Процессор Word позволяет некоторый фрагмент текста обозначить как объект, именуемый Название. Вставив подобный объект в текст, мы получаем возможность перейти из другого места текста в позицию названия. Для этого необходимо вставить в соответствующую позицию другой текстовой фрагмент, именуемый Перекрестная ссылка. Если щелкнуть на перекрестной ссылке с нажатой клавишей Ctrl, мы перейдем в позицию названия.
С помощью названий можно отметить и перенумеровать однородные объекты текста, такие как рисунки, схемы, таблицы, формулы и т.п. Нумерация производится внутри названий одной категории. При редактировании текста нумерация сохраняется.
Для работы с названиями используется группа команд «Ссылки→Названия». Название вставляется в начале очередного абзаца командой «Вставить название». В открывшемся бланке нужно указать категорию названия (Рисунок, Таблица, Формула; можно добавить свою категорию) и текст названия. Имя категории и номер названия среди названий текста данной категории вставляется автоматически.
Перекрестная ссылка вставляется командой «Ссылки→Названия→Перекрестная ссылка» или «Вставка→Ссылки→Перекрестная ссылка». В открывшемся бланке нужно указать категорию ссылки и внешний вид ссылки (название целиком, категорию и номер названия, номер страницы с названием и т.п.).
Кроме названий, с помощью перекрестной ссылки можно перейти к закладкам и сноскам. Способ использования перекрестной ссылки на закладку или сноску такой же, как для названия.
Список литературы
Список литературы обычно помещается в конце документа, а в текст документа вставляются ссылки на тот или иной источник в виде номера источника по списку литературы. Этот механизм поддерживается группой команд «Ссылки→Ссылки и списки литературы».
Собственно список источников создается и поддерживается при помощи команды «Управление источниками». В открывшемся бланке создать новый источник можно кнопкой «Создать», а изменить текущий – кнопкой «Изменить». Для источника можно заполнить краткий или полный список реквизитов.
Ссылка на источник на месте курсора вставляется командой «Вставить ссылку». Стиль оформления ссылки в тексте документа выбирается командой «Стиль».
Для вставки списка литературы в документ необходимо установить курсор на место предполагаемого списка, после чего выполнить команду «Список литературы». Список литературы вставится либо с заголовком «Список литературы», либо с заголовком «Цитируемые труды», либо без заголовка (пункт «Вставить список литературы»).
Список иллюстраций
Использование названий также позволяет вставить в документ список рисунков, список таблиц и т.п. Для этого следует установить курсор в предполагаемую позицию списка (обычно в конце документа) и выполнить команду «Ссылки→ Названия→Список иллюстраций». В открывшемся бланке следует указать категорию названий, включаемых в список, и реквизиты оформления списка (аналогичные реквизитам оглавления).
Как и оглавление, список иллюстраций не обновляется автоматически при удалении и добавлении названий и изменения номеров страниц. Для того чтобы обновить список иллюстраций, следует выполнить команду «Ссылки→ Названия→Обновить таблицу».
Предметный указатель
Предметным указателем называется список понятий и профессиональных терминов, используемых в документе. Его назначение – показывать все включения данного термина в текст с целью собрать воедино определение термина и все его взаимосвязи. Предметный указатель создается и поддерживается группой команд «Ссылки→Предметный указатель».
Сначала нужно отметить в документе те термины, которые войдут в предметный указатель. Для этого используется команда «Пометить элемент». В открывшемся бланке в окошке «Основной» следует написать точное название термина (с учетом регистра и падежного окончания), выбрать параметр «Текущая страница» и нажать клавишу «Пометить». В результате этого действия после помеченного термина будет помещена скрытая отметка о вхождении в указатель (она видна при нажатой клавише «Скрытые символы» в группе команд «Главная→Абзац»).
После того, как в тексте будут помечены все элементы указателя, можно создать сам предметный указатель. Для этого надо выполнить команду «Предметный указатель». Будет составлен список из помеченных терминов (так, как они были записаны в окошке «Основной») с указанием страниц. Текст указателя можно печатать в несколько колонок.
Если в тексте были отмечены новые термины или изменилось расположение терминов, надо обновить указатель. Для этого надо выделить указатель, щелкнув внутри него, и выполнить команду «Обновить указатель».
Можно сделать предметный указатель многоуровневым. Для этого при пометке термина его следует записывать в окошко «Дополнительный», а термин высшего уровня – в окошке «Основной». Тогда все подчиненные термины в предметном указателе будут расположены под основным термином с отступом. Номера страниц будут относиться к подчиненным терминам. В скрытой пометке в тексте после вхождения термина основной и подчиненный термины будут разделены двоеточием. Можно создавать трехуровневую иерархию, если непосредственно в пометке записать три термина, разделенные двоеточием.
Кроме того, можно учитывать наличие в предметном указателе терминов-синонимов. Несколько терминов-синонимов отображаются в указателе одним основным названием, а для прочих синонимичных терминов в бланке «Пометить элемент» вместо флажка «Текущая страница» используется флажок «Перекрестная ссылка», причем в поле «См.» указывается основной термин из группы синонимов.
Закладки
Закладка – это позиция текста, именованная словом. Чтобы вставить закладку, следует установить курсор в данной позиции, и выполнить команду «Вставка→Ссылки→Закладка». В открывшемся бланке нужно написать имя закладки (из одного слова). Тот же бланк служит для перехода к закладке. Для этого нужно выбрать нужную закладку и нажать кнопку «Перейти».
Перейти к закладке можно также командой «Главная→Редактирование→Найти→Перейти», выбрав в качестве объекта перехода закладку и указав имя закладки, или нажав комбинацию клавиш Ctrl+G.
Шаблон документа
Для того, чтобы отображать документ Word на экране и при печати, кроме файла с содержанием документа необходим служебный файл, называемый шаблоном документа. В шаблоне хранится список стилей, информация о конфигурации панелей инструментов, макросы, параметры, определяющие настройку Word, а также неизменяемые фрагменты текста (например, вопросы анкеты). Настроив определенный шаблон, вы можете создавать на его основе документы, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word. Файл шаблона можно узнать по расширению *.dotm или *.dot (в версии Word-2003). Если шаблон конкретно не задан, то по умолчанию используется шаблон Normal.dotm.
Чтобы создать новый документ на базе определенного шаблона, надо выполнить команду «Файл→Создать», и в правой стороне экрана выбрать нужный шаблон
Если вы обнаружили, что интерфейс Word выглядит непривычно или работает неверно, попробуйте закрыть программу и удалить файл Normal.dotm. При следующем запуске Word этот шаблон будет сгенерирован заново в соответствии со стандартной конфигурацией, заложенной в Word разработчиками программы.