В широком смысле эта концепция о порядке - на рабочем месте, в мыслях, в делах, в окружении. Она очень созвучна с японской философией, которая утверждает, что для «чистых и новых мыслей нужно расчистить место ». Философия 5S близка теории «Getting Things Done, (GTD, «как привести дела в порядок») или тайм-менеджменту – набора рекомендаций о том, как работать эффективно и правильно.
В утилитарном плане это своеобразное кунг-фу пяти простых правил, которые помогают организовать рабочее пространство для выполнения на нем операций оптимальным образом. Кухня всегда должна являться образцом порядка, поэтому концепция 5S как будто специально создана для того, чтобы стать философией сотрудников общепита.
5S – это пять японских слов, которые начинаются на букву "с" и обозначают пять шагов, которые необходимо пройти для достижения порядка на каждом рабочем месте:
Сиэри – Сортировка.
а первом шаге нужно избавиться от всего ненужного. Для этого все рабочие инструменты сортируют на три группы:
· Нужные всегда
· Нужные иногда
· Ненужные
Инструменты и материалы первых двух групп остаются в рабочей зоне, а третья группа безжалостно выкидывается. И если первые группы определить легко, то с третьей группой всегда возникает сложность – банально жалко выкинуть любимый старый нож со сломанной ручкой или хитрую насадку для старого блендера. Вдруг пригодиться!
И тут у 5S есть простой совет, который очень близок русской душе – такие инструменты нужно пометить красным стикером или маркером и отложить в специальную буферную зону (коробку или шкаф). Это аналог операции «вывезти на дачу» или «отнести в гараж» в русской философии - именно туда многие поколения россиян отправляют те вещи из дома, которые жалко выкинуть. Только у 5S предметы в такой буферной зоне живут не долго – если в течение месяца или двух инструмент из буферной зоны не забирают в реальную работу, то его просто выкидывают.
Шаг «Сэйри» расчищает рабочее пространство от псевдонужного хлама
Сэитон – Соблюдение порядка.
На этом шаге нужные инструменты и материалы находят свои места в рабочей зоне. «Свое место» имеет четкие характеристики:
· на видном месте;
· легко взять;
· легко использовать;
· легко вернуть на место.
Понятно, что все инструменты трудно пристроить по таким принципам. Но ведь мы не зря их поделили на «нужные всегда» и «нужные иногда»! Те инструменты, которые используются чаще, располагаем ближе и на более выгодные места. На этом этапе становится очевидным эффект от 5S – вы перестаете тратить время на поиск нужного инструменты и начинаете экономить время на каждой операции. Вы меньше устаете и работаете более эффективно.
Сиэсо – Содержание в частоте.
Этот шаг, в отличии от первых двух, выполняется регулярно и уже становится частью философии. Он нужен для того, чтобы порядок, наведенный на прошлом шаге, больше никогда не превращался в «творческий бардак». Для этого важно зафиксировать созданный образец порядка (сфотографировать, описать, промаркировать места и инструменты) и создать правила, по которым рабочее место будет всегда поддерживаться в таком состоянии. Как правило, начинают с того, что после каждой рабочей смены сотрудник обязан перед уходом все привести в идеальное состояние. Затем делают так, чтобы он прибирался постоянно в течение рабочего дня – раз в час, например. Следующий этап – сотрудник автоматически приводит рабочее место в порядок по завершении каждой операции или в моменты простоя. Понятно, что когда на кухне «запара» никто не будет требовать от сотрудников бросить заказы и срочно наводить порядок, раскладывая на места инструменты, просто потому что этого требует график. Но обратите внимание, что настоящий профессионал работает так, что после него практически не остается бардака – он постоянно что-то вытирает, выбрасывает, подчищает и кладет на место. Такое поведение – яркий пример опыта и системности, а это, иногда, гораздо важнее таланта.
Шаг «сэисо» - самый сложный на пути 5S. Помните, что привычка у человека вырабатывается через 21 день повторений, а это значит, что минимум 21 раз каждого сотрудника нужно «мотивировать» к уборке и к выполнению правил. Неудивительно, что следующие два шага ресторанного кунг-фу чистоты призваны помочь выполнению именно этого этапа.
4.Сэикэ – Стандартизация.
Это этап формализации правил, помогающих превратить порядок в привычку. Инструкции, схемы, ответственные, контрольные группы, регламенты проверок, чек-листы, фотографии, доска почета, визит программы «Ревизорро», «тайные покупатели» - все это может быть элементами шага «сэикэцу». На этом этапе вы создаете систему, которая любого сотрудника превращает в чистюлю. Ключевое слово четвертого шага – «контроль», а главный враг – формализм. Сколько раз вы наблюдали четко заполненный чек-лист, висящий на двери откровенно грязного туалета в кафе быстрого питания? Просроченные продукты в холодильнике, на дверке которого красивая табличка со сроками годности и результатами проверки?
К сожалению, без регулярного контроля со стороны руководства и реальных наказаний система 5S долго не проживет. Это именно «система», а не способ ежеквартальной генеральной уборки. Если вы не готовы следить, проверять и мотивировать сотрудников, внедрить ее будет просто невозможно.