Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп, запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.[18]
Материально-производственные запасы (материалы, готовая продукция, товары) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.
При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.
Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дать и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка: «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах учета материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:
—по ТМЦ, находящимся в пути, — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
—по отгруженным ТМЦ — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.);
—по просроченным оплатой документам — обязательным подтверждением учреждением банка;
—по ТМЦ, находящимся на складах сторонних организаций, — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.
На товарно-материальные ценности составляются отдельные описи. Перечень форм описи представлен в таблице 1.6.
Данные заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.
Таблица 1.6 - Перечень форм описи
| Номер формы | Наименование формы | Приводимые в форме данные |
| ИНВ-3 | Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | |
| ИНВ-4 | Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных | Данные приводятся по каждой отдельной отгрузке: наименование покупателя, наименование ТМЦ, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа |
| ИНВ-5 | Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение | Указываются данные на ТМЦ1, хранящиеся на складах других организаций: наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов |
| ИНВ-6 | Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути | По каждой отдельной отправке приводятся данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета |
В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
Инвентарь и хозяйственные принадлежности, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.[19]
Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи инвентарь и хозяйственные принадлежности заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей — накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
Инвентарь и хозяйственные принадлежности, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).[20]
В результате инвентаризации ТМЦ могут быть выявлены недостача или излишек, а также порча или потеря ТМЦ своих качеств. Причинами недостачи материальных ценностей могут быть хищение и естественная убыль, причиной излишка – неоприходование вовремя ТМЦ и пересортица.[21]
На счетах бухгалтерского учета результаты инвентаризации отражаются как показано в таблице 1.7.
Таблица 1.7 – Хозяйственные операции отражающие инвентаризацию материально-производственных запасов на предприятии
| Первичный документ | Содержание операций | Корреспондирующие счета | ||||||
| Дебет | Кредит | |||||||
| Недостача материалов в пределах и сверх норм естественной убыли, выявленная при инвентаризации, по которой не определены виновные лица либо не доказана вина материально ответственного лица | ||||||||
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Отражено списание недостающих материалов (фактической себестоимости или по учетным ценам либо по остаточной стоимости в отношении спецоснастки и спецодежды) | |||||||
| Бухгалтерская справка | Если материалы отражаются по учетным ценам, списывается соответствующая часть отклонений в стоимости материалов (в конце месяца) | |||||||
| Бухгалтерская справка | Списана недостача в пределах норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц или отказе судом во взыскании с виновных лиц убытков (по фактической себестоимости либо по остаточной стоимости в отношении спецоснастки и спецодежды) | 20, 44 | ||||||
| Бухгалтерская справка | Списание недостачи сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц или отказе судом во взыскании с виновных лиц убытков (по фактической себестоимости либо по остаточной стоимости в отношении спецоснастки и спецодежды) | |||||||
| Недостача материалов, выявленная при инвентаризации, по которой доказана вина материально ответственного лица и взыскана с него рыночная стоимость утраченных материалов | ||||||||
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Отражено списание недостающих материалов (фактической себестоимости или по учетным ценам либо по остаточной стоимости в отношении спецоснастки и спецодежды) | |||||||
| Бухгалтерская справка | Если материалы отражаются по учетным ценам, списывается соответствующая часть отклонений в стоимости материалов (в конце месяца) | |||||||
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, решение суда, бухгалтерская справка | После выявления виновного и доказания его вины производится формирование его задолженности по погашению стоимости недостающих материалов: - по фактической себестоимости материалов; - на разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью этих материалов, подлежащей взысканию с виновного лица (как правило, рыночная стоимость); - НДС на стоимость материалов, подлежащую взысканию с виновного лица | 73-2 73-2 73-2 | 98-4 | |||||
| Приходный кассовый ордер | Возмещение убытка виновным лицом на сумму (часть суммы), подлежащую взысканию (как правило, рыночная стоимость недостающих материалов) | 50 (70) | 73-2 | |||||
| Бухгалтерская справка | По мере возмещения убытка виновным лицом отражается доход организации | 98-4 | ||||||
| Излишки материалов, выявленные в результате инвентаризации | ||||||||
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Оприходованы излишки материалов, выявленные в результате инвентаризации (по рыночной стоимости) | |||||||
Резервы под снижение стоимости материальных ценностей. Материально-производственные запасы (МПЗ), текущая рыночная стоимость которых снизилась, а также морально устаревшие либо полностью или частично терявшие свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на ненец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей (п. 25 ПБУ 5/01).
Резерв под снижение стоимости материальных ценностей образуется за счет финансовых результатов организации. Величина резерва определяется как разница между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью МПЗ, если последняя выше текущей рыночной стоимости.
Для учета снижения стоимости материалов используют счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».
Информация о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей подлежит раскрытию с учетом существенности в бухгалтерском отчетности организации (п. 27 ПБУ 5/01).