Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий.

В процессе управления часто приходит­ся сталкиваться с такими задачами, реше­ние которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и ин­формацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, засе­даниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д.

В зависимости от вида совещания, количества участников и вре­менных рамок проводятся различные подготовительные организаци­онно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действу­ющими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодич­ность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указани­ем должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие колле­гиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документа­ции этого коллегиального органа. Для организации крупных совеща­ний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделе­ний. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с указания руково­дителя о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоян­но действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют пла­ны работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, сек­ретарь должен сразу обдумать место проведения совещания. Опера­тивные совещания с небольшим количеством участников часто прово­дятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих кол­легиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседа­ний. Но в том случае, когда имеются приглашенные и общее количе­ство участников требует большего помещения, необходимо к его вы­бору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество за­пасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помеще­ние, учитывают возможность применения технических средств и обору­дования.

На основании указаний руководителя и по согласованию с ним разра­батывается повестка дня. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

Коллегиальные органы имеют годовые, квартальные и месячные планы работы. При формировании повестки дня заседания такого орга­на выносятся на обсуждение как плановые вопросы, так и оператив­ные - по указанию руководителя.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить воп­росы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения при­глашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об".

Список участников - это второй документ, который должен под­готовить секретарь. Если это заседание постоянного коллегиально­го органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, полагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем.

Четкой организации работы способствует составление списка по определенной форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подго­товки и проведения совещания. Например:

Список участников совещания 05.09.2001

Имея повестку дня, список участников, зная время и место прове­дения совещания, секретарь приступает к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблагов­ременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе опо­вещения одновременно уточняется и список участников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания - работники одной организации, секретарю до­статочно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным спо­собом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они ис­пользуются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указа­ния, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные усло­вия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость под­тверждения участия и т.д.

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего ис­пользуются современные формы связи - факс или компьютерная по­чта.

В случае отправки письменного приглашения любой формой свя­зи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до ад­ресата. Отправив приглашение, секретарь в списке участников сове­щания делает отметку о посылке письма, телефонограммы, оповеще­нии по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участни­кам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К та­ким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, по­зволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос-отчеты, таб­лицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту помимо подготов­ки совещания руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предпо­лагает сделать. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядитель­ных документов, отчетов, актов ревизий, справок, писем и т.д.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения ито­говых документов и собирается совещание. Наличие проектов позво­ляет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их об­судить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотруд­ников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть со­браны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Сегодня эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необ­ходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, орга­низация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.

На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участни­ков совещания, секретарь знает, кто приедет из других городов. По каждому такому участнику совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабаты­вают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию секретаря, ответственного за организацию совещания, бро­нируются места в гостиницах и общежитии.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обес­печении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, ав­тобус для встреч, проводов, доставки участников от места прожива­ния к месту проведения совещания.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в ра­бочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. Важно помнить, что в определенных случаях совеща­ния стенографируются или организуется запись совещания на маг­нитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место сте­нографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.

Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:

1 Выработка повестки дня, определение круга участников и вре­мени совещания;

2 Определение места совещания (выбор помещения);

3 Оповещение участников совещания:

а. составление приглашения;

б. передача приглашения.

4 Уточнение списка участников;

5 Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

а. основного сообщения;

б. справочно-информационных материалов;

в. проекта решения.

6 Организация рабочей группы совещания и распределение обя­занностей;

7 Определение финансовых расходов;

8 Проведение организационных мероприятий:

а. заказ гостиницы;

б. заказ транспорта;

в. организация кофе-паузы;

г. организация культурно-массовых мероприятий;

д. закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

9 Проверка готовности помещения (количество мест и техничес­кая оснащенность).

Приступая к подготовке совещания, секретарю хорошо иметь та­кой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Литература

ü Кузнецова Т.В. Секретарское дело/ Т.В. Кузнецова.- М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез», 2002.- 334 с.