Публичные презентации, аргументации и возражения

Презентации. Одной из распространенных коммуникативных форм, широко используемых в современной практике взаимодей­ствия в условиях конкуренции, стала презентация, средствами реализации которой, как правило, являются техники задавания вопросов, формулирования ответов, аргументации и возражения. Именно в презентациях новой идеи, проекта, книги, продвиже­ния товара, услуги, рок-группы, открытия новой фирмы, выс­тавки — убеждающие компоненты превалируют.

Презентация (от англ.от лат.— пред­ставление; торжественное ознакомление; предъявление чего-л.) — это публичное представление.

Целей презентации может быть несколько:

- создать о себе (об организации, о товаре) положительное общественное мнение;

- вызвать интерес, продемонстрировать возможности, преиму­щества;

- убедить других принять ваши идеи, предложения, заключить договора, контракты;

- проявить лидерские качества и интеллектуальный потенциал презентаторов;

- продемонстрировать качество и сервис и пр.

Поскольку презентация — это процесс коммуникации, то на него распространяются все правила эффективного общения: пуб­личного говорения и слушания, использования всех сенсорных каналов, невербальных и аудиовизуальных средств влияния. Для эффективной презентации важен также процесс дистилляции, т. е. отбора из всей информации самой существенной, убедительной

и доказательной. Кроме того, презентация — это творчество, ко­торое предполагает не только подготовленность и импровизацию, но и искусство маневрирования разнообразными средствами с учетом целей, особенностей аудитории и актуальности момента.

При подготовке текста презентации необходимо помнить, что процедура презентации — это отточенный алгоритм, для реали­зации которого следует соблюдать правило трех, т.е. использовать не менее трех ключевых пунктов.

Открывающая часть презентации — введение, далее следуют: ключевой пункт 1, переход, ключевой пункт 2, переход, ключе­вой пункт 3, затем обзор и заключение. Оставшееся время отво­дится ответам на вопросы.

Для презентации необходимо спланировать краткие выступле­ния авторов (новой книги, изделия); специалистов, которые мо­гут профессионально рассказать о новинках; экспертов, способ­ных подтвердить преимущества, качественные характеристики, удовлетворяющие разнообразные потребности потребителей. Кроме того, в целях демонстрации товара или услуг (например, образо­вательных — тренинг развития навыков общения) подготавлива­ются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования.

Большое значение для успешной презентации имеет выбор ве­дущего и подготовка его к презентации. Это должен быть обая­тельный, умный, знающий проблему, энергичный, не злоупот­ребляющий юмором профессионал. Первое впечатление о пред­мете презентации создает внешний вид ведущего. Его осанка, поза, жестикуляция, общий эстетический облик имеют зачастую реша­ющее значение. Однако более всего влияет на первое впечатление речь ведущего. Вербальное содержание речи должно быть грамот­ным, с правильными ударениями, а подача информации — экс­прессивной и убедительной. Факты, используемые в презентации, должны быть безупречны и организованы в определенной логи­ческой последовательности.

Признаки эффективно представленной информации на пре­зентации:

-увлекательность (внимание);

-содержательность (для слушателей);

- запоминаемость (чтобы запомнили);

- активизация (побуждает к действию);

- сбалансированность (гармония объективной информации и индивидуального стиля).

Более привлекательной делают презентацию визуальные тех­нические средства. Особенно важна визуализация на тех презента­циях, где аудитория обширна и возможность непосредственных контактов с консультантами и экспертами для многих маловеро­ятна. В этих случаях информация представляется во всех пяти сенсорных каналах: увидеть, услышать, почувствовать, попробовать, почуять особый аромат (если это презентация парфюмерии, цве­точного магазина или кофе).

Поэтому на презентациях обычно широко практикуются спе­циальные выставочные стенды, плакаты, витрины, демонстра­ция фильмов, стеллажи с товаром, который можно потрогать ру­ками, и практическая демонстрация деятельности приборов или механизмов — такая презентация более убедительна, красноречи­ва и достоверна.

Подготовка к презентации включает в себя разработку сцена­рия, составление подробного плана подготовки и проведения, написание всех необходимых текстов, рекламных материалов, за­купку сувениров.

Успешная презентация включает следующие элементы, влияющие на ее результативность (5 «С» презента­ций):

структура презентации — компоненты, из которых она состо­ит; в ней должны быть все необходимые, перечисленные выше, части;

содержание презентации — все, что оказывает наибольшее вли­яние на восприятие аудитории;

стиль презентации — может быть высокий, деловой, дружеский, т.е. такой, который создает необходимую для конкретной ситуации атмосферу, формирует и демонстрирует корпоративный имидж, но при этом позволяет полностью отразить предмет презентации;

сопровождение презентации — все, что окружает, внешние составляющие самого пространства, где происходит презента­ция (зал, столы и стулья, их расположение, количество людей, флип-чарты, доски, ноутбуки, слайды), все, что влияет на эф­фективность и пробуждение необходимых эмоций слушателей;

ситуативное управление — поддерживание постоянного кон­такта с аудиторией, установление обратной связи с ней и адек­ватное реагирование на ее поведение, корректные ответы на во­просы, взаимодействие с «провокаторами» (людьми, имеющими негативное отношение к проблеме, иные взгляды и позиции), оптимальное невербальное поведение, соблюдение регламента.

Все перечисленные элементы должны быть тщательно отрабо­таны.