В Microsoft Word один и тот же документ можно отображать на мониторе в одном из пяти перечисленных ниже режимах просмотра документа.
· Разметка страницы — позволяет оценивать и управлять расположением текста и объектов на страницах документа с помощью горизонтальной и вертикальной линеек.
· Режим чтения – просмотр документа в полноэкранном режиме без возможности изменения.
· Веб-документ – предназначен для формирования web-страниц, главной особенностью которых является отсутствие разбиения на страницы.
· Структура – служит для задания и редактирования иерархической структуры абзацев основного текста.
· Черновик – отображает текст документа в упрощенном виде.
Режимы просмотра документа выбираются командами группы «Вид→Режимы просмотра документа» или переключаются кнопками внизу экрана, в правой части строки состояния. Выбор режима зависит от характера выполняемых действий.
Обычная работа с документом производится в режиме разметки страницы.
Режим «Разметка страницы»
Режим просмотра «Разметка страницы» является основным режимом, в котором можно вводить текст, просматривать и изменять его, а также управлять представлением документа. С формальной точки зрения документ представляет собой вертикальную полосу фиксированной ширину, состоящую из отдельных строк, объединенных в Абзацы. Стандартный документ разбит на виртуальные Листы бумаги определенного размера, в каждом из которых выделена прямоугольная О бласть печати. Соответственно текст документа разбивается на Страницы так, что на одном листе бумаги в области печати располагается одна страница. Разбиение на страницы показано горизонтальными разрывами в изображении.
В верхней части окна располагается горизонтальная линейка, позволяющая контролировать горизонтальные отступы. Чтобы показать или скрыть линейку, надо щелкнуть на флажке
«Вид→Показать→Линейка».
Чтобы настроить масштаб отображения текста по своему вкусу, надо воспользоваться командой «Вид→Масштаб→Масштаб».То же самое можно сделать с помощью ползунка в строке состояния справа. Чтобы ширина текста в точности равнялась ширине окна, надо выполнить команду «Вид→Масштаб→По ширине страницы».
Режим разметки страниц позволяет видеть документ таким, каким он будет распечатан на принтере. В виде отделенных друг от друга прямоугольников отображаются страницы документа, на которых наряду с текстом видны абсолютно все объекты. Если документ содержит многочисленные рисунки или графики, с ним нужно работать именно в режиме разметки страницы.
Вертикальная линейка слева от текста позволяет оценивать в режиме разметки страницы точное расположение объектов на странице по вертикали.
Навигация по документу
В редакторе Word имеются разнообразные способы перемещения по тексту документа, позволяющие быстро найти нужное место. Основным средством служит вертикальная полоса прокрутки, расположенная в правой части экрана.
Для вертикального перемещения по документу следует пользоваться кнопками и ползунком полосы прокрутки. Кнопки перемещают текст на одну строку, с помощью ползунка можно быстро переместить видимую часть документа на нужную страницу. Для удобства при движении ползунка рядом отображается номер страницы.
В нижней части вертикальной полосы прокрутки есть кнопки «Предыдущая страница» и «Следующая страница», которые позволяют листать текст постранично. Там же расположена кнопка «Выбор объекта». С ее помощью можно изменять функции кнопок «Следующая страница» и «Предыдущая страница». Например, можно переходить не от страницы к странице, а от заголовка к заголовку или от таблицы к таблице.
Команда «Главная→Редактирование→Найти→Найти» вызывает вкладку «Навигация» слева от основного окна текста. В этой вкладке выбором одной из трех кнопок показываются или заголовки документа, или страницы документа, или окно текстового поиска. Если на схеме документа щелкнуть мышью на одном из заголовков, то текст в основном окне переместится к соответствующей главе или параграфу.
Команда «Главная→Редактирование→Найти→Перейти» позволяет непосредственно перейти к нужному объекту. В списке «Объект перехода» надо выбрать тип объекта, который нужно найти (например, «Страница»), а в поле «Введите номер страницы» надо ввести целое число. Ту же команду «Перейти» можно выбрать комбинацией клавиш Ctrl+G или если дважды щелкнуть в поле «Номер страницы» в левой части строки состояния.
Кроме того, быстрые перемещения из одного места в другое осуществляются по ссылкам. Для этой цели используются такие вспомогательные объекты, как сноски, перекрестные ссылки, оглавления, закладки, оглавление, список иллюстраций, о которых пойдет речь ниже.
Режим «Чтение»
Если выбрать режим чтения, окно Word развернется на весь экран компьютера. При этом исчезнут меню, заголовок окна, панели инструментов, строка состояния и полоса прокрутки. В этом режиме нельзя редактировать документ. Чтобы вернуть исчезнувшие элементы интерфейса, надо щелкнуть на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу. Навигация в режиме чтения такая же, как в режиме разметки страницы.
Режим «Структура»
Процессор Word позволяет присваивать заголовкам глав, параграфов, пунктов соответствующие уровни, которые, во-первых, обеспечивают одинаковое оформление всех заголовков определенного уровня, а во-вторых, дают знать программе Word, где начинается и заканчивается соответствующая структурная часть документа. Эта информация позволяет Word правильно форматировать документ. Например, заголовок главы никогда не окажется на другой странице, отдельно от текста этой главы. Кроме того, использование уровней позволяет автоматически формировать оглавление документа.
Чтобы установить режим структуры, надо выполнить команду «Вид→Режимы просмотра документа→Структура». При этом появляется новая вкладка меню «Структура» со своей группой команд. С помощью кнопок группы «Работа со структурой» можно присвоить текущему абзацу или группе выделенных абзацев определенный уровень или повысить и понизить уровень на единицу. Все абзацы, расположенные ниже данного и имеющие меньший уровень, считаются подчиненными данному абзацу. Слева от каждого заголовка имеется кнопка «+» или «–». Нажатием на кнопки «+» или «–» перед данным абзацем можно спрятать или раскрыть все абзацы, подчиненные данному.
Если, например, нажать кнопку «Показать уровень» и в выпадающем списке выбрать третий уровень, то содержимое документа свернется, и на экране останутся только заголовки первого, второго и третьего уровня. Выбор «Показать все уровни» снова выведет на экран весь документ. Стрелки «Вверх» и «Вниз» позволяют перемещать текущий абзац вверх и вниз по тексту.
Вместо того чтобы вручную расставлять уровни абзацев в режиме «Структура», можно воспользоваться форматированием абзацев с помощью стилей. Стилем называется вся совокупность параметров форматирования, задающая внешний вид и свойства элементов текста. В понятие стиля входят как характеристики шрифта (тип шрифта, его размер, начертание), так и свойства абзаца (отступы, межстрочный интервал и другие). В частности, в стиль входит уровень абзаца. В Word вставлены стили для заголовков всех уровней. Если в группе «Главная→Стили» щелкнуть на кнопке в правом нижнем углу, то появится список всех стилей. Стиль текущего абзаца в этом списке будет обведен рамкой.
Стили используются чаще всего для выделения заголовков. Любому абзацу можно назначить стандартный или специально разработанный для него стиль. По умолчанию (при нажатии клавиши Enter) новому абзацу назначается стиль «Обычный».
Режим «Веб-документ»
Режим Веб-документа позволяет видеть все объекты, включая рисунки и графики, перемещать их по документу и изменять их размер. Но в режиме электронного документа нет разбивки на страницы, и весь текст отображается в виде бесконечной вертикальной ленты. Здесь нет и вертикальной линейки. Поскольку предполагается, что электронный документ будет публиковаться на web-узле, разработчики Word учли, что Веб-страницы могут иметь любую длину, а для их просмотра в окне браузера используется вертикальная полоса прокрутки.
Если вы пользуетесь текстовым процессором Word для подготовки Web-страниц, всегда пользуйтесь режимом Веб-документа. В этом случае после преобразования в формат HTML не произойдет потери назначенного форматирования. Например, на Web-странице невозможно разместить текст в несколько столбцов (если не пользоваться таблицами), поэтому режим просмотра электронного документа игнорирует такое форматирование, четко следуя стандартам HTML. Запись формата HTML выполняется без ошибок, а полученная Web-страница точно повторяет вид исходного электронного документа.
Чтобы сформировать Web-страницу, достаточно в команде «Файл→Сохранить как» ввести имя HTML-файла. Полученную Web-страницу можно продолжать модифицировать как в Word, так и в любом Web-редакторе. Обратите внимание, что после преобразования в Web-страницу или после открытия файла формата HTML появляется новая команда «Источник HTML», выбор которой открывает окно с исходным HTML-кодом, формирующим редактируемый документ.
Строка состояния
Строка состояния Word в нижней части экрана выводит информацию, которая помогает ориентироваться в больших документах. В ней могут быть указаны номер текущей страницы и общее количество страниц в документе, количество слов и символов, номер текущего раздела, расстояние курсора от левого края документа, номер строки на странице, номер символа в строке и т.п. Настройка вида информации в строке состояния проще всего осуществляется выбором в контекстном меню, которое вызывается щелчком правой кнопкой мыши на строке состояния.