Информационная поддержка - процесс информационного обеспечения, ориентированный на пользователей информации.
Информационная поддержка используется при подготовке и реализации управленческих решений.
Для того чтобы организовать любое мероприятие, необходима маленькая, но очень важная деталь - повод. Исходя именно из этой детали, складывается сценарий любого мероприятия.
День рождения компании, юбилей руководителя, новогодняя вечеринка, деловой конгресс, все эти события объединяет одно - наличие повода, который в свою очередь является причиной для организации мероприятия.
Далеко не каждая event компания занимается информационной поддержкой мероприятий, и это понятно, так как для осуществления данной услуги необходимо четко понимать информационный повод конкретного события. Именно тот повод, который будет интересен, прежде всего, средствам массовой информации.
Наличие информационного повода является ключевым моментом, при подготовке информационной поддержки, от этого напрямую зависит успех проводимого информационного мероприятия.
Актуальность информационного повода определяет грамотно написанный пресс-релиз. Профессиональный журналист или PR-щик четко знает, в каком ключе нужно подать информацию, чтобы привлечь максимальный интерес со стороны СМИ, именно от него зависит насколько будет интересно то или иное события.
Привлечение информационных спонсоров также является одним из основных моментов в организации информационной поддержки.
Для потенциального информационного партнера каждый спонсорский пакет представляет собой совокупность информационных услуг. После получения такого пакета потенциальный информационный партнер формирует встречное предложение по информационной поддержке. Таким образом, исходя из объема предлагаемых информационных услуг, формируется статус каждого информационного партнера. На основе спонсорского пакета, определяются взаимоотношения между организаторами события и средствами массовой информации, которые осуществляются на бартерной основе.
Специальные мероприятия призваны решать следующие коммуникационные, информационные и имиджевые задачи:
· обеспечение постоянного присутствия компании в информационном поле
· привлечение внимания журналистов и целевой аудитории к компании (ее продукции) или персоне
· создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта
· взаимодействие с целевыми группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений)
· получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии
· демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности
· создание дополнительного источника информации о компании (у компании появляется важное и вполне контролируемое средство распространения информации)
Информационная поддержка мероприятия. Безусловно, ваша аудитория должна узнавать о событии заранее. В зависимости от формата и масштабности мероприятия и характеристик аудитории для мероприятий местного значения достаточным является период от месяца до двух недель. Чем более масштабным является ваше мероприятие, чем больших временных и финансовых затрат требует участие в нем, тем раньше должно начаться оповещение.
Способы оповещения зависят от формата мероприятия и предполагаемой аудитории. Это может быть директ-маркетинг — если речь идет о мероприятиях корпоративного формата и круг приглашаемых лиц известен заранее и ограничен, либо реклама в СМИ, если мероприятие носит открытый и массовый характер. Для массовых мероприятий эффективными будут наружная реклама и лефлетинг (раздача информационных листовок). В случае с аудиторией моложе 35 лет уместно использовать Интернет.
В любом случае при подборе арсенала информационных средств надо учитывать не только целевую аудиторию события, но и характер самого мероприятия, уместность информации о нем в рамках того или иного информационного ресурса.
Вторая волна информации о вашем мероприятии должна быть запущена после его проведения. Это так называемые «пост-выходы» информации в СМИ и Интернете. В случае мелких мероприятий и мероприятий, рассчитанных на ограниченный круг людей, без этого можно обойтись, но не стоит забывать о том, что любое упоминание мероприятия в СМИ в формате новостей — повышает статус события, придает ему значимость, как в глазах участников, так и в глазах остальной публики. К тому же, это лишний способ напомнить потребителям о вашей марке и ее позиционировании. Поэтому, если есть возможность раздуть мероприятие в некий информационный повод, не стоит от него отказываться.
Например, для инновационного интеллектуалльноемкого бизнеса это может быть проведение конференций по острым социальным проблемам, связанным с тематикой этого бизнеса — с приглашением на них представителей заинтересованных медиа и общественных организаций. Подобные мероприятия и последующее информационное их освещение помогут спозиционировать компанию, придать ей статус и известность в нужных кругах, заинтересовать общественность своими продуктами и услугами, заявить о себе как о надежном и ответственном игроке рынка.
В любом случае, планируя специальное мероприятие, задумайтесь: а нельзя ли раздуть из него достаточно интересный информационный повод? Если ваше мероприятие носит социальнозначимый характер, возможно СМИ пойдут на то, чтобы бесплатно опубликовать о нем информационный материал. Если же мероприятие чисто коммерческое — возможно стоит дать информацию на платной основе. Хорошим каналом бесплатной коммуникации могут быть различные новостные ленты на интернет-порталах — достаточно будет выслать пресс-релиз и фотографии с мероприятия. Впрочем, отдельные издания тоже могут опубликовать подобные пресс-релизы в формате новостей. Чем больше ваше мероприятие будет обсуждаться и озвучиваться после его проведения — тем лучше, тем больше эмоций свяжется с вашей маркой, причем не только у людей, которые побывали на мероприятии, но и у остальной публики.
Главное здесь, также как и при планировании остальных элементов event-marketing, помнить об уместности и целесообразности того или иного сообщения в том или ином контексте или формате.
Так же необходимо помнить о медиапланировании.
Media Planning – комплекс процедур по анализу целевой аудитории, выбору наиболее оптимальных (с точки зрения эффективности и стоимости программы размещения рекламного материала) рекламных носителей и рекламных инструментов, доступных на этих носителях, формированию
схемы размещения, оценке ее медиаэффектов, оценке результатов рекламной кампании.