Таблицы
Таблицы используются для представления самой разнообразной числовой и текстовой информации, которую можно упорядочить по одному или нескольким параметрам. Word обладает обширным набором инструментов для построения и форматирования таблиц, что позволяет строить очень сложные таблицы с любым мыслимым оформлением.
Создать таблицу на строке, обозначенной курсором, можно командой «Вставка→Таблицы→ Таблица» главного меню. Во всплывающем окне можно выделить таблицу с нужным числом строк и столбцов. Команда «Вставить таблицу» рассчитана на ввод числа строк и столбцов таблицы. При выполнении команды «Нарисовать таблицу» курсор принимает вид карандаша, которым рисуются внешние и внутренние границы таблицы.
В результате в текст вставляется таблица, и одновременно появляется новое меню «Работа с таблицами» с вкладками «Конструктор» и «Макет». Внешний вид таблицы можно подстроить под требуемый, добавляя или удаляя строки и столбцы, объединяя ячейки и меняя высоту строк и ширину столбцов или ширину отдельных ячеек.
В ячейку таблицы можно вставлять произвольный текст. Левый и правый отступы абзаца и отступ красной строки абзаца отсчитываются от границ ячейки. Перемещение между ячейками осуществляется стрелками, мышью и клавишами «Tab» и «Shift + Tab». Нажатие клавиши «Tab» в последней ячейке таблицы приводит к добавлению к таблице новой строки.
Для выделения таблицы, столбца, строки или ячейки надо воспользоваться командой «Макет→Таблица→Выделить». Кроме того, для выделения ячейки можно поймать положение курсора в левой верхней части ячейки, при которой он принимает вид жирной стрелки, направленной вправо вверх, и щелкнуть кнопкой мыши. Для выделения столбца курсор в верхней части столбца должен принять вид жирной стрелки, направленной вниз. Строки таблицы выделяются протаскиванием курсора сверху вниз при положении курсора левее области печати.
В любой момент можно изменить конфигурацию таблицы, добавляя в нее строки и столбцы. Для этого нужно выполнить команды группы «Макет→Строки и столбцы». Так можно вставить столбец слева и справа и строку сверху и снизу от текущей ячейки. Кроме того, можно вставить столбцы слева от нескольких выделенных столбцов (число вставляемых столбцов равно числу выделенных) с помощью контекстного меню. Аналогично вставляются строки сверху от выделенных.
Чтобы удалить строку, столбец или группу ячеек, нужно выделить удаляемые ячейки и выполнить команду «Макет→Строки и столбцы→Удалить» или выполнить аналогичную команду в контекстном меню. Нажатие клавиши Delete не удаляет выделенные ячейки, а лишь стирает их содержимое.
Если выделить столбец, и установить курсор в верхней ячейке столбца, то его можно перетащить в другое место таблицы и даже после последнего столбца. Для этого курсор надо отбуксировать правее последнего столбца.
Ширину столбцов и высоту строк можно регулировать командами группы «Макет→Размер ячейки» или вызвав бланк настроек командой «Макет→Таблица→Свойства».
Кроме высоты, в свойствах строки можно установить флажок, запрещающий перенос содержимого ячеек в строке на следующую страницу. Другой флажок предназначен для ситуации, когда таблица не помещается на одной странице. Чтобы заголовки столбцов дублировались при переносе части таблицы на следующую страницу, нужно выделить первые несколько строк таблицы, которые составляют заголовок таблицы, и установить в свойствах строки флажок «Повторять, как заголовок». То же можно выполнить командой «Макет→Данные→Повторить строки заголовка».
В режиме разметки страницы удобно менять ширину столбцов и высоту строк, перемещая маркеры в горизонтальной и вертикальной линейках, обозначающих границы между столбцами и строками. При этом изменяется ширина только столбца слева от границы и, соответственно, строки выше границы. Другой способ менять ширину столбца заключается в непосредственном перемещении границы между столбцами в ситуации, когда курсор принимает вид крестика с горизонтальными двунаправленными стрелками. В этом случае ширина таблицы не меняется, а меняется ширина обоих соседних столбцов.
Немного по-другому действует операция перетаскивания вертикальной границы между ячейками, когда выделена группа ячеек. В этом случае сдвигается граница не во всем столбце, а только в выделенной группе ячеек. В результате может нарушиться структура стандартной таблицы. То же происходит при удалении выделенной части таблицы со сдвигом ячеек влево.
В реальной жизни часто возникает надобность сформировать таблицу с подзаголовками, объединяющими серию строк или столбцов. Чтобы объединить группу ячеек в одну или разделить ячейку на несколько ячеек, используется группа команд «Макет→Объединение» или аналогичные команды в контекстном меню.
Чтобы изменить тип линий таблицы и их цвет или заливку ячеек таблицы, следует выделить диапазон ячеек, и в бланке свойств таблицы, вызываемой командой «Макет→Таблица→Свойства», нажать кнопку «Границы и заливка». В свойствах таблицы также можно задать взаимодействие таблицы с окружающим текстом.
Группа команд «Конструктор→Стили таблиц» позволяет выбрать оформление таблицы из списка образцов стилей таблиц. Группа команд «Конструктор→Рисование границ» позволяет с помощью карандаша добавлять новые линии в таблице, а с помощью ластика стирать их.
Команда «Макет→Данные→Преобразовать в текст» позволяет извлечь содержимое ячеек таблиц и оформить его как обычный текст. Возможно и обратное преобразование: несколько абзацев текста можно записать в ячейки таблицы. Для этого надо выделить группу абзацев и выполнить команду «Вставка→Таблицы→Таблица→Преобразовать в таблицу», указав число столбцов в образующейся таблице.
Специальные символы
Часто в текст документа требуется вставить символ, которого нет на клавиатуре. Для этого в редакторе Word предусмотрена команда «Вставка→Символы→Символ». Если нужного символа нет среди символов, изображенных на картинке, то надо выполнить команду «Другие символы» и выбрать вкладку «Символы». Программа предоставляет большой выбор нестандартных символов, включая буквы различных алфавитов, математические знаки, элементы рамок и т.д.
Кроме нестандартных символов, используя вместо вкладки «Символы» вкладку «Специальные знаки» в текст можно вставить специальные символы, которые могут быть как печатаемыми, так и непечатаемыми. Последние служат для управления расположением элементов текста. Перечислим некоторые наиболее важные специальные символы:
· Короткое тире – это обычное тире в синтаксисе предложений.
· Длинное тире ставится перед прямой речью.
· Неразрывный дефис ставится в сложных словах, если перенос слова на следующую строку на месте дефиса нежелателен (например, в слове «кое-кто»).
· Неразрывный пробел ставится между словами, если эти слова обязаны быть в одной строке.
· Мягкий перенос внутри слова не виден, если слово внутри строки, но обозначает знак переноса и виден как дефис, если слово переносится на новую строку.
· Длинный пробел, короткий пробел, четверть пробела – пробелы, отличающиеся по ширине от обычного пробела.
Формулы
Для вставки в текст документа сложной формулы надо воспользоваться вкладкой по команде «Вставка→Символы→Формула». В области групп команд появятся группы, составляющие конструктор формул. Этот конструктор позволяет собирать формулы из отдельных символов, знаков математических операций, сложных конструкций (таких, как дроби, радикалы, суммы, интегралы). Кнопка в правом нижнем углу группы команд «Сервис» позволяет выбрать нужные настройки конструктора форму в зависимости от предпочтений пользователя.
Графические объекты
Группа команд «Вставка→Иллюстрации» предназначена для вставки в документ графических объектов: рисунков, фотографий, схем и т.п. Команда «Рисунок» позволяет вставить в документ любое графическое отображение, хранящееся во внешней памяти. Команда «Картинка» позволяет вставить картинку из коллекции картинок, хранящихся в одной из служебных папок Word. Команда «SmartArt» вставляет в документ один из готовых графических шаблонов, содержащих графику и текст. Команда «Диаграмма» вставляет в документ график, гистограмму или иной вид диаграммы, построенной по таблице данных (по типу Excel). Команда «Снимок» позволяет вставлять в документ фрагмент изображения непосредственно с экрана монитора.
Команда «Фигуры» позволяет открыть группы команд конструктора для построения графических схем. Эта команда открывает окно с картинками разнообразных фигур. Чтобы нарисовать, например, прямоугольник, следует щелкнуть на кнопке «Прямоугольник», нажать кнопку мыши в положении курсора в форме плюса в одном углу прямоугольника и отпустить кнопку мыши при его положении в противоположном углу. Аналогично можно поместить на полотне овал, линию или линию со стрелкой. При этом в линейку автоматически добавится вкладка «Средства рисования».
Группа команд «Стили фигур» предназначена для выбора стиля оформления фигуры. Команда «Заливка фигуры» позволяет выбрать раскраску фигуры цветом, картинкой или специальным узором. Выбрав пункт «Другие цвета заливки», можно в нижней части найти окошко, в котором задается степень прозрачности фигуры (так что сквозь нее будут видны другие фигуры, полностью или частично закрытые ею). Команда «Контур фигуры» позволяет изменить тип, цвет и толщину линий, составляющих или ограничивающих фигуру. Кроме того, в оформление фигуры командой «Эффекты фигур» можно добавить спецэффекты, такие, как тень или объемное изображение. Фигуру после выделения можно передвигать мышкой или клавишами на другое место. При этом квант передвижения клавишами значительно меньше, чем при передвижении мышью. Мышью также можно менять размеры фигуры и ее пропорции или углы поворота.
Фигура, которую нужно редактировать, должна быть выделена, то есть окружена габаритным контейнером с маркерами. Выделенная фигура имеет восемь управляющих маркеров, которые отображаются в виде залитых квадратов в углах и по серединам границ габаритного контейнера фигуры и позволяют изменять ее размеры. Сверху от габаритного контейнера располагается еще одна точка, окрашенная в зеленый цвет. Поместив в нее указатель мыши, можно свободно поворачивать габаритный контейнер, а с ним и всю фигуру. Некоторые фигуры дополнительно имеют одну или несколько управляющих точек в виде желтых ромбов, позволяющих изменять форму фигуры. Например, стрелка обладает одной такой точкой.
Внутрь каждой фигуры можно вставить текст. Для этого следует выполнить команду «Добавить текст» в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши. В качестве надписи можно вставить любой текст, состоящий из одного или нескольких абзацев, таблицу или формулу. Отступы текста (левый, правый и отступ красной строки) отсчитываются от границ прямоугольника, ограничивающего автофигуру. Текст перемещается вместе с автофигурой.
Для управления текстом внутри фигуры служит группа команд «Текст». С помощью команды «Направление текста» можно повернуть текст, а команда «Выровнять текст» позволяет определить выравнивание текста по вертикали относительно границ фигуры. В фигуре с текстом можно удалить контур фигуры. В результате появляется возможность рисовать в схеме надписи.
Группа команд «Размер» задает ширину и высоту прямоугольника, с которым ассоциирована каждая фигура (линии и стрелки имеют только один размер). Размер фигуры можно менять, перемещая маркеры выделенного прямоугольника, содержащего фигуру.
В группе команд «Вставка фигур» и в контекстном меню также есть возможность «Начать изменение узлов», которая позволяет искажать фигуру, двигая узловые точки фигуры. В результате, например, из прямоугольника можно получить произвольный четырехугольник.
Очень важно разобраться в том, как фигуры взаимодействуют с основным текстом документа и друг с другом. Фигура может быть привязана к определенной странице, к определенному абзацу или к определенной строке. Кроме того, фигура может накладываться на текст или входить в текст в качестве формально символа (с размером фигуры). Все эти альтернативы управляются командами «Положение» и «Обтекание текстом» в группе «Упорядочить». Наиболее полный набор возможностей открывается в пункте «Дополнительные параметры разметки».
Фигуры внутри схемы образуют последовательность, при этом более поздняя фигура накрывает более раннюю. В группе «Упорядочить» есть команды «Переместить вперед» и «Переместить назад», которые позволяют изменить порядок фигур. Также можно сделать изображение фигуры прозрачным, так что лежащая под ней фигура также будет видна («Прозрачность заливки» в команде «Формат фигуры»).
После того, как рисунок полностью построен, можно сгруппировать все составляющие его фигуры. Для этого надо сначала выделить группу фигур, последовательно щелкая на них мышью с нажатой клавишей Ctrl, и выполнить команду «Упорядочить→Группировать→Группировать». После группировки рисунок перемещается только целиком, при этом доступа к отдельным элементам рисунка нет, так что их невозможно редактировать. Для изменения отдельной фигуры рисунок надо разгруппировать командой «Упорядочить→Группировать→Разгруппировать». Те же действия доступны в контекстном меню командой «Группировать».
Управлять фигурами на полотне можно командой «Упорядочить→Область выделения». После ее выполнения справа открывается окно, в котором перечислены фигуры, отображенные на полотне. В этом окне можно переходить от фигуры к фигуре, выделять несколько фигур, скрывать и снова отображать фигуры.
Если нужно нарисовать сложную схему, то лучше всего поместить ее внутрь объекта, которое называется полотном. Схему в полотне можно передвигать вместе с полотном. Для вставки полотна надо выполнить команду «Вставка→Иллюстрации→ Фигуры→Новое полотно». Предварительно курсор должен быть установлен на начало нового абзаца. На экране появляется прямоугольное полотно для размещения схемы. После этого внутрь полотна вставляются фигуры. Размеры полотна можно менять.
Положение всего рисунка в тексте документа регулируется размером и положением полотна. Настройка этих параметров такая же, как для отдельных фигур. Можно задать размеры полотна и обтекание его текстом: полотно как большого размера текущий символ текста, между строк текста, как прямоугольник, обтекаемый текстом, за текстом, перед текстом. Текст может быть виден сквозь полотно.
Группа команд «Упорядочить» позволяет задать положение выделенной фигуры в полотне и относительно других фигур. Положение относительно полотна определяется отступом от левого и верхнего краев полотна. Его численное значение в сантиметрах можно увидеть, выполнив команду «Положение» и нажав кнопку «Дополнительные параметры разметки». Команды «Переместить вперед» и «Переместить назад» управляют взаимодействием нескольких непрозрачных фигур в полотне, которые накрывают друг друга.
Вставные объекты Word
Общие положения
Идеология Windows позволяет внутри одних программ использовать объекты, которые создаются и поддерживаются другими программами. Эти объекты называются вставными. С формальной точки зрения вставной объект является прямоугольником, внутри которого должно помещаться некоторое изображение. Например, это может быть картинка, диаграмма или формула, созданные в другой программе. Для создания такого объекта требуется вызвать соответствующую программу командой «Вставка→Текст→Объект→ Объект». Далее в списке программ на вкладке «Создание» надо выбрать нужную.
При вызове внешней программы Word выделяет ей область в форме прямоугольника, в котором будет помещаться изображение вставного объекта. Интерфейс меняется на интерфейс вызываемой программы. Для выхода из режима работы вставной программы следует щелкнуть мышью вне области объекта. Для корректировки объекта надо два раза щелкнуть внутри области объекта.
Программа Word может воспринимать большинство вставных объектов, и в режиме разметки страницы их изображение видимо на мониторе. Однако часть вставных объектов программой не распознается. В этом случае на мониторе виден пустой прямоугольник, а его содержимое можно увидеть только после двойного щелчка на объекте.
Вставка постороннего объекта в документ может происходить двумя способами. Первый заключается во включении образа вставного объекта в файл документа. В этом случае его можно изменить, только открыв документ. При втором способе в документ вставляется только ссылка на файл, в котором находится объект. В этом случае объект может измениться независимо от работы непосредственно над документом. Для выбора второй возможности следует вместо вкладки «Создание» использовать вкладку «Создание из файла».
Редактор формул
Вместо того чтобы пользоваться режимом вставки формул, можно строить формулы с помощью вставного редактора формул MS Equation 3.0. Для этого надо выполнить команду «Вставка→Текст→Объект→Объект→Создать→MS Equation 3.0». Работа в этой программе по своим принципам аналогична редактору формул в Word. Основным инструментом работы служит панель основных математических конструкций, которая группирует элементы формул по типам.