Каждая некоммерческая организация занимается тремя группами проблем: своей целевой группы, внешними и внутренними. Соответственно, имеется три причины, по которым информационный процесс должен быть предметом внимания любой организации:
1. Нужно хорошо знать ситуацию в целевых группах организации, чтобы делать то, что действительно отвечает общественным потребностям.
2. Необходимо иметь ясное представление о внешней среде, о том, что происходит во вне организации, чтобы более правильно преодолевать внешние проблемы и ограничения.
3. Требуется хорошо понимать, что происходит внутри самой организации, чтобы обеспечить адекватный менеджмент.
Хорошо поставленный информационный процесс – это признак профессиональной организации. По правде говоря, можно и не уделяя серьезного внимания сбору и анализу информации быть вполне успешной НКО. Это возможно – до тех пор, пока конкуренция в третьем секторе невелика, а качество деятельности не влияет определяющим образом на организационную устойчивость. Однако уже в ближайшем будущем некоммерческим организациям нужно будет иметь достаточно сильную аргументацию, чтобы убеждать доноров и расширять общественную поддержку своей деятельности.
Информационный менеджмент необходим НКО для того, чтобы успешнее справляться с выполнением своей миссии
| Информационный процесс в организации – это действия руководителей, сотрудников, добровольцев, а также других участников проектов организации по сбору, обработке (анализу) и использованию информации. Целью информационного процесса является обеспечение достижения целей деятельности этой организации, повышение эффективности управления ею, обеспечение большей устойчивости в ее деятельности. Информационный процесс является неотъемлемой частью любой деятельности, выполняемой внутри организации. |
Как и в любом другом процессе, в информационном процессе ключевым звеном являются люди, которые, следуя установленным процедурам, применяют определенные средства (устройства и материалы) и методы с тем, чтобы получить запланированные результаты (продукты).
Следует различать данные и информацию. Данные – это сухой факт, набор сведений. Информация – это данные, встроенные в процесс принятия решений. Информация меняет ваше поведение, меняет результат вашей деятельности, меняет вашу организацию. К данным вы безразличны, информация жизненно необходима для вас. Сущность информационного процесса – это получение данных и трансформация их в информацию, превращение их в фактор успеха.
Как и любой другой процесс, информационный требует от исполнителей квалификации и дисциплины. А значит, его нужно планировать, им нужно управлять, его нужно развивать. Безусловно, он требует затрат. Затрат на оплату труда людей, на техническое обеспечение, на покупку данных. Организация информационного процесса в НКО сводится к решению следующих задач:
· разработка процедур сбора, обработки и передачи данных;
· обучение людей, участвующих в информационном процессе;
· внедрение;
· текущее управление;
· анализ и коррекция.
Со стремления обеспечить высокую информированность часто начинается бурное расширение информационного процесса внутри организации. Растет объем обрабатываемых данных, усложняются процедуры, увеличивается время, затрачиваемое персоналом на поддержание информационного процесса. Это не всегда оправданно. Информационный процесс не должен быть громоздким. Очевидно, что увеличение мощности информационного процесса влечет пропорциональное увеличение его стоимости. Однако информированность растет медленнее.
| То есть эффективность информационного процесса, начиная с некоторой мощности, начинает падать, и дальнейшее наращивание мощности теряет смысл. Эта ситуация иллюстрируется на рисунке.
Рисунок 1. Соотношение мощности и эффективности информационного процесса в организации.
В точке Б на этом рисунке показан оптимальный процесс. Дополнительное расширение информационного процесса (справа от точки Б) уже не оправдывает растущих расходов. Его уменьшение (слева от точки Б) приводит к тому, что вам приходится управлять организацией при недостаточном объеме информации, который можно было бы расширить, ожидая, что дополнительные затраты окупятся.
Проблема построения информационного процесса в вашей организации в том и заключается, чтобы найти этот оптимум (точка Б). Оптимальный процесс невозможно спланировать заранее. Вам придется искать его постепенно, начав с некоторого простейшего варианта, модифицируя его, анализируя и нащупывая оптимальную точку Б. Информационный процесс в вашей организации должен соответствовать положению между точками А и Б. Начните с реализации, мощность которой примерно соответствует точке А. Жизнь сама подскажет, в каком направлении и в какой мере увеличивать информационный процесс.
|
Нет необходимости говорить, что организация информационного процесса зависит от очень многих обстоятельств. Здесь мы не сможем дать универсального рецепта. Скорее будет изложены вопросы, которые полезно принять во внимание. Будут изложены основные методы планирования и организации информационного процесса в НКО. Для каждой организации в разных обстоятельствах он будет выглядеть по-разному. Вам придется самостоятельно решить многие вопросы, но опыт важнее и полезнее любого учебника.