Общие сведения
Форматирование документа включает операции трех типов:
· Разметка страницы – задание правил размещения содержимого документа внутри области печати виртуальных бумажных листов, на которых предполагается печать документа.
· Форматирование абзаца – задание правил расположения абзацев внутри области печати и друг относительно друга.
· Форматирование шрифта – задание правил изображения отдельных символов текста и их взаимного расположения.
Разметка страницы
До того, как начать работать с документом, надо установить параметры внешнего вида документа, а именно размеры виртуального листа бумаги и расположение области печати внутри листа бумаги. Обычно для размера листа выбираются стандартные размеры, называемые А1, А2, А4. Расположение области печати задается ее отступами от границ листа (отступы страницы). Для задания характеристик области печати надо воспользоваться командами группы «Разметка страницы→Параметры страницы».
Команда «Размер» позволяет выбрать тип бумажного листа, на котором будет располагаться макет документа. Команда «Ориентация» задает расположение текста по длине или ширине листа (ориентация «Книжная» или «Альбомная»). Далее следует указать отступы область печати от краев листа (нуль означает отсутствие переплета). Вначале указывается ширина области переплета и ее расположение на листе (слева или справа). Отступы области отсчитываются от переплета и от краев листа с остальных сторон. Команда «Поля» открывает бланк, в котором можно выбрать подходящую ширину переплета и отступы сверху, снизу, справа и слева. Можно скомпоновать набор отступов самостоятельно, воспользовавшись пунктом «Настраиваемые поля». В открывшихся бланках можно установить все параметры разметки страницы.
Если Вы собираетесь печатать документ на обеих сторонах листа, то должны выбрать вариант «Зеркальные поля», при этом вместо отступов «Левый» и «Правый» используются отступы «Внутренний» и «Внешний». При выборе «2 страницы на листе» на одном листе бумаги будут размещены две страницы. Область «Образец» позволяет визуально контролировать введенные параметры.
Для более разнообразного оформления документа он может быть разбит на несколько частей, называемых Разделами. Все параметры разметки страницы могут действовать не во всем документе, а только в границах одного раздела. В другом разделе могут быть установлены другие параметры разметки страницы.
По умолчанию документ состоит из одного раздела. Чтобы разделить документ на два раздела, надо установить на место разделения разделов курсор и выбрать один из пунктов в команде «Параметры страницы→Разрывы→Разрывы разделов».
Если вы остались недовольны тем, как текст разбит на страницы, то можно вручную вставить в текст дополнительные разрывы страниц. Для этого надо поместить курсор в ту точку, где должна начинаться новая страница, и выполнить команду «Параметры страницы→Разрывы→Разрывы страниц». Вставить разрыв страницы можно также комбинацией клавиш Ctrl+Enter.
Вертикальные и горизонтальные отступы области печати изображаются серым цветом на вертикальной и горизонтальной линейках, которые видны в режиме разметки страницы (если линейки в этом режиме не видны, то следует поставить флажок внутри окошка «Вид→Показать→Линейка» или нажать кнопку в правом верхнем углу над панелью вертикальной прокрутки). Границу области печати на линейках можно передвигать мышью, поймав положение курсора на границе в виде двунаправленной стрелки.
Колонки
Можно сделать так, чтобы на одной странице текст документа располагался в несколько колонок. Для этого надо выделить тот фрагмент текста, для которого предполагается данный режим, и выполнить команду «Разметка страницы→Параметры страницы→Колонки» на стандартной панели инструментов. В открывшейся вкладке надо выбрать число колонок. С помощью горизонтальной линейки можно настраивать ширину каждой колонки и интервалы между колонками. Для колонок одинаковой ширины меняется только ширина колонки. Для колонок разной ширины автономно двигаются левая и правая границы каждой колонки.
Колонки видны в документе только в режиме разметки страницы. Во всех остальных режимах просмотра текст выводится в одну колонку, хотя параметры колонок при этом не сбрасываются и учитываются при печати документа.
Колонтитулы
Над областью печати и под ней располагаются верхний и нижний колонтитулы, которые содержат либо постоянную информацию, либо информацию, зависящую от страницы документа или от структуры документа. К постоянной информации относятся какой-то текст, указание автора документа или его названия. Переменная информация – это, например, номер страницы или название текущей главы документа. Если вы пользуетесь колонтитулами, не следует делать верхний и нижний отступы области печати слишком маленькими.
Чтобы редактировать колонтитулы, надо щелкнуть два раза на области колонтитула. Двойной щелчок на документе возвращает нас к документу. Можно также войти в колонтитул командой «Вставка→Колонтитулы».
Размеры области листа, отведенной под колонтитулы, задается на вкладке, вызываемой командой «Разметка страницы→Параметры страницы→Размер» после выбора пункта «Другие размеры страниц» и вкладки «Источник бумаги». Этот же бланк открывается щелчком на кнопке в правом нижнем углу группы «Параметры страницы». В окошке «Различать колонтитулы» с помощью соответствующих счетчиков можно установить расстояния от края страницы до верхнего и нижнего колонтитулов.
Номера страниц в колонтитул можно вставить несколькими способами. Можно это сделать командой «Вставка→Колонтитулы→Номер страницы», выбрав нужный пункт. В пункте «Формат номера страницы» указывается положение номера страницы в колонтитуле. Чтобы номер страницы отсутствовал на первой странице документа, надо сбросить флажок «Номер на первой странице». При редактировании текста вы сможете выбрасывать и вставлять фрагменты, а также перемещать целые блоки страниц. Word автоматически скорректирует нумерацию страниц и обеспечит их правильную последовательность.
Другой способ заключается в непосредственной вставке полей в колонтитул. В общем случае полем называется некоторая функция, которая в каждом конкретном случае вставляет в документ на месте поля текст, определяемый функцией данного поля. К основным полям относятся поля «Автор документа», «Название документа», «Название раздела», «Полное имя файла» и т.д. Поля можно вставлять как непосредственно в текст документа, так и в колонтитул. Изменение значений полей приведет к изменению конкретного текста при очередном открытии документа.
Вставить поле в текст можно командой «Вставка→Текст→Экспресс-блоки→Поле» в пункте «Поле». При этом нужно знать латинское наименование функции поля.
Для работы с колонтитулом служит группа «Вставка→Колонтитулы». Командой «Верхний колонтитул→Изменить верхний колонтитул» верхний колонтитул переведется в режим редактирования, при этом появится новая вкладка «Конструктор для работы с колонтитулами» с группами «Колонтитулы», «Вставка», «Переходы», «Параметры», «Положение», «Закрыть» (для выхода из редактирования колонтитулов). Выйти из редактирования колонтитулов можно также клавишей «Esc».
Форматирование абзаца
Конец абзаца помечается специальным скрытым символом, который вводится клавишей Enter. Режим показа непечатаемых символов на экране включается и выключается кнопкой в верхнем правом углу группы команд «Главная→Абзац». Все элементы форматирования абзаца доступны нажатием групповой кнопки в правом нижнем углу группы команд «Главная→Абзац».
Для настройки свойств нескольких абзацев нужно сначала выделить соответствующий текст. Если требуется форматировать только один абзац, достаточно просто поместить в него текстовый курсор.
Элементы форматирования абзаца включают:
· Отступы от границы печати слева и справа, задаваемые в сантиметрах. Отдельно задается отступ первой строки.
· Отступы сверху и снизу от других абзацев, задаваемые в пунктах (пункт – традиционная типографская единица измерения, равная 1/72 части дюйма, приблизительно 0,35 мм).
· Межстрочный интервал, также задаваемый в пунктах. Три предопределенных интервала называются одинарный, полуторный и двойной.
· Режим горизонтального выравнивания строк абзаца (по левому краю, по правому краю и по центру). Специальный режим выравнивания по ширине страницы добавляет пробелы между словами так, чтобы были выровнены оба края абзаца.
· Табуляцию (подробнее о ней ниже). 
· Возможность заключения абзаца в рамки.
· Возможность заливки области абзаца заданным цветом.
· Возможность задания абзаца в качестве единицы структурного блока, составляющего некоторое перечисление (список). Простое перечисление задается одноуровневым списком, перечисление с пунктами и подпунктами – многоуровневый список.
· Флажки, управляющие расположением строк абзаца на странице.
Отступы абзаца от боковых краев области печати можно менять с помощью левого и правого маркеров на горизонтальной линейке (их острия направлены вверх). Маркер, вершина которого направлена вниз, отвечает за отступ первой строки. Первая строка может начинаться как правее (отступ), так и левее основного текста (выступ). Под маркером левого выступа есть еще один маркер, имеющий форму прямоугольника. Перемещение этого маркера равносильно синхронному сдвигу маркеров левого отступа и отступа первой строки на одно и то же расстояние, то есть приводит к смещению левого края абзаца относительно поля страницы.
Отступы, задаваемые по умолчанию для нового абзаца, задаются в группе команд «Разметка страницы→Абзац».
Для создания маркированного или нумерованного списка надо выделить соответствующий блок абзацев и воспользоваться одной из команд «Маркеры», «Нумерация», «Многоуровневый список» в группе команд «Главная→Абзац». Простой список задается отступом первой и остальных строк и положением знака табуляции «По левому краю». При желании, нажав кнопку «Изменить», можно выбрать другой маркер, а также изменить форматирование шрифта для списка в целом. На вкладке «Нумерация» можно выбрать тип нумерации.
Вкладка «Многоуровневый список» предназначена для структурированных списков. При выборе такого форматирования сначала образуется одноуровневый список. Для того чтобы следующий элемент списка имел низший уровень, надо нажать клавишу Tab. Для перехода к высшему уровню в очередном элементе списка надо нажать Shift+Tab. Те же клавиши требуются, чтобы изменить уровень в уже составленных строках списка.
Быстрое оформление списка можно выполнить с помощью кнопок «Маркеры» и «Нумерация» на стандартной панели. При этом устанавливается стиль списка, заданный по умолчанию.
Табуляция
В то время как поля и отступы определяют положение абзацев в документе, табуляция помогает размещать текст внутри абзаца. С этой целью по ширине строки размещаются указатели позиций табуляции разного типа:
· По левому краю.
· По правому краю.
· По центру.
· По разделителю.
· С чертой.
Действие позиций табуляции распространяется на текущий абзац. Позиции табуляции и их тип вставляются на вкладке, которая открывается кнопкой «Табуляция» в окне форматирования абзаца. На этой вкладке выбираются типы позиций табуляции и их отступы от левого края. Позициями табуляции также можно управлять с помощью знаков табуляции на горизонтальной линейке. Щелчком мыши на горизонтальной линейке вставляется текущий знак табуляции, видный в режиме разметки страницы в левом верхнем углу (на пересечении вертикальной и горизонтальной линеек). Текущий знак табуляции меняется при щелчке на нем.
Изменить позицию табуляции можно, перетаскивая соответствующий знак табуляции в горизонтальной линейке. Чтобы удалить позицию табуляции, достаточно сместить его вниз с горизонтальной линейки.
Действие позиции табуляции проявляется взаимодействием позиций табуляции, назначенных для абзаца, и символов табуляции, которые вставляются клавишей Tab. Символ табуляции относится к невидимым символам. Если включить просмотр непечатаемых символов, то символ табуляции изображается горизонтальной стрелкой. При вставке символа табуляции в текст курсор сдвигается от предыдущего положения до позиции табуляции. Однако размещение следующего фрагмента текста в строке (если не будет введен еще один символ табуляции) будет зависеть от типа знака табуляции:
· Для табуляции «По левому краю» в вертикальной позиции табуляции при вводе текста в строках абзаца всегда будет находиться левая граница куска текста.
· Для табуляции «По правому краю» в позиции табуляции всегда будет находиться правая граница вводимого фрагмента текста, пока слева есть место.
· Для табуляции «По центру» в позиции табуляции всегда будет находиться центр вводимого фрагмента текста, пока слева есть место.
· Для табуляции «По разделителю» в позиции табуляции всегда будет находиться символ, входящий во вводимый фрагмент и относящийся к группе разделителей (точка, запятая, точка с запятой и т.д.).
При отсутствии в абзаце расставленных пользователем позиций табуляции виртуальные позиции табуляции «По левому краю» принудительно расставляются через равные промежутки, задаваемые командой «Абзац→Табуляция→По умолчанию». При вводе символа табуляции курсор переходит к ближайшей справа виртуальной позиции табуляции. Также позиции табуляции по умолчанию устанавливаются правее самого правого знака табуляции.