Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации.

Секретарь является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная ее часть является конфиденциальной и может представлять интерес для конкурентов.

Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ ни­когда не является конфиденциальной и какая может быть руководством организации отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности.

Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организацион­ная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, кото­рая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего:

· идеи;

· изобретения;

· открытия;

· технологии;

· индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать;

· прибыль фирмы и т.п.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий:

· определение сведений, составляющих коммерческую тайну организации;

· обеспечения порядка защиты коммерческой тайны.

Согласно законодательству РФ не является коммерческой тайной информация:

· содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право за­ниматься коммерческой деятельностью;

· содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;

· связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет;

· по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;

· о наличии свободных рабочих мест;

· связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;

· по обеспечению безопасных условий труда.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммер­ческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, то есть доступ к конкурентам.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

· установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;

· разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;

· ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциаль­ную информацию;

· ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;

· использование организационных, технических и иных средств защиты конфи­денциальной информации;

· осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его со­гласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерче­ской тайны и об ответственности за ее сохранность. В таком документе основными являются следующие обязательства:

· не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут до­верены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из организации;

· соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите коммер­ческой тайны;

· не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия ее владельца;

· не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.

Секретарю необходимо проявлять ра­зумную осторожность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может оказаться важной.

Секретарю часто приходится отвечать на различные вопросы. Естественно, что его поведение определяется конкретной ситуацией. На скользкие вопросы ответы должны быть уклончивы. По рекомендациям японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос - «не знаю». Однако согласно нормам и правилам деловой этики для секретарей такой ответ нежелателен. Лучше порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю.

Особенно внимательно надо относиться к предметам, которые «забывают» по­сетители в приемной. Обычный блокнот-органайзер, «солидный» фломастер, порт­моне или сверток могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и «снятия» самой важной информации, в том числе после переговоров и ухода посети­телей.

Нельзя оставлять посетителей в приемной одних, так как профессионалам ни­чего не стоит в течение нескольких секунд установить подслушивающее устройство или просмотреть документы.

Все оставленные или найденные предметы секретарь должен немедленно пе­редать в службу безопасности организации. Разобраться с ними - задача специалистов,

Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники организации должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.

Литература

ü Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.

Планирование рабочего дня секретаря.

Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. Работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и то же время.

Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течение всего ра­бочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если меро­приятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секре­таря координируются и согласовываются с планами руководителя.

Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Зачастую руководитель просит секретаря дать информацию о планах своих заместителей. С этой целью они отправляют на компьютер секре­таря свои планы на неделю или месяц. С помощью электронной таблицы Excel секретарь ведет их планы и владеет информацией о срочности или важности выполняемой ими работы.

Оптимальный ритм труда

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и времени суток. При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприят­ное время для выполнения творческих и трудных заданий - с 10 до 12 часов дня, за­тем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспо­собности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

Наиболее продуктивными днями недели являются вторник, среда и четверг. К пятнице накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдох­нуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назна­чают на середину недели.

Секретарю при планировании своего рабочего времени целесообразно согла­совать с руководителем время подписания документов, приема сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни

Использование компьютера для планирования работы

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.

Литература

ü Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.

ü Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.