| Информационный процесс– это действия сотрудников организации по обеспечению и использованию информации. Он пронизывает всю деятельность организации, все ее проекты и менеджмент. Информационный процесс включает: · документирование деятельности самой организации; · сбор (приобретение) информации о ситуации и событиях вне организации; · обработку, анализ и передачу данных внутри организации; · использование информации в деятельности организации; · распространение информации за пределы организации. |
Информационный процесс присутствует в организации даже в том случае, если он четко не определен и не организован. Такая ситуация имеет место в большинстве российских НКО. На самом же деле его разработка и внедрение не представляют большой проблемы, хотя и требуют дополнительных усилий и ресурсов. Если вы хотите создать сильную, динамично развивающуюся и общественно значимую организацию, то необходимо позаботиться о формализации информационного процесса. Начать в любом случае нужно с определения миссии вашей деятельности и стратегического планирования. Без выполнения этих шагов постановка информационного процесса в организации будет осуществляться «на пустом месте». Информационный процесс должен быть привязан к конкретному, четко сформулированному и организованному содержанию вашей деятельности.
С понятием «информационный процесс» тесно связано понятие информационного потока.
|
| Информационный поток– эта вся совокупность данных, используемых организацией. Поток состоит из множества информационных «ручейков». У каждого из них есть источник и носители. |
Сама организация генерирует много информации благодаря своей деятельности. Различные операции с данными приводят к их трансформации, преобразованию из одной формы в другую, «перекачке» с одних носителей на другие. Все это и составляет процесс сбора, обработки и использования информации.
|
|
Свойства информации
Основные свойства или характеристики информации:
Объективность – независимость от того, кто осуществляет сбор данных. Объективность определяется методами сбора и контролем за их соблюдением. Никакой метод не дает абсолютно объективной информации. Человеческий фактор нельзя исключить полностью.
Оперативность, скорость старения – эти характеристики определяют период пригодности информации для использования. Информация, как известно, имеет тенденцию устаревать.
Точность – любые данные будут давать неполную картину относительно объекта наблюдения. Точность – это мера (показатель) полноты нашего знания об этом объекте.
Объем – эта характеристика важна прежде всего для хранения и возможностей передачи и переработки информации.
Ценность (прикладная) – степень нашей потребности в данной информации, важности обладания ею для достижения конечного результата.
Стоимость – затраты на обладание достаточно точной, полной, объективной и своевременной информацией. Эти затраты складываются из стоимости покупки информации у тех, кто ею уже обладает, или расходами на организацию процесса сбора, если вы собираетесь самостоятельно «добывать» информацию.
Проблемы и недостатки
Работа с данными по сути своей является вторичной, не самой важной, для большинства НКО. Действительно, основное предназначение организации, услуги, которые она оказывает своим клиентам, лежат в другой плоскости. Сбор и обработка данных выполняют при этом вспомогательную функцию. Поэтому к работе с данными часто относятся не так внимательно, как к основной деятельности. Большинство руководителей вообще не видит большой ценности в этом, считая, что и без этого они являются достаточно информированными. Вследствие этого на работу с данными выделяется мало ресурсов. В настоящее время в третьем секторе отсутствуют стандарты сбора и обработки данных. Многие руководители НКО даже не задумываются над тем, как улучшить эту работу. С другой стороны, отсутствие опыта вызывает боязнь данных, приводит к тому, что управление НКО строится по наитию, без должного подкрепления планов объективной информацией, без анализа результатов предыдущей деятельности.
|
|
Какие задачи вы решаете?
Обычно, организуя сбор и обработку данных, мы решаем следующие задачи:
1. Отслеживание определенной ситуации и формирование на основе первичных данных значений некоторых показателей (индикаторов). Такая задача встречается при мониторинге деятельности по проекту или отдельному направлению НКО. В этом случае все процедуры сбора и порядок обработки данных должны быть четко определены и письменно зафиксированы. Наша задача, как менеджеров, сводится только к тому, чтобы организовать эту работу. Это, как известно, дело техники.
2. Когда мы ищем решение какой-то проблемы – например, при проведении программной оценки, в исследовании потребностей или другом изучении ваших целевых групп, в любых социально экономических исследованиях. Главное отличие от предыдущего случая заключается в том, что решение задачи нам заранее не известно. Поэтому наша задача не сводится только к организации процесса сбора информации. Прежде чем приступить к ее сбору, нужно принять решение относительно того, какие данные и как собирать, нужно выработать некоторую стратегию обработки данных, и нужно быть готовым к тому, чтобы по ходу работы осуществить сбор дополнительных данных.
|
|
Имеет смысл различать данные и знания. Знания – это хорошо структурированные данные, или данные о данных, метаданные. В задаче первого типа мы стремимся только узнать новые данные, повысить свою информированность. В задачах второго типа наша конечная цель – сформировать новые знания.
| Знание – столь драгоценная вещь, что его не зазорно добывать из любого источника. Абу-ль-Фрадж |