Порядок инвентаризации нефтепродуктов изложен в Инструкции «Про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України» № 281/171/578/155.
Инвентаризация проводится в следующих случаях:
-на первое число месяца, следующего за отчетным;
-при смене материально-ответственных лиц;
-при установлении злоупотреблений (краж, порчи, недостач и т.д.);
-по предписанию судебно-следственных органов;
-после аварий и стихийных бедствий;
-при ликвидации предприятия;
-при передаче имущества в аренду.
Основные этапы работы при подготовке н инвентаризации:
| № п/п | Операции процесса | Исполнитель | Описание процесса | Сроки |
| Создание Инвентаризационной комиссии | Главный бухгалтер предприятия | Для проведения плановой инвентаризации создается рабочая комиссия, в состав которой включается работник бухгалтерии, менеджер (ревизор), начальник и ст, оператор АЗС. В проведении плановой или внеплановой инвентаризации могут принять участие другие сотрудники предприятия. | Ежемесячно в последние дни месяца. | |
| Остановить работу АЗС | Председатель комиссии (начальник АЗС) | Перекрывается въезд автотранспорта на АЗС, прекращается отпуск топлива с ТРК, устанавливается информация о техническом перерыве, в котором указывается его время. | ||
| Проведение инвентаризации | Инвентаризационная комиссия | Персоналу АЗС необходимо выполнить следующее: -прекратить продажи товаров, закрыть смену по РРО и в автоматизированной системе, -заполнить книгу учета расчетных операций, -сформировать и распечатать в системе сменный отчет за закрытую смену. Инвентаризационная комиссия должна выполнить следующие процедуры: • замерить фактические остатки нефтепродуктов всех марок и во всех резервуарах, определить фактические остатки объема и массы топлива; • определить наличие воды во всех резервуарах; • снять показания счетчиков ТРК; • пересчитать денежную наличность, талоны и сверить с отчетными данными. | Во время проведения инвентаризации | |
| Подготовка документации по итогам инвентаризации | Инвентаризационная комиссия | Итоги инвентаризации отражаются в двух документах; • Акте инвентаризации (форма № 25-НП) • сличительной ведомости (форма № 27-НП). В сличительной ведомости необходимо указать допустимую погрешность метода измерений, естественную убыль, окончательные размеры излишков (недостач) как в литрах, так и в денежном выражении. | Во время проведения инвентаризации | |
| Оформление документов инвентаризации в автоматизированной системе | Начальник АЗС | В автоматизированной системе необходимо сформировать документ инвентаризации, в который включить все виды нефтепродуктов. Указать новый расчетный остаток с учетом выявленных излишков или недостач. В бухгалтерию необходимо предоставить инвентаризационную опись и сличительную ведомость, сформированные системой. | Во время проведения инвентаризации | |
| Принятие решений по итогам инвентаризации | Инвентаризационная комиссия | Устанавливает характер выявленных недостач или излишков, проверяет правильность составления документации и дает заключения и предложения об удержании недостач с материально-ответственных лиц, списании с учета или оприходовании излишков. | При предоставлении документов инвентаризации |
|
|
|
|
Урегулирование выявленной недостачи нефтепродукта при инвентаризации на АЗС производится следующим образом:
• Производится расчет предельной нормы естественной убыли за отчетный период при приеме, хранении и отпуске нефтепродукта, по нормам, утвержденным Постановлением Госснаба от 26 марта 1986 г. N 40.
• Определяется предельная норма погрешности измерения нефтепродукта в резервуаре согласно ДСТУ 7094:2009.
• Определяется предельная норма погрешности измерения ТРК, в случае перелива дозы отпуска нефтепродукта (в инструкции № 281 ± 0,5 %) и при наличии соответствующего учета.
Составляется сличительная ведомость по результатам инвентаризации и расчетов предельных норм потерь и погрешностей измерения. Определяется окончательная недостача.
Урегулирование недостачи:
• если недостача превышает сумму предельных вышеуказанных норм, тогда её количество за вычетом норм погрешности измерения частично списывается по предельной норме естественной убыли, а по оставшейся части проводится служебное расследование, по материалам которого приказом руководителя предприятия недостача взыскивается с материально-ответственных лиц или относится на убытки предприятия (при отсутствии виновных);
• если недостача не превышает сумму предельных вышеуказанных норм, но больше норм погрешности измерения, тогда фактическое её количество за вычетом норм погрешности измерения списывается с учета предприятия;
• если недостача меньше предельной норм погрешности измерения, тогда она в бухгалтерском учете не отражается и не списывается;
Излишки нефтепродукта, выявленные при инвентаризации сверх предельных нормы погрешности измерения, подлежат оприходованию.