В самом начале необходимо определить цели внедрения. Они, как правило, совпадают с целями бизнеса (стратегическими целями) компании. На их основе и под их влиянием будут разрабатываться требования к ПО, определяться этапы внедрения, очередность и рамки этапов.
Еще один важный момент — это несогласованность целей на разных уровнях управленческой иерархии предприятия. Согласитесь, финансовый директор поставит иные цели и будет пытаться решить иные проблемы, нежели главный бухгалтер.
Критерии повышения эффективности работы предприятия. К роме целей внедрения необходимо определить критерии повышения эффективности работы предприятия. Некоторые из них будут напрямую зависеть от поставленных целей, а других нет, т. е. встает вопрос: за счет чего после проведения автоматизации ваше предприятие будет работать лучше и за счет чего окупятся затраты на проект внедрения ПО?
Функциональные требования. Следующий шаг — разработка функциональных требований к системе. Это один из основных этапов, потому что именно здесь вы излагаете свои соображения по поводу того, что и в некоторых случаях как должна делать система.
Вначале опишите то, что есть в настоящий момент; как функционируют те или иные отделы и как выполняются различные операции по подразделениям. Следующий шаг – планирование изменений. Здесь важно согласовать планы по решению задач и проблем и планы по развитию компании.
Технические требования к ИС. Э то разработка требований к операционной системе, серверам и рабочим станциям, авторизации доступа и защите данных, каналам передачи данных, серверам баз данных и приложений, средствам разработки, а также правил интеграции с существующими программами.
Другие требования. Нельзя забывать, что существует еще целый ряд не менее важных требований, например эргономические требования, наличие демонстрационных и обучающих материалов, требования к локализации и сертификации и т. п.
Состав критериев сравнения. Определение критериев сравнения – один из самых важных элементов работы по выбору. Здесь есть два момента, на которые необходимо обратить особое внимание.
1. Необходимо структурировать информацию по критериям сравнения. Старайтесь разработать критерии таким образом, чтобы было можно получить количественную характеристику степени удовлетворения ИС тому или иному критерию. Это позволит избежать субъективизма при оценке и сравнении.
2. Необходимо выбрать методику комплексной оценки (см. раздел 3) по критериям сравнения, например, назначить каждому из них весовые коэффициенты для проведения средневзвешенной оценки. Самое важное — определить, насколько тот или иной критерий значим для вашего предприятия, насколько удовлетворение программного обеспечения тому или иному критерию позволит вам достичь главного — целей проекта.
В процессе определения и обоснования критериев необходимо учитывать следующие основные требования:
‑ критерии между собой должны быть согласованными и непротиворечивыми. Показатели, используемые в качестве критериев оценки, не должны дублировать учет одних и тех же аспектов возможных действий;
‑ состав показателей оценки должен быть минимально достаточным и полным, соответствовать поставленным целям. При этом желательно, чтобы множество показателей оставалось настолько малым, насколько это возможно. С увеличение числа показателей существенно снижается достоверность оценок и, как следствие, эффективность метода;
‑ значения критериев должны быть реальными и достижимыми.
Естественно, можно разработать общий для всех компаний перечень критериев сравнения, в большинстве случаев такой список и применяется. Приведем пример этого списка (заметим, что в него входят не обязательные, а наиболее часто используемые критерии). С учетом специфики конкретной компании список может быть, дополнен или изменен.
Итак, перечислим критерии сравнения:
Функциональность. Это то, ради чего, собственно, продукт (информационную систему) и приобретают, та польза, те возможности, которые он предоставляет. Поэтому, если в системе нет важных для вашего предприятия функций, и они не могут быть добавлены в разумные сроки (посредством настроек или относительно небольшого допрограммирования), то данная система предприятию не подходит.
Масштабируемость. Можно рассматривать функциональную масштабируемость, т. е. возможность при необходимости приобрести или активировать дополнительные модули, которые не требуются на начальных этапах проекта автоматизации, и масштабируемость по мощности, т. е. способность системы нормально функционировать и оперативно реагировать на действия пользователя при увеличении количества пользователей, обрабатываемых документов, росте объема существующих данных.
Технологичность. Это такие показатели, как интегрированность (использование всеми модулями одной базы данных, однократный ввод данных и т. п.), интегрируемость (возможность автоматического, полуавтоматического и ручного обмена данными с существующими приложениями), открытость системы (возможность модификации функциональности продукта с помощью встроенных или внешних средств разработки, путем изменения исходных кодов функций и процедур, ядра системы, интерфейсных форм, структуры и модели данных и т. п.)
Инвариантность по отношению к бизнесу. Это возможность поддержки системой разных видов бизнеса. Например, производства продуктов питания и оказания автотранспортных услуг. Данный критерий особенно важен для корпоративных структур с диверсифицированными видами деятельности.
Перспективы развития. Важно выяснить планы разработчиков в отношении развития и модификации продукта. Известны случаи, когда проекты по дальнейшей разработке и поддержке программного обеспечения разработчиками приостанавливались и клиенты оставались один на один со своими проблемами.
На текущем этапе развития технологий наличие веб-интерфейса можно считать весьма положительным фактом. Помимо очевидных преимуществ — кроссплатформенности и доступности информационной системы из любой точки мира, веб-интерфейс при увеличении количества пользователей позволяет масштабировать систему и в сжатые сроки производить обновление функционала. Один из примеров — переход на новую версию ПО.
Поскольку после внедрения системы деятельность вашего предприятия будет существенно зависеть от ее нормальной работы, то большое значение имеет качество сопровождения и поддержки поставщиком внедренного ПО. Показателями уровня качества поддержки может выступать наличие:
‑ документально-описанной политики по поддержке клиентов у поставщика, а также тщательность проработки контракта на сопровождение и техническую поддержку;
‑ отдельного подразделения, занимающегося техническим сопровождением у поставщика;
‑ специальных каналов связи (выделенные телефонные номера, адрес электронной почты, страницы в Интернет, посвященные именно поддержке и сопровождению);
‑ специализированного ПО для автоматизации процесса приема и обработки проблем, возникающих у клиентов.
Побывайте на предприятиях, где данная система уже работает. Посмотрите на все своими глазами. Ответьте на такие вопросы:
‑ Какие сертификаты качества есть у компании-поставщика?
‑ Есть ли у поставщика специализированные подразделения по внедрению и сопровождению?
‑ Существуют ли (формализованные) методики работ или все делается, как бог на душу положит? (Иногда последнее скрывают за фразами типа индивидуальный подход и т. п.).
‑ Какие предусмотрены процедуры снижения рисков (опытная эксплуатация, «пилотные» проекты, устранение выявленных ошибок и т. д.)?
‑ Какова квалификация персонала компании-поставщика?
‑ Достаточна ли численность персонала?
‑ С вами будет работать непосредственно разработчик системы или посредник?
Существуют и другие, не противоречащие данной точки зрения критерии сравнения. Например, для многих компаний совсем нелишним было бы учитывать архитектуру системы и используемую систему управления базой данных (СУБД).