Информация – это такой же ресурс организации, как финансовый, материальный, человеческий или ресурс внешних контактов.
Зачем НКО нужна информация и о чем
Как и любой другой ресурс, информация, прежде всего, нужна для того, чтобы лучше выполнять свою работу, более успешно справляться с выполнением своей миссии. Для некоммерческой организации информация о ее деятельности – это ресурс для привлечения общественного внимания к проблеме, увеличения общественной поддержки, а значит и для усиления потенциала организации в решении этой проблемы. То есть информация необходима НКО для решения задач социального маркетинга, продвижения ваших идей в общественное сознание.
Однако есть и другой важный аспект – повышение эффективности процесса управления, качества принятия стратегических и управленческих решений. Информация нужна для того, чтобы принимать правильные решения относительно того, что и как делать. Это включает как планирование вашей деятельности, так и управление процессом осуществления задуманного.
Наконец, есть еще один аспект – это обеспечение качества работы. Помимо того, что вы убедили доноров и добровольцев, которые согласились вас поддерживать, и нашли отклик среди своих клиентов (благополучателей), которые, возможно, частично являются и покупателями ваших услуг, вы должны быть уверены, что не вводите общественность в заблуждение. В этом - особенность именно некоммерческой организации, качество и эффективность работы которой не может контролироваться рыночными методами (готовностью потребителей покупать ваши товары и услуги по установленной вами цене). Оценка результатов вашей работы нужна и для донора, и для общественности, и для менеджеров. В этом смысле этот третий аспект накладывается на два первых, но именно для некоммерческих организаций имеет смысл рассматривать его отдельно.
Какая информация нужна
Информация требуется на всех этапах деятельности. Она должна соответствовать задачам, которые решает организация.
В общем случае будем исходить из трех типов задач, которые решает любая НКО:
· осуществляет текущую деятельность, производя некоторый продукт или услугу;
· распространяет произведенный продукт или услугу;
· оказывает влияние на сообщество.
Здесь важно различать первые два пункта – производство и сбыт – поскольку осуществление деятельности не означает, что кто-либо пользуется произведенным в ее результате продуктом. Об этом особенно важно помнить в НКО.
Эти пункты не затрагивают напрямую вопросов менеджмента и, в частности, планирования. Каждой из этих трех позиций соответствует определенный набор информации (показателей), знание которой необходимо для успешной работы.
Во-первых, должен быть организован учет того, что происходит в организации: сколько и какие именно ресурсы инвестированы в желаемый результат, что сделано и сколько это стоит:
· финансовые и материальные затраты;
· использование человеческих ресурсов;
· виды и объемы выполненных работ и мероприятий.
Во-вторых, информационный процесс должен включать сбор и анализ информации о том, что приобрели целевые группы и благополучатели от деятельности организации. Для этого потребуется отслеживать показатели потребления произведенных товаров и услуг. Например, если производство телепередачи – это вклад («вход»), то просмотр ее определенным количеством зрителей – это результат («выход»). Т.е. то, что получило сообщество от вашей деятельности.
Сравнивая первую и вторую группы показателей, можно судить об эффективности вашей деятельности.
В-третьих, вас интересует, что изменилось благодаря этому в сообществе. Из того, что вы сделали телепередачу, и ее посмотрело достаточно много людей из вашей целевой аудитории, не следует, что она оказала на них желаемое (запланированное) влияние.
Какая информация бывает
Для целей управления НКО достаточно разделять информацию на следующие три типа:
· факты действительности;
· знания;
· сведения.
| Факты (действительности) охватывают все сведения и данные, характеризующие то, что происходит в жизни. Любое событие является генератором таких фактов. Далеко не все они фиксируются и приводятся в форму, доступную для использования. Самыми главными фактами для деятельности НКО являются информация о ее деятельности и о том, что происходит в той сфере, в которой действует организация. Это включает социально-экономическую и политическую информацию. Знания– это информация о причинно-следственных связях между различными фактами или теоретическая информация. Использование теории необходимо любой НКО. Прежде всего, сюда относятся сведения о других проектах, о том, как другие люди и организации решали аналогичные проблемы, что у них при этом получалось. Даже единичный пример является теоретическим знанием, хотя обобщение и формулировка закона бытия имеет большую ценность вследствие более высокой достоверности, уверенности в том, что в сходной ситуации удастся добиться предсказуемого результата. Сведения– это справочная информация. Например, телефонная книга, сборник нормативных актов и т.д. В отличие от фактов сведения представляют собой информацию для выполнения действия. Факты более важны на этапе принятия решений. |
С прикладной точки зрения информацию лучше делить на следующие группы:
· стратегическая;
· оперативная;
· нейтральная.
Прикладная ценность информации определяется ее применимостью на различных стадиях работы. Стратегическая информация дает общую картину и знания. Оперативная информация используется непосредственно при принятии управленческих решений. Нейтральная информация не оказывает непосредственно влияния на стратегию и тактику, но может в любой момент оказаться востребованной.