тематический план комплектования БФ. Перед комплектатором установлена стратегическая цель: поддерживать БФ в соответствии с его оптимальной моделью.
Первый этап комплектования «Анализ документного потока по определённому профилю, ассортимента изданий» это работа с внешним документопотоком. Ознакомиться со всеми внешними ресурсами документов можно несколькими способами:
¾ Поиск документов путём личного просмотра («devisu») в торговых организациях, на выставках, в других библиотеках, на ярмарках, в любых местах, где есть возможность ознакомится с необходимыми документами непосредственно. Оценить все физические параметры документа: полиграфическое качество, формат, качество бумаги, качество печати и т.д. Оценить его соответствие профильному комплектованию, требованию пользователей и финансового обеспечение библиотеки.
|
|
¾ Поиск документов путём их изучения на основе различных источников информации о состоянии документного рынка. Это сайты книготорговых организаций, издательств, электронных каталогов библиотек, прайс-листов, рекламной информации, издательской и книготорговой библиографической продукции.
Это две различные формы анализа внешнего документного потока документов: очная и заочная. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. При очной форме анализа документов происходит более детальное изучение документа, его физических параметров. Информация, полученная при очной форме анализа, является более качественной и разнообразной. Такой анализ занимает большое количество времени у комплектатора и с некоторыми документами невозможно ознакомится (издательство или книготорговая организация находится другом регионе). При заочной форме анализ может быть затруднён, так как информация, содержащаяся в информационных источниках, может быть не полной (нет данных о полиграфическом качестве, нет содержания документа или аннотации). Преимуществом заочной формы анализа является возможность ознакомления с территориально удалёнными книготорговыми или издательскими организациями. Так же значительно экономится время поиска документов. Можно сделать выбор из большего разнообразия документов. Есть возможность приобрести документы на более выгодных условиях.
|
|
После тщательного анализа документов можно сделать первичный отбор документов. Первичный отбор – принятие решения о приобретении документов. [33, С. 122]
При первичном отборе имеет значение не только релевантность отбора, соответствие документа профилю фонда, но и пертинентность, документ должен соответствовать конкретным задачам библиотеки или конкретным информационным запросам пользователей. Документ может полностью соответствовать профилю фонда, но некоторые его особенности не соответствуют задачам библиотеки.
В библиотечной науке разработаны теории о влиянии личности, психологического портрета комплектатора на процесс первичного отбора. Библиотековеды пытались понять какие процессы, происходящие в недрах сознания библиотекаря, влияют на конечный отбор документов: «Принимая решение о включении в фонд новых изданий, комплектатор исходит из того, что именно в нем уже есть (изначальный образ). В то же время он представляет состояние этой группы изданий после включения новых изданий, оценивает возможные последствия, например, необходимость исключения из фонда каких-либо аналогов (образ будущего). Мыслительный процесс во время принятия решения представляет собой динамическое моделирование данного отдела фонда, данной группы изданий. Этим прообраз отличается от профиля фонда как статической знаковой модели. По форме и по существу мышление комплектатора, осуществляющего отбор, является образным, а поскольку имеет произвольный характер, его по праву можно считать видом творческой деятельности». [81, С.35] Таким образом, деятельность библиотекаря-комплектатора при первичном отборе приравнивается к творческому процессу. Можно сказать, что на первичный отбор влияет личность библиотекаря-комплектатора. Для библиотекаря-комплектатора свойственны некоторые личные качества, которые определяют качество его профессиональной деятельности. Конечное принятие решения о включении документа в фонд остаётся за конкретной личностью. Его профессиональная подготовка, психологические особенности помогают выявить именно те документы, которые будут наиболее востребованы в фонде. Высоко профессиональный комплектатор, заказывая ту или иную книгу, чётко представляет её будущих читателей и место этой конкретной книге в БФ. Вновь отобранная книга, издание должно быть конкурентоспособной в среде аналогичных изданий, это должна быть не просто единица фонда, а полноценный, востребованный элемент БФ. Актуальность издания по определённой тематике – первый признак отбора. Необходимо определить и другие признаки, которые бы подтвердили необходимость отбора, это может быть: определённое издательство, определённая редакция, цена, оформление. Эти признаки могут не являются главными, но они составляют определённую картину о документе и иногда становятся решающими при выборе конкретного документа. Выделим аспекты, влияющие на первичный отбор документа в БФ:
|
|
¾ Формальные аспекты или признаки;
¾ Смысловые признаки или смысловое соответствие документа.
Формальные признаки носят совершенно однозначный характер, например, документ может быть только на русском языке или только, в твёрдом переплёте. Поэтому по этим признакам легче отсеять большой объём документов, не соответствующих формальным требованиям. К ним относятся: язык издания, год издания, физические характеристики, автор, издательство, объём документа, читательское назначение, качество бумаги, шрифт. Для электронных, аудио и визуальных документов формальными признаками являются технические характеристики, необходимое программное обеспечение для использования документов. Для сетевых документов кроме технических характеристик необходимо учитывать доступная навигация по документу, удобный, качественно оформленный интерфейс и художественное оформление.
Смысловое соответствие документа можно определить путём интеллектуального анализа информации о содержании документа. Изучая сам документ, его содержание, аннотацию, рекомендацию издателя, отзывы. Этот этап отбора очень трудно бывает осуществить при заочном комплектовании, так как не всегда в издательских прайс-листах можно найти хоть какую-нибудь информацию о содержании документа. На сайтах издательств эта информация бывает то же совершенно не полной. Смысловые признаки документа. Которые учитываются, при первичном отборе:
¾ Достоверность документа должна быть совершенной, информация, содержащаяся в документе должна быть достоверной, содержать проверенные временем, истинные знания;
¾ Актуальность документа – это соответствие текущему времени, современным условиям;
¾ Новизна документа означает, что информация, содержащаяся в документе, является новой, освещает новейшие события и явления;
¾ Фундаментальность документа показывает, что знания, содержащиеся в документе, являются основополагающими в своём секторе науки или знания;
¾ Оригинальность документа означает, его информационную неповторимость, своеобразность;
Научная и художественная ценность документа определяется качеством информации, содержащейся в документе. Эта информация должна быть высоко художественной, авторитетной в своей сфере. [33, С. 130]
Вторым этапом первичного отбора документов является сверка отобранных документов с каталогом библиотеке, выявление совпадений с уже имеющимися в фонде документами. Определяется, для какого подфонда БФ приобретается конкретный документ. Если аналогичный документ есть в фонде, но его экземплярность не достаточна, определяют сколько экземпляров необходимо приобрести для удовлетворения пользовательских потребностей. На этом этапе происходит решение о количестве, экземплярности приобретаемых документов. Эта информация может содержаться в тематическом плане комплектования библиотеки. Определение сколько экземпляров приобретать для БФ не может носить спонтанный характер, расчёты экземплярности делаются на основе правовых актов, положений, законодательных актов. Это должны быть расчёты, основанные на правовых документах, предназначенных для определённой библиотеки.
Последний этап первичного отбора состоит в сопоставление необходимости приобретения документов и финансовых возможностей библиотеки. На этом этапе учитываются все альтернативные способы получения документов. Происходит корректировка экземплярности или отбираются только те документы, которые являются остро необходимыми. Некоторые библиотековеды считают, что можно установить некую очерёдность приобретения документов, разделив их на группы от более необходимых к менее необходимым. Такое разделение помогает сделать отбор документов более оптимальным, качественным. [69]
Если тщательно проанализировать все эти пункты, становится понятным, кем должен быть библиотекарь-комплектатор. Уровень специалиста комплектатора должен быть достаточно высоким. Он должен полностью абстрагироваться от личных вкусов, пристрастий и точно понять все требования пользователей. С личной точки зрения библиотекаря, документ может быть совершенно примитивным и невостребованным, но предпочтения читателей могут быть совершенно противоположными. Особенно трудным будет выбор, если библиотекарь совершенно не имеет представления о профиле комплектования библиотеки, например, в технических библиотеках производственного предприятия или медицинской библиотеке. В таких условиях может не хватить постоянного изучения читательского спроса, станет оптимальным решением создать комиссию специалистов в помощь комплектатору, которая могла бы давать экспертные оценки различных специальных документов. Включение потенциала пользователей в процесс комплектования БФ является достаточно часто применимой практикой в библиотеках. Тем не менее, библиотекарю-комплектатору необходимо постоянно самосовершенствоваться для качественного выполнения своих производственных задач.
После первичного отбора документов, когда окончательное решение по приобретению документов принято, точно решено какие именно документы и в каком количестве приобретать, следует приступить к заказу. Существуют различные технологические этапы заказа документов:
¾ Выбор поставщика;
¾ Оформление заказа;
¾ Регистрация заказа;
¾ Отправка заказа;
В настоящей рыночной среде есть много способов выбора поставщика. Поставщики библиотечных документов находятся в постоянной конкурентной борьбе за покупателя, при этом не важно какой это покупатель, является ли он физическим или юридическим лицом. У библиотеки, как у юридического лица имеется достаточно информации о поставщиках библиотечной продукции. Ведь издательства и книготорговые организации применяю т массу рекламных приёмов для того, чтобы именно их товар был востребован и приобретён. Библиотека, как покупатель должна вести постоянный мониторинг поставщиков, для того, чтобы иметь представления о ценовой политике различных поставщиков, ассортименте продукции, условиях продаж. Мониторинг помогает определить наиболее выгодные для библиотеки условия приобретения необходимых документов. Многие крупные библиотеки имеют базу данных поставщиков, где имеются все сведения о поставщиках: полное наименование торговой организации; контакты и контактные лица; условия продаж, форма оплаты, история сотрудничества.
Каждая библиотека выбирает наиболее выгодные условия покупки документов, но в настоящее время законодательство российской федерации строго регламентирует правила закупки для библиотек, финансируемых из муниципальных и государственных бюджетов. Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» - регламентирует порядок осуществления закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, заключение контрактов и их исполнение. [41] Этот закон предусматривает конкурсную форму распределения заказов, для экономии бюджетных средств, ведь на торгах побеждает поставщик, предложивший более выгодные цены и условия продаж. Проведение открытых конкурсов, тендеров это антикоррупционная мера, предусматривает прозрачность получения государственного заказа. Эта форма заказов является достаточно новой и многие аспекты в ней ещё мало разработаны, может поэтому она является критикуемой в библиотечной среде. Эта система имеет много недостатков: она занимает много времени, требует подготовки большого количества документов, в некоторых случаях специальной подготовки персонала, не всегда можно оперативно сделать поправки в заказ. Парадоксально, но из-за некоторых недостатков, материальные затраты библиотеки не снижаются, а растут, так, например, если тендер выиграла организация в значительном территориальном отдалении, то увеличиваются затраты на доставку заказанных документов. Если объём закупок не очень большой, используется запрос ценовых котировок. Эта форма закупки более оперативная. После проведения мониторинга выбираются поставщики, им рассылаются запросы котировочной цены. С поставщиком предложивший наиболее низкую котировку и будет работать библиотека. Закон позволяет библиотеки сделать выбор каким именно образом будет осуществляться закупка документов в БФ. [34, С. 67] После определения поставщика и исполнения всех процедур, предусмотренных законодательством можно приступить к следующему этапу – оформлению заказа.
Следующие этапы комплектования БФ (оформление заказа, регистрация заказа, отправка заказа) являются библиотечными, технологическими процессами и определяются таким свойством БФ как свойство оформленности. Такими же процессами являются и процессы выполняемы при рекомплектовании БФ (списание документов, фондовая обработка выбывших документов, утилизация выбывших документов). Эти процессы зачастую разработаны в конкретные библиотеки для определённых ситуационных условий. Следует отметить, сто в комплектовании присутствуют процессы разного характера, так первичный и вторичный отбор — это процессы своего рода творческие, связанные с логикой, анализом и интеллектуальными способностями комплектатора. Наряду с этими процессами присутствуют процессы чисто технологические, они не менее важны для комплектования. Если технология соблюдена не полностью, не качественно, весь процесс комплектования может просто не произойти. Строгое выполнение технологических процессов обеспечивает положительное завершения всего процесса комплектования. Для этих процедур разработаны специальные формы бланков. Существует общие технологические действия: оформление и сохранение бухгалтерских документов, сверка заказанных документов с конкретным заказом, сверка количества, проверка соответствия с сопроводительными документами. Весь этот алгоритм действий разработан в соответствии с федеральным законом и с локальными законодательными актами.
Рекомплектование БФ.
Рекомплектование БФ (вторичный отбор) – это освобождение БФ от непрофильных, устаревших, ветхих, излишне дуплетных, утраченных документов. [34, С.94]
Если рассматривать БФ как постоянно действующую систему, она обладает такими свойствами как: старение, изменение. БФ должен соответствовать различным требованиям общества. Меняются общество, меняются требования, изменяется БФ. Цель рекомплектования поддерживания БФ в постоянно востребованном, рабочем состоянии. Постоянный анализ состояния БФ, мониторинг на соответствие оптимальной модели – это стандартные, необходимые, постоянные процессы, проводимые в библиотеке. Чтобы библиотека не превратилась в склад пыльных, старых документов, фонд необходимо обновлять, вычищать от документов несоответствующих профильным задачам фонда и качественным параметрам фонда. Безусловно, существуют документы, которые, не смотря на их содержание и физическое состояние никогда не выбывают из БФ, для них определяются специальные места хранения в фонде. Конечным итогом рекомплектования не всегда является исключение документа из фонда. Документ может быть отправлен на реставрацию, может быть изменено его местоположение в фонде.
Жизнеспособность БФ определяется с возможностью быстрого поиска документа в фонде, если есть запрос читателя, то его необходимо удовлетворить как можно быстрее. Поиск затрудняют различные причины, но одна из причин, это когда тот или иной раздел библиотеки перегружен давно невостребованными (пассивными) документами. Отчуждение пассивных документов из фонда, такой же необходимый процесс, как и пополнение фонда новыми документами. Факторы, по которым документ может быть отчуждён (списан) из фонда делятся на два вида:
¾ Факторы формальные;
¾ Факторы семантические.
Формальные факторы в основном связаны с физическим старением документа. Документ от постоянного использования изнашивается, размагничиваются, теряет качество, становится непригодным для использования. Если документ утрачен из фонда по разным причинам (утерян пользователем, испорчен, изорван и т. д.), он тоже подлежит списанию, так как фактически его не существует в фонде.
Семантические факторы – это несоответствие документов профилю комплектование, моральное старение документа, потеря достоверности, ошибки первичного отбора. Старение информации, содержащейся в документе, так же влияет на использование документа, как и его физическое старение. [69, С. 407]
Рекомплектование позволяет БФ быть постоянно востребованным и обладать новейшей информационной ценностью. Первичный и вторичный отбор документов в сочетании с постоянным анализом БФ позволяют добиться соответствия оптимальной модели БФ.
Таким образом, анализ литературы по вопросам формирования и комплектования фондов библиотек позволил прийти к следующим выводам:
БФ является сложной системой, имеет свои особенности, выполняет свои специфические функции, подчиняется специальным законам и имеет свою структуру. Сложная, многоуровневая структура БФ состоит из определённых подфондов со своими отличительными признаками и составляющие единое целое.
Документ является основным элементом БФ. Классификация документов позволяет рассмотреть документ с различных аспектов, проанализировать его и систематизировать для БФ. Типизация документа помогает определить читательское назначение документа и оптимизировать его информационное использование.
БФ является информационным ресурсом по различным областям знаний. Его состав и величина соответствуют поставленным перед ним задачам. Формирование БФ происходит с помощью технологических процессов и подчинено определённым принципам. Основанием БФ является ядро фонда, содержание которого определяет профиль БФ. Качество БФ определяется его полнотой, которая стремится к оптимальной величине. Моделирование и комплектование БФ являются основными процессами формирования БФ. Комплектование БФ стремится к идеальной модели БФ. Существуют различные типы, виды, методы и способы комплектования БФ. Все они определяют постоянные процессы комплектования БФ, которые позволяют сделать БФ востребованным и конкурентоспособным информационным ресурсом в обществе.