Презентации. Одной из распространенных коммуникативных форм, широко используемых в современной практике взаимодействия в условиях конкуренции, стала презентация, средствами реализации которой, как правило, являются техники задавания вопросов, формулирования ответов, аргументации и возражения. Именно в презентациях новой идеи, проекта, книги, продвижения товара, услуги, рок-группы, открытия новой фирмы, выставки — убеждающие компоненты превалируют.
Презентация (от англ.от лат.— представление; торжественное ознакомление; предъявление чего-л.) — это публичное представление.
Целей презентации может быть несколько:
- создать о себе (об организации, о товаре) положительное общественное мнение;
- вызвать интерес, продемонстрировать возможности, преимущества;
- убедить других принять ваши идеи, предложения, заключить договора, контракты;
- проявить лидерские качества и интеллектуальный потенциал презентаторов;
- продемонстрировать качество и сервис и пр.
Поскольку презентация — это процесс коммуникации, то на него распространяются все правила эффективного общения: публичного говорения и слушания, использования всех сенсорных каналов, невербальных и аудиовизуальных средств влияния. Для эффективной презентации важен также процесс дистилляции, т. е. отбора из всей информации самой существенной, убедительной
и доказательной. Кроме того, презентация — это творчество, которое предполагает не только подготовленность и импровизацию, но и искусство маневрирования разнообразными средствами с учетом целей, особенностей аудитории и актуальности момента.
При подготовке текста презентации необходимо помнить, что процедура презентации — это отточенный алгоритм, для реализации которого следует соблюдать правило трех, т.е. использовать не менее трех ключевых пунктов.
Открывающая часть презентации — введение, далее следуют: ключевой пункт 1, переход, ключевой пункт 2, переход, ключевой пункт 3, затем обзор и заключение. Оставшееся время отводится ответам на вопросы.
Для презентации необходимо спланировать краткие выступления авторов (новой книги, изделия); специалистов, которые могут профессионально рассказать о новинках; экспертов, способных подтвердить преимущества, качественные характеристики, удовлетворяющие разнообразные потребности потребителей. Кроме того, в целях демонстрации товара или услуг (например, образовательных — тренинг развития навыков общения) подготавливаются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования.
Большое значение для успешной презентации имеет выбор ведущего и подготовка его к презентации. Это должен быть обаятельный, умный, знающий проблему, энергичный, не злоупотребляющий юмором профессионал. Первое впечатление о предмете презентации создает внешний вид ведущего. Его осанка, поза, жестикуляция, общий эстетический облик имеют зачастую решающее значение. Однако более всего влияет на первое впечатление речь ведущего. Вербальное содержание речи должно быть грамотным, с правильными ударениями, а подача информации — экспрессивной и убедительной. Факты, используемые в презентации, должны быть безупречны и организованы в определенной логической последовательности.
Признаки эффективно представленной информации на презентации:
-увлекательность (внимание);
-содержательность (для слушателей);
- запоминаемость (чтобы запомнили);
- активизация (побуждает к действию);
- сбалансированность (гармония объективной информации и индивидуального стиля).
Более привлекательной делают презентацию визуальные технические средства. Особенно важна визуализация на тех презентациях, где аудитория обширна и возможность непосредственных контактов с консультантами и экспертами для многих маловероятна. В этих случаях информация представляется во всех пяти сенсорных каналах: увидеть, услышать, почувствовать, попробовать, почуять особый аромат (если это презентация парфюмерии, цветочного магазина или кофе).
Поэтому на презентациях обычно широко практикуются специальные выставочные стенды, плакаты, витрины, демонстрация фильмов, стеллажи с товаром, который можно потрогать руками, и практическая демонстрация деятельности приборов или механизмов — такая презентация более убедительна, красноречива и достоверна.
Подготовка к презентации включает в себя разработку сценария, составление подробного плана подготовки и проведения, написание всех необходимых текстов, рекламных материалов, закупку сувениров.
Успешная презентация включает следующие элементы, влияющие на ее результативность (5 «С» презентаций):
структура презентации — компоненты, из которых она состоит; в ней должны быть все необходимые, перечисленные выше, части;
содержание презентации — все, что оказывает наибольшее влияние на восприятие аудитории;
стиль презентации — может быть высокий, деловой, дружеский, т.е. такой, который создает необходимую для конкретной ситуации атмосферу, формирует и демонстрирует корпоративный имидж, но при этом позволяет полностью отразить предмет презентации;
сопровождение презентации — все, что окружает, внешние составляющие самого пространства, где происходит презентация (зал, столы и стулья, их расположение, количество людей, флип-чарты, доски, ноутбуки, слайды), все, что влияет на эффективность и пробуждение необходимых эмоций слушателей;
ситуативное управление — поддерживание постоянного контакта с аудиторией, установление обратной связи с ней и адекватное реагирование на ее поведение, корректные ответы на вопросы, взаимодействие с «провокаторами» (людьми, имеющими негативное отношение к проблеме, иные взгляды и позиции), оптимальное невербальное поведение, соблюдение регламента.
Все перечисленные элементы должны быть тщательно отработаны.