Системы управленческой документации

Под системой документации понимают совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официаль­ные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятель­ности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации.

Управленческая документация представлена комплексом сис­тем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Система организационно-правовой документации. Управленчес­кая деятельность предприятия выражается в разработке и утверж­дении комплекса организационно-правовых документов, содер­жащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов. К ним относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразде­лениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты ра­боты органов, аппарата управления; штатное расписание, инст­рукции по отдельным видам деятельности, должностные инструк­ции работников, правила, памятки и др.

Система распорядительной документации. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию по­ставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприя­тия, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение кон­кретные юридически властные предписания субъектов исполни­тельной власти.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ния) все распорядительные документы делятся на две группы:

Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Система справочно-информационной документации — служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она сообщает сведения, побуждающие прини­мать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Осо­бенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руково­дителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объясни­тельная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

41. Организация документооборота на предприятии

Документооборот — это движения документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходи­мой для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки необходимо уделять большое внимание.

Вся документация предприятия по источнику поступления де­лится на три документопотока: входящая (поступающая), исходя­щая (отправляемая), внутренняя.

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями гостов и включает следующие основные этапы: 1) прием и первичная обра­ботка документов; 2) предварительное их рассмотрение и распре­деление; 3) регистрация; 4) контроль за исполнением; 5) инфор­мационно-справочные работы; 6) исполнение документов и от­правка ответов.

Регистрация документа — фиксация факта его создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи уста­новленных сведений — может быть трех видов: журнальная, кар­точная и автоматизированная электронная (на базе пэвм). Наи­более рациональной и перспективной является регистрация документов на компьютере.

Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своев­ременного доведения до исполнителей, предварительную про­верку и регулирование хода исполнения, регулярное инфор­мирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобще­ние результатов исполнения и формирование картотеки ис­полненных документов. Аналогично формам регистрации документов он может быть журнальной, карточной и автома­тизированной.

Посредством регистрации создается банк данных о докумен­тах и ведется информационно-справочная работа на предприя­тии. Информационно-справочная работа, как и система регист­рации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппи­рованных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная систе­ма расширяет возможности информационно-справочной работы.

Завершающими этапами делопроизводства на предприятии яв­ляются систематизация документов; формирование дел; организа­ция хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществ­ляться в соответствии с действующим законодательством и требо­ваниями гостов в области делопроизводства.