Оценка уровня организации системы управления
Организационные изменения, проектируемые в каком-либо проекте, требуют первоначальной оценки уровня организации данной системы для того, чтобы точно выработать предложения по совершенствованию объекта.
Уровень организации системы управления предприятием характеризуется рядом показателей состояния системы управления в тот или иной период ее функционирования. Уровень организации системы управления — обобщенная качественная характеристика степени совершенства организации управления — рассчитывается как среднеарифметическая, среднегеометрическая или средневзвешенная величина значений частных показателей (коэффициентов).
Методически правильным представляется подход к уровню организации системы управления с позиции качества построения и функционирования системы управления.
В настоящее время отсутствует общепринятая методика для однозначной оценки организации системы управления и стандартов, устанавливающих нормативные значения показателей уровня. Поэтому для характеристики уровня организации системы управления применяются разнообразные подходы, основанные на оценке результативности и эффективности управления. Однако для проектирования новых и рационализации действующих систем управления важно знать влияние различных организационных характеристик на эффективность системы управления. Поэтому для определения уровня организации системы управления используется система показателей. В общем случае для оценки уровня организации системы управления любого иерархического уровня целесообразно устанавливать ведущий показатель (показатели), обобщающий все другие организационные характеристики.
При формировании состава показателей, характеризующих уровень организации системы управления организацией, следует руководствоваться следующими положениями:
· система показателей должна отвечать требованиям полноты (комплексности) описания системы управления организацией;
· структура показателей оценки уровня организации системы управления должна соответствовать структуре показателей оценки уровня организации производственной системы;
· состав показателей целесообразно (по возможности) формировать на основе технико-экономических показателей, используемых в системе учета и отчетности организации;
· система показателей может включать абсолютные и относительные показатели;
· показатели должны быть количественно измерены.
Принципы отбора показателей:
· охват всех элементов системы управления, т.е. система показателей должна включать ключевые показатели, характеризующие состояние всех элементов системы управления;
· включение показателей, характеризующих экономичность деятельности системы управления;
· включение показателей, характеризующих состояние производственной системы в целом, так как это состояние зависит от функционирования системы управления, ее результативности.
Уровень организации системы управления организацией целесообразно оценивать не только по всей системе управления, но и по отдельной подсистеме или элементу, а также по системе управления отдельными производственными звеньями.
Коэффициент качества выполнения управленческих функций (Кк.ф.у.) определяется по формуле:
где
К1 – Коэффициент использования технических средств управления при выполнении функции
К2 – Коэффициент организации рабочих мест исполнителей функций
К3 - Коэффициент нормирования труда исполнителей функций
К4 - Коэффициент регламентации функций управления
К5 - Коэффициент дублирования функций управления
К6 - Коэффициент использования рабочего времени в производственных подразделениях, зависящих от работы аппарата управления
Коэффициент ритмичности работы аппарата управления (Кр.у.) определяется по формуле:
Кр.у.= 1— П1/ П2, где
П1 — количество зафиксированных задержек выполнения управленческих функций (процедур) за анализируемый период;
П2 — количество своевременно выполненных функций (процедур) за тот же период.
Коэффициент, характеризующий уровень организации управленческого труда (Ко.т.) определяется по формуле:
Ко.т. = (K1+ К2 + К3 + К4 + К5)/5, где
К1 – Уровень использования рабочего времени
К2 – Уровень технической оснащенности труда
К3 – Уровень условий труда
К4 – Уровень организации рабочих мест
К5 – Уровень нормирования труда
Коэффициент охвата функций управления автоматизацией (Кф.а.) характеризует уровень автоматизации управления на базе компьютеризации рабочих мест управленческого персонала, внедрения сетевых технологий и пр. Кф.а. определяется по формуле:
Кф.а. = Nза/Nа,
где: Nза — количество задач управления, решаемых автоматизированным способом фактически;
Na — количество задач управления, которые могут быть автоматизированы.
Коэффициент уровня организации делопроизводства (Ко.д.) определяется по формуле:
Ко.д. = (К1+К2+К3)/3, где
К1 – Уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации
К2 – Уровень оперативности размножения документов
К3 - Уровень оперативности работы с письмами
Коэффициент, характеризующий уровень внедрения новых методов организации управленческого труда (Кн.м), определяется по формуле:
Кн.м. = (Ку + Кп)/2, где
Кп - Уровень внедрения новых методов в подразделениях производственной системы
Ку - Уровень внедрения новых методов в подразделениях системы управления
Коэффициент уровня регламентации технологических процeccoв управления (Ку.р.) определяется по формуле:
Ky.p. = N1/N2
где: N1 — количество функций (процедур), на которые разработаны регламентирующие документы (технологические карты, оперограммы и т.д.);
N2 — общее количество функций (процедур).
Коэффициент, характеризующий степень полноты реализации принимаемых решений (Кс.р.) определяется по формуле:
Кср = К1/К2,
где: К1 — количество решений своевременно реализованных на предприятии за определенный период;
К2 — общее количество решений, намеченных для реализации за этот же период.
Коэффициент экономичности аппарата управления (Кэу) характеризует степень соответствия сложившейся на предприятии структуры и численности аппарата управления требованиям, предусмотренным оптимальной структурой, атакже нормативами численности работников для данного предприятия.
Кэу = (Пн х Пф) х (Чн/Чф),
Пн — количество структурных подразделений, предусмотренных оптимальной структурой и отвечающих нормативным условиям для формирования (по численности работающих);
Пф — общее фактическое количество структурных подразделений;
Чн — нормативная численность работников, чел.
Чф — фактическая численность работников (при Чф < Чн их отношение принимается равным единице).
Экономичность аппарата управления (Кэа) можно оценивать также по формуле:
Кэа = Зп/Зф, где
Зп — плановые затраты на содержание аппарата управления;
Зф — фактические затраты на содержание аппарата управления.
Кэа можно также определить как отношение затрат на управление к стоимости производственных фондов предприятия.
Коэффициент ритмичности производства (Крп) характеризует деятельность аппарата управления по обеспечению равномерности выпуска заданной продукции за определенное календарное время (сутки; декаду, месяц и т.д.). Достижение высокого уровня ритмичности предполагает четкое оперативно-календарное планирование и управление, взаимоувязанную работу всех функциональных и производственных подразделений организации.
Этапы оргпроектирования работ по регламентации и состав проектной документации
Регламентация управленческого труда персонала — составная часть общего процесса организационного проектирования системы управления. Системный подход к разработке проектов по управлению всеми уровнями иерархии позволяет комплексно решить данную проблему. Проектируются все функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления, все составляющие их элементы:
· функции;
· оргструктура и технология управления;
· кадры;
· информация;
· методы и технические средства управления;
· управленческие решения.
Проектируются взаимосвязи этих компонентов целостной системы между собой внутри системы, а также с внешней средой.
В общем виде проект системы управления организацией состоит из:
· технико-экономического обоснования (ТЭО) целесообразности и необходимости совершенствования системы управления;
· задания на оргпроектирование (ЗО);
· организационного сущего проекта (ООП);
· организационного рабочего проекта (ОРП).
Процесс разработки и внедрения проекта системы управления организацией состоит из трех стадий:
· предпроектная подготовка;
· проектирование;
· внедрение.
Технико-экономическое обоснование (ТЭО) целесообразности и необходимости совершенствования системы управления касается производственно-хозяйственной и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления организацией.
ТЭО состоит из следующих разделов:
· введение;
· характеристика существующей производственной системы и системы управления;
· цели и критерии совершенствования системы управления;
· ожидаемые технико-экономические результаты совершенствования системы управления;
· выводы и предложения.
Основной раздел этого этапа «Характеристика существующей производственной системы и системы управления», включает:
– характеристику производственной системы организации и ее основных элементов (кадры производства, средства и предметы труда, методы организации производства, технологию производства, производственные функций, производственную структуру, продукцию);
– характеристику системы управления организации и ее составных частей: подсистемы линейного руководства, целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем (кадры управления, технические средства управления, информация, методы организации управления, технология управления, функции управления, оргструктура управления, управленческие решения);
– перечень и характеристику недостатков, резервов, узких мест в производственной системе и системе управления (в том числе по отдельным составляющим их элементам);
– оценку производственных потерь из-за недостатков в производственной системе и системе у правления в целом и по составляющим их элементам, степень ухудшения технико-экономических и, социальных показателей деятельности.
Данный раздел включает также результанты обследования существующей производственной системы и системы управления организацией,
Задание на оргпроектирование (З0) системы управления — исходный документ для разработки проекта совершенствования системы управления организацией.
В состав ЗО рекомендуется включать следующие разделы:
· основание для разработки проекта совершенствования системы управления;
· цель разработки проекта;
· результаты анализа состояния производства и управления организацией;
· требования к построению системы управления организацией;
· предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления;
· технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта совершенствования системы управления;
· состав, содержание и организация работы по разработке и внедрению проекта;
· порядок приемки проекта совершенствования системы управления организации;
· источники информации, используемые при разработке проекта.
Важнейший раздел этапа ЗО — «Требования к построению системы управления организации» — содержит формулировки требований к системе управления в целом, к подсистемам и элементам системы управления.
Здесь излагаются важнейшие закономерности, принципы и правила построения системы управления и отдельных ее частей (подсистем, элементов), требования к качеству выполнения функций системы управления организации.
В разделе «Предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления» приводятся направления совершенствования специализации производства и производственной структуры предприятия. Особое внимание отводится рассмотрению предложений по совершенствованию системы управления в целом, в том числе по совершенствованию функционирования отдельные подсистем. При этом предложения должны включать направления развития всех элементов каждой из подсистем.
Организационный общий проект (ООП) системы управления организацией разрабатывается на основе утвержденного 30 на систему управления организации.
Документация этой стадии проектирования должна состоять из:
· общесистемной документации;
· документации подсистемы линейного руководства;
· документации целевых подсистем;
· документации функциональных подсистем;
· документации подсистем обеспечения.
· кобщесистемной документации относятся:
· ведомость документов проекта;
· проект специализации организаций и цехов основного производства;
· схема проектируемой производственной структур с описанием;
· схема организационной структуры управления с описанием;
· основной стандарт организации на систему управления;
· пояснительная записка к проекту;
· проект плана мероприятий по подготовке к внедрению проекта;
· расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта.
Пояснительная записка содержит проектные решения по совершенствованию управления и материалы по рационализации функционирования подсистемы линейного руководства, целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем по элементам каждой подсистемы, а именно:
· расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта;
· исходные данные для расчета экономической эффективности;
· расчет единовременных затрат;
· расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты, на электроэнергию, амортизационные отчисления» текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные расходы, накладные расходы).
Документация подсистемы линейного руководства, функциональных, целевых подсистем и подсистем обеспечения управления включает основной стандарт организации на соответствующую подсистему, положения о должностные лицах дирекции и о подразделениях
Организационный рабочий проект (ОРП) системы управление организацией разрабатывается на основе утвержденного организационного общего проекта (ООП) системы управления организацией. Цель рабочего проекта — разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления, проведения приемосдаточных работ, а также обеспечения нормального функционирования системы управления организацией.
Рабочая документация стадии рабочего проектирования должна состоять из:
· общесистемной документации;
· документации подсистемы линейного руководства;
· документации целевых подсистем;
· документации функциональных подсистем;
· документации подсистем обеспечения.
Содержание рабочей документации пояснительной записки к рабочему проекту отличается от такового к общему проекту более глубокой детализацией проектных решений по совершенствованию управления и дополнительными сведениями о составе проекта, отзывах на проект и источниках информации.
Этап внедрения (В) проекта совершенствования системы управления включает в себя стадии:
· материально-технической подготовки;
· профессиональной подготовки управленческих работников;
· социально-психологической подготовки работников организации;
· разработки системы стимулирования внедрения проекта;
· опытного внедрения и внедрения проекта;
· контроля за ходом внедрения;
· расчета фактического экономического эффекта от внедрения проекта;
· проведения приемо-сдаточных работ.
Материально-техническая подготовка внедрению проекта, начинающаяся на стадии общего проектирования, заключается в подготовке к проведению работ по строительству или перестройки; отдельных помещений, закупке, монтажу и наладке технических средств управления, предусмотренных проектом.
Профессиональная подготовка управленческого персонала заключается в обучении, переподготовке и повышении квалификации работников аппарата управления для работ в новых условиях функционирования системы управления организацией.
Социально-психологическая подготовка работников аппарата управления состоит в проведении бесед и лекций среди управленческого и производственного персонала организации для разъяснения необходимости и эффективности намечаемой перестройки производственной системы и системы управления организацией.
Разработка системы стимулирования внедрения проекта заключается в формировании на период внедрения специальных положений о материальном и моральном поощрении участников внедрения проекта: В качестве источника финансирования расходов по внедрению могут использоваться себестоимость продукции или прибыль.
Опытное внедрение и внедрение осуществляется в соответствии со сводным планом мероприятий по внедрению проекта, утвержденным на стадии разработки ОРП. Опытное внедрение отдельных мероприятий или НТД может начинаться на стадии ОРП. Начало, сроки и состав комиссии по приемке результатов внедрения конкретного мероприятия определяются приказом, изданным заказчиком и согласованным с разработчиком.
Контроль за ходом внедрения осуществляется руководством организации, ответственными исполнителями от заказчика и исполнителем по отдельным подсистемам системы управления.
Расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта содержит уточняющие расчеты экономической эффективности, осуществляемые на стадии рабочего проектирования.
Приемку системы управления осуществляет приемочная комиссия из представителей заказчика, исполнителя и вышестоящей организации. По окончании работы комиссии составляется акт о внедрении проекта.