Учет материалов в бухгалтерской службе

Движение МПЗ в организациях осуществляется в результате операций, связанных с поступлением, перемещением, отпуском и реализацией. Правильное и своевременное документальное оформление движения материалов позволяет предупредить различные нарушения, вскрыть злоупотребления, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.

Первичные учетные документы по движению сырья и материалов принимаются к учету, если они составлены по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а[10] (см. таблицу 1.2.)

Таблица 1.2 – Перечень первичных учетных документов, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а

Документы, форма которых не предусмотрена в указанных перечнях, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Материалы могут поступать в организацию различными способами: от поставщиков; из собственного производства; при внесении в счет вклада в уставный капитал организации; при получении материалов безвозмездно (включая договор дарения).

Материалы могут отпускаться со склада: на производство для изготовления продукции, на ремонтные и хозяйственные нужды, в переработку на другие предприятия; для реализации на сторону; для безвозмездной передачи другим предприятиям.

Аналитический учет материалов. Всепервичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставленных в документах шифров).

В бухгалтерии при ведении учета вручную применяются оборотный (количественно-суммовой) и сальдовый (оперативно-бухгалтерский) методы учета.

При оборотном методе (с использованием оборотных ведомостей) могут применяться два варианта учета.

При первом варианте в бухгалтерской службе одновременно ведется учет в количественном и денежном выражении (а на складах и в подразделениях — только количественный учет):

— в бухгалтерии организации на каждый вид МПЗ (номенклатурный номер) открываются карточки аналитического учета;

— в карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями;

— на основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. На основе оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом;

— движение (образование и распределение) и остатки транспортно- заготовительных расходов учитываются отдельно;

— сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.

В случае использования второго варианта в бухгалтерской службе не ведутся карточки аналитического учета:

— все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость;

— оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте;

— остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не дублируется складской учет и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. В бухгалтерской службе:

— учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен;

— движение (образование и распределение) и остатки транспортно- заготовительных расходов учитываются отдельно;

— в качестве регистров аналитического учета используются карточки учета материалов, ведущиеся на складе, которые не реже одного раза в неделю проверяет на правильность ведения работник бухгалтерии и данные на карточке удостоверяет своей подписью;

— на 1-е число месяца количественные данные об остатках переносятся по каждому номенклатурному номеру из карточек складского учета в сальдовую ведомость. В качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами вместе с первичными учетными документами;

— остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру, затем выводятся итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При учете материалов с использованием компьютера все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются автоматизированным способом. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах — для бухгалтерской службы и склада (подразделения).[11]

Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:

— оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

— ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

— оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

— оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).

Синтетический учет материалов. Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Ежемесячно данные о движении материалов обобщаются в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях), где группировка ведется раздельно по каждому складу (подразделению, другим местам хранения материалов). Ведомости составляются отдельно по приходу и расходу материалов и могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам.

Итоги из ведомостей движения материалов по складам (подразделениям, местам хранения материалов) ежемесячно переносятся в сводную ведомость движения материалов. [12]

Отражение операций по приобретению материальных ценностей в текущем бухгалтерском учете может строиться по-разному:

— непосредственно на счете 10 «Материалы» (без использования счетов 15 и 16) (рисунок 1.4);

— с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

— в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие.

Этот вариант учета позволяет оценивать материалы как по фактической себестоимости их приобретения, так и по учетным ценам, а отклонения от фактической стоимости материалов выявляются не на синтетических счетах, а в регистрах текущего учета.

— в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие.

Этот вариант учета позволяет оценивать материалы как по фактической себестоимости их приобретения, так и по учетным ценам, а отклонения от фактической стоимости материалов выявляются не на синтетических счетах, а в регистрах текущего учета.

Счет 10 «Материалы»
Дебет					Кредит
Сальдо начальное		Остаток материалов по фактической себестоимости
					20, 23, 29
Кредит		Отражена покупная стоимость материалов		Переданы материалы в производство	Дебет
66,67				Отражено списание откло- нений фактической	20, 23, 25, 26, 28, 44
Кредит		Отражены расходы по креди-там и займам, использованным на закупку материалов		себестоимости приобретен-ных материалов от их учетных цен	Дебет
		Отражена задолженность пе- ред другими организациями за		Отражено выбытие мате- риалов в счет вкладов в
Кредит		транспортные услуги, услуги по заготовке и др.		уставный капитал других организаций	Дебет
		Отражена стоимость материа-		Возвращены материалы
Кредит		лов, поступивших в связи с выбытием основных средств		поставщику при обнаружении дефектов	Дебет
Сальдо конечное		Остаток материалов по фактической себестоимости

Рисунок 1.4 - Счет 10 «Материалы»

Во втором случае на основании поступивших на предприятие расчетных документов поставщиков на всю сумму акцептованных счетов (принятых к оплате) делается запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материале ценностей» и дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» (на сумму НДС, уплаченного поставщику), а в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие по кредиту счетов:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организации и транспортно-заготовительными расходами,- включенными в счета поставщиков, включая оплату процентов за кредит, предоставленный поставщиками;

23 «Вспомогательные производства» — на расходы вспомогательных цехов, оказанные в процессе заготовления и доставки материальных ценностей;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму расходов, оплаченных подотчетными лицами по заготовке, приобретению и доставке материалов;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на стоимость услуг, оказанных различными организациями по заготовке и доставке материалов (транспортным организациям и др.), а также за приобретенные у них материалы, другие счета (см. таблицу 1.3).

Материальные ценности, принятые на ответственное хранение, учитываются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Сырье и материалы заказчика, принятые предприятием в переработку (давальческое сырье), но не оплачиваемые, учитываются на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».[13]

Таблица 1.3 – Хозяйственные операции отражающие поступление материально-производственных запасов на предприятие