Таблицы удобны для хранения точных числовых данных, но пользователю часто нужны не точные цифры, а общее представление о величине какого-либо параметра. Поэтому табличные данные полезно дублировать диаграммами, которые отображают информацию с помощью графических элементов, таких как гистограммы, круговые диаграммы или графики.
Редактор Word позволяет создавать диаграммы с помощью модуля MS Graph. Для этого надо выделить таблицу и выполнить команду «Вставка→Текст→Объект→Объект→Microsoft Graph». В документе Word появится диаграмма и откроется окно таблицы данных Microsoft Graph. Информация из таблицы Word будет перенесена в окно Graph, а меню и панели инструментов Word заменятся на соответствующие компоненты модуля Graph. Каждой строке таблицы будет соответствовать один ряд данных. Если теперь щелкнуть вне области таблицы и диаграммы, мы снова перейдем в Word, причем ниже таблицы разместится диаграмма, представляющая данные таблицы в графической форме.
Если эта диаграмма нас не устроит, то, щелкнув на ней два раза, мы снова перейдем в Microsoft Graph, с помощью которого ее можно корректировать. Модуль Microsoft Graph предоставляет широчайшие возможности форматирования. Переход к форматированию диаграммы осуществляется с помощью главного меню или контекстного меню. Можно выбрать тип диаграммы, изменять цвет рядов данных, добавлять заголовки, перемещать легенду, настраивать оси, их шкалы и метки делений, добавлять подписи данных и изменять множество дополнительных параметров, влияющих на способ представления данных. Способы форматирования диаграмм Microsoft Graph похожи на приемы оформления диаграмм Excel.
Также Word строит диаграммы с помощью команды «Вставка→Иллюстрации→Диаграмма». После выбора типа диаграммы в документ вставляется диаграмма выбранного типа с некоторыми данными и появляется окно Excel с листом, на котором показана таблица с рядами данных. После этого диаграмма форматируется таким образом, как будто это диаграмма Excel. После того, как диаграмма отформатирована, лист Excel надо закрыть. В документе Word остается изображение диаграммы.
Чтобы изменить диаграмму, следует на ней щелкнуть. Появится вкладка «Работа с диаграммой», аналогичная вкладке в программе Excel. При выборе команды «Изменить данные» появится лист Excel с рядами данных.
Библиотека картинок
Microsoft Office предлагает обширную библиотеку рисунков, в которой можно найти подходящую картинку для оформления практически любого документа. Поскольку Word – это текстовый редактор, оперирующий с символами, картинки, как и фигуры, оказываются привязанными к определенному символу документа. При редактировании многостраничного файла текст может сместиться на несколько страниц, при этом произойдет аналогичное перемещение всех связанных с текстом рисунков и логика документа не нарушится.
Чтобы добавить картинку, надо выполнить команду «Вставка→Иллюстрации→Рисунок» или «Вставка→Иллюстрации→Картинка». В первом случае придется выбирать между рисунками из коллекции. Во втором случае можно найти рисунок или другой файл мультимедиа, доступный на данном компьютере. В окне поиска следует ввести параметры поиска в верхней части и нажать кнопку «Начать». В результате выведется список изображений, из которого можно выбрать требуемое. Вставить картинку можно двойным щелчком на ней (предварительно установив курсор на нужном месте текста).
Служебные элементы текста
Оглавление
Оглавление документа содержит список заголовков документа с указанием страниц. Заголовком считается любой абзац уровня выше основного текста. Для того, чтобы создать оглавление, надо установить курсор в то место, где должно быть оглавление (обычно в начале или в конце документа), и выполнить команду «Ссылки→Оглавление→Оглавление». В открывшемся бланке следует выбрать реквизиты оглавления. Основным реквизитом является порог номера уровня абзацев для отбора в оглавление. Другие реквизиты служат для оформления внешнего вида оглавления. Обычно в оглавлении заголовки разного уровня смещены друг относительно друга, номера страниц выровнены по правой границе области печати, а пустое место между текстом и номером страницы заполнено символом-заполнителем (например, точками).
Оглавление может служить для быстрого перехода к нужному разделу документа. Для этого достаточно щелкнуть с нажатой клавишей Ctrl на названии соответствующего заголовка в оглавлении.
Следует обратить внимание, что оглавление не обновляется автоматически при редактировании текста и изменении структуры документа и номеров страниц заголовков. Для того, чтобы обновить оглавление, следует выделить оглавление, щелкнув внутри него, и выполнить команду «Ссылки→Оглавление→Обновить таблицу».
Сноски
Сноской называется отметка в тексте в виде верхнего инддекса, показывающая, что к данному высказыванию требуется пояснение, размещенное внизу страницы, в конце текущего параграфа или в конце документа. Данное пояснение также является частью сноски.
Чтобы вставить сноску в позицию курсора, надо нажать на кнопку в правом нижнем углу группы команд «Ссылки→Сноски». В открывшемся бланке надо выбрать тип сноски (на текущей странице или концевая), расположение сноски (внизу страницы, в конце раздела, в конце документа), обозначение и вид нумерации сносок, тип нумерации (на странице или в разделе). После нажатия на клавишу «Вставить» в текст вставляется обозначение сноски, при этом курсор переводится в положение самой сноски, куда следует ввести текст пояснения.
Если теперь совместить курсор с обозначением сноски (при этом курсор принимает вид флажка), то рядом появится пояснение к сноске.
Вставить простейшую сноску с нумерацией в форме арабских цифр можно командой «Вставить сноску». Вставить концевую сноску с нумерацией в форме римских цифр можно командой «Вставить концевую сноску». Чтобы просмотреть сноски, нужно воспользоваться командой «Следующая сноска».
Навигацию по сноскам также выполнить командой «Главная→Редактирование→Найти→ Перейти», выбрав в качестве объекта перехода сноску и указав номер сноски.