Деловой этикет и имидж секретаря.

Деловой этикет - свод норм и правил наиболее целесообразного по­ведения, которое должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях.

Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и внешнего вида секретаря, манеры общения с партнерами, со­служивцами и руководителем, ведения телефонных переговоров, опреде­ляет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, т. е. предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потре­буются секретарю, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, и не только связанной с его работой.

Секретарю необходимо найти свой имидж (образ, облик), развивать в себе такие качества, как вежливость, деликатность, тактичность, умение контролировать свои поступки в самых непредвиденных ситуациях, уве­ренность в себе. Все это в совокупности станет основой успешной карьеры.

Приветствие

Одно из правил этикета содержит ответ на вопрос: кто должен здоро­ваться первым при встрече?

Первым приветствует: мужчина - женщину (но секретарь - руково­дителя), младший по возрасту - старшего.

Вошедший в приемную, независимо от должности, первым здоровает­ся с присутствующими. Но если посетитель этого не сделал, секретарь не должен акцентировать внимание на этом. Вполне возможно, что вошед­ший перегружен своими проблемами и просто забыл о приветствии.

Секретарь должен здороваться со всеми, кто входит в приемную. Лучше приветствовать своего шефа, руководителей высокого ранга и по­четных гостей вставая из-за рабочего стола, если видите их в этот день впервые.

Секретарю не следует первым подавать руку для рукопожатия. Но от­вечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.

Представление

Секретарю приходится знакомить людей. При представлении необхо­димо придерживаться следующих правил:

- мужчину представляют женщине;

- молодого сотрудника представляют более старшему по возрасту;

- рядового сотрудника представляют более высокопоставленному;

- одного работника представляют нескольким сотрудникам.

Если вам нужно представить кого-то, непременно уточните заранее информацию о человеке, его послужном списке. Убедитесь, что точно знаете должность, занимаемую им в настоящее время.

Прощание

Каждое знакомство, каждая встреча неизбежно завершаются проща­нием. Если вы собираетесь уходить, нужно дождаться паузы в разговоре и, встав, сказать собеседникам: "До свидания. Надеюсь, мы еще встре­тимся". Можно короче: "Рада была увидеться с вами". Любезные собе­седники отвечают, что они также были рады встрече.

Если одна женщина выразила надежду на новую встречу, другая долж­на ей ответить: "Я также надеюсь" или просто: "Благодарю".

Одежда секретаря

Вопрос о том, какой подход в части одежды оптимален, каждая ком­пания решает исходя из того, какой имидж она хочет сформировать.

Стиль одежды зависит не только от сферы бизнеса, в котором дейст­вует фирма, и ее корпоративной культуры, но и от субъективных пред­ставлений руководителя о том, как должен выглядеть секретарь.

По внешнему виду секретаря обычно можно безошибочно сделать вывод о порядках, принятых в организации, да и в целом о ее солидно­сти. Поэтому костюм для секретаря также обязателен, как и для руково­дителя. Естественно, что каждая женщина стремится к индивидуально­сти, сама формирует стиль и манеру одеваться. Универсальные правила тем не менее существуют. Одежда может быть модной, но должна быть скромной и неброских цветов. Экспериментировать можно с кроем и аксессуарами. Если хочется яркости, то достаточно чуть-чуть усилить ее в макияже. В одежде секретаря должен преобла­дать деловой стиль, в котором важны два ключевых момента - классика и элегантность. Не спорить с модой, но и не идти на ее острие - вот к чему следует стремиться в деловой сфере. Простой и удобный костюм без кричащих аксессуаров создаст секретарю репутацию практичного и толкового сотрудника. Аккуратно, с чувством достоинства и без лишней броскости одетый секретарь внушает больше доверия, чем одетый под­черкнуто манерно или кое-как.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть и красивой, и удобной, прежде всего потому, что безуко­ризненно и со вкусом одетый человек чувствует себя уверенней и лучше.

Одежда не обязательна должна быть дорогой, но она должна быть чистой и хорошо пошитой. Основа гардероба делового человека - костюм.

Главное достоинство костюма - его универсальность. Женский кос­тюм - жакет, юбка или брюки. Дополнением к нему является жилет. Зачастую им пренебрегают при покупке костюма, а напрасно - именно жилет позволяет преподносить костюм каждый раз по-новому.

Работа секретаря весьма разнообразна - приходится и много сидеть, и много двигаться. Поэтому особое значение приобретает качество тка­ни. Это должна быть несминаемая высококачественная костюмная или плательная шерсть с очень небольшим процентом синтетики.

Общее впечатление зависит и от того, как сшит костюм. Один из главных недостатков в одежде, к сожалению, часто встречающийся у ок­ружающих, - плохо сидящие вещи. При выборе одежды следует руково­дствоваться правилом: пусть костюм будет более свободен, нежели слиш­ком тесен.

Как минимум, секретарю необходимы два костюма, все части которых сшиты из одной ткани. При этом наиболее удобно и вариативно приоб­рести один костюм-тройку с брюками, а второй - с юбкой. Все после­дующие покупки: блузки и кофточки подбираются с учетом этой основы вашего гардероба. Если второй костюм по цвету, стилю и фактуре сочета­ется с первым, это значит, что у вас имеется несколько дополнительных костюмов. Каждый раз продумывайте свой гардероб в целом. Разнообразь­те свой гардероб не за счет количества, а за счет новых комбинаций. При этом запомните, легко сочетаются только однотонные вещи, и к ним про­ще подобрать аксессуары и компоненты. Только однотонные ткани дают полную свободу. Чистые тона - красный, зеленый, желтый, ярко-синий могут только дополнять, т. е. исполнять роль деталей, цветовых пятен.

Выбранной цветовой гамме должны быть подчинены все слагаемые облика, от обуви до верхней одежды, включая оправу очков. Этой же гамме подчиняются и макияж, и цвет волос.

Следует стремиться к тому, чтобы в гар­деробе одна вещь была неразрывно связана с другой. Форма туфель, сум­ки и даже очков подчиняются единому силуэту (например, закругленным полочкам жакета и лацканам должна соответствовать закругленность уг­лов сумки). Создать иллюзию разнообразия туалетов можно сменой обу­ви, поясов, украшений, прически.

Таким образом, имея два качественных костюма, вы будете всегда вы­глядеть респектабельно.

Существует международное правило этикета, по которому не следует приходить в одной и той же одежде 2 дня подряд.

Во многих серьезных компаниях пятница считается днем, когда можно одеваться в свободном стиле. Допустимы джинсы, свитера, нарядные туале­ты. Но заходить слишком далеко в проявлениях свободы все равно не стоит.

Волосы, уложенные в прическу, неброский макияж, аккуратный ма­никюр и хорошая обувь - одни из главных составляющих имиджа со­временного секретаря.

Форма туфель деловой женщины предельно простая - классические ло­дочки на устойчивом каблуке; цвет - темный (черный или коричневый - в зависимости от цвета костюма). Чтобы ноги не уставали, рекомендуется носить обувь с высотой каблука не более 3-4 см. Цвет обуви постарайтесь сочетать с цветом костюма. Летом туфли могут быть светлыми - серых или бежевых тонов. Рекомендуется, чтобы обувь была темнее юбки.

Не годятся также всевозможные украшения: пряжки, бантики, цепоч­ки, вышивка, инкрустация и пр. Чем проще модель, тем точнее она со­ответствует деловому стилю.

И еще раз об основном правиле — находиться в приемной в зимних сапогах или ботинках недопустимо, как бы изящны они ни были. Секре­тарь должен иметь сменную офисную обувь.

Следите за модой в дизайне наручных часов. Достойная, современная модель часов преобразит ваш облик.

Очки предназначены не только для коррекции зрения. Как ни одна другая деталь, они способны изменить облик человека до неузнаваемо­сти: придать стильность, скрыть некрасивую форму носа, смягчить гру­боватые черты, добавить лицу солидности или, напротив, омолодить его. Неудачно подобранные очки могут сделать человека смешным, нелепым, старомодным. Стилисты давно используют очки для создания определен­ного имиджа. Очки должны быть украшением секретаря. Эта деталь наи­более заметна, поэтому не стоит покупать дешевую оправу.

Чулки или колготы - для секретаря обязательны в любое время года. Они должны быть светлыми: телесного цвета, дымчатыми, цвета легкого загара. Их оттенки всегда должны гармонировать с цветом юбки.

Если вы хотите произвести впечатление настоящего профессионала, ваши визитка, зонт, сумка, записная книжка, ручка должны быть отлич­ного качества. Предметы, которые окружают человека, являются как бы его продолжением и слагаемыми его имиджа. И именно в деталях можно проявить себя, подчеркнуть свою индивидуальность и неповторимость.

Литература

ü Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.