При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, нормативы численности персонала, а также нормативы управляемости и соотношений численности.
В основе всех нормативов лежит норматив времени - величина затрат времени на выполнение определенного вида работ при определенных организационно-технических и санитарно-гигиенических условиях труда.
Нормирование труда служащих учреждений необходимо для повышения эффективности работы учреждений. Измерение и нормирование трудовых затрат, нормирование труда в учреждении при правильном их использовании могут служить для: определения расходов на работу всего учреждения; совершенствования методов труда; поощрения служащих к труду; равномерного распределения рабочей нагрузки во времени; улучшения планирования работы учреждения; определения потребности в штатах; определения необходимости сверхурочных работ; составления в качестве ос-poet: бюджета учреждения; улучшения трудовой дисциплины; сокращения необходимости принятия волевых решений; обеспечения рационального использования технических средств; решения вопросов повышении квалификации служащих.
При оценке фактических затрат управленческого труда используются как общие методы изучения трудовых процессов в аппарате управления, так и специальные, которые позволяют путем расчета и анализа определить трудовые затраты по отдельным видам документов и документальным операциям в целом. Типовые нормы времени на документальные операции разработаны на основе фотохронометражных наблюдении (фотографии рабочего дня, хронометраж) и передового опыта работы. Эти нормы учитывают время на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности. К настоящему времени разработаны единые нормы времени на часто повторяющиеся работы по документационным функциям.
Расчет времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле
Нвр =Топ(1+К/100),
где Топ - оперативное время, К - сумма времени на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в % от оперативного времени (К=8 %-по фотографии рабочего дня).
Норматив численности определяет количество сотрудников, требующихся для выполнения с определенным качеством всех работ, закрепленных за данным подразделением при существующих организационно-технических условиях.
Расчет численности машинисток производится по формуле
Ч = А/Тп,
где А -годовой обьем работ в машинописных страницах, Т - действительный годовой фонд времени (ч), п - норма выработки продукции (ч).
Расчет численности секретарей является одним из наиболее сложных вопросов. Необходимое количество секретарей устанавливают, исходя из объема документооборота за год и расчетных норм выработки на выполнение документационных операций:
,
где Ч — необходимое количество сотрудников, Нвр — средняя норма времени на обработку одного документа (0,67 ч), О - количество корреспонденции за год '(документооборот), К - коэффициент изменения трудоемкости работы, Т - годовой номинальный фонд рабочего времени, а - коэффициент неявок па работу (0,3).
Норматив численности определяет количество сотрудников, требующихся для выполнения с определенным качеством всех работ, закрепленных за данным подразделением при существующих организационно-технических условиях.
Расчет численности машинисток производится по формуле
Ч = А/Тп,
где А -годовой обьем работ в машинописных страницах, Т - действительный годовой фонд времени (ч), п - норма выработки продукции (ч).
Расчет численности секретарей является одним из наиболее сложных вопросов. Необходимое количество секретарей устанавливают, исходя из объема документооборота за год и расчетных норм выработки на выполнение документационных операций:
,
где Ч — необходимое количество сотрудников, Нвр — средняя норма времени на обработку одного документа (0,67 ч), О - количество корреспонденции за год '(документооборот), К - коэффициент изменения трудоемкости работы, Т - годовой номинальный фонд рабочего времени, а - коэффициент неявок па работу (0,3).