В разрезе подчиненных субсчетов:
- Социальная и благотворительная помощь
- Проведение конференций, совещаний, семинаров и т.д.
- Иные целевые мероприятия (в зависимости от осуществляемых проектов). Некоммерческим организациям, осуществляющим свою деятельность на средства целевого финансирования с утвержденным бюджетом важно помнить, что большинство расходов будут отнесены именно на эту статью затрат. Для выполнения требований финансирующих агентств для этого субсчета необходимо вести дополнительные подчиненные субсчета или подробный аналитический учет в соответствии со статьями бюджетов проектов. Перечень подчиненных субсчетов может быть очень разнообразным и зависит от смет проектов, утвержденных в соглашении о финансировании. Например, оплата труда программного персонала; начисления на ФОТ программного персонала; расходные материалы для целевых мероприятий (программ); командировочные расходы, связанные с выполнением программы (проекта) и т.д. Важно помнить, что на данную статью могут быть отнесены только прямые расходы (непосредственно связанные с выполнением данной целевой программы). Административные расходы (распределяемые между всеми проектами) должны учитываться на других статьях.
Расходы на содержание аппарата управления
- расходы, связанные с оплатой труда (включая начисления). При этом стоит отметить, что затраты на оплату труда управленческого персонала необходимо относить на данную статью лишь в том случае, когда этот персонал выделен в проекте, как управленческий. На практике в бюджетах проектов часто встречается бухгалтер, секретарь, ассистент проекта и почти никогда - руководитель организации. В бюджетах заявок на финансирование обычно выделяется руководитель или координатор проекта, а не руководитель организации. Важно отметить, что даже если в организации это одно и то же лицо по сути расхода – это вещи разные. Исходя из вышесказанного, оплата труда бухгалтера, секретаря, ассистента и руководителя проекта может быть отнесена к прямым программным расходам и учитываться, например, на субсчете «Иные целевые мероприятия». Однако, оплата труда руководителя организации будет косвенным расходом (т.е. общим для всех программ) и подлежит распределению между проектами в соответствии с учетной политикой, принятой в организации. Тем не менее для целей управленческого учета некоммерческим организациям важно выделить административный штат организации. То есть определить состав и минимальный размер оплаты труда для персонала, который необходим организации независимо от количества выполняемых проектов. Минимально – это руководитель и бухгалтер организации, то есть персонал, который даже при отсутствии проектов и финансирования должен быть в организации для сохранения юридического лица, предоставления периодической отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистического наблюдения и т.д.
- следует выделить начисления на ФОТ (единый социальный налог) на отдельном субсчете, так как большинство благотворителей разделяют эти две статьи. Экономическое содержание статей «Оплата труда» и «Начисления на ФОТ» для целей управления организацией различно.
- выплаты, не связанные с оплатой труда (единовременные выплаты, материальная помощь и пр.)
- расходы на командировки. На данную статью относятся только расходы на командировки управленческого персонала, связанные с выполнением административных обязанностей. Если руководитель организации направлен в командировку, связанную с осуществлением проекта, то затраты должны быть отнесены к прямым расходам по проекту (например, на статью «Расходы на целевые мероприятия»)
- содержание помещений, зданий, транспорта и иного имущества (кроме ремонта)
При формировании этой статьи стоит отметить, что исходя из сложившейся практики представления грантов (благотворительной, безвозмездной помощи, технического содействия) благотворители требуют учитывать подобные затраты в составе прямых расходов проекта. Выделять ли их в этом случае в бухгалтерской отчетности отдельно или нет, зависит от финансовых процедур и практики, сложившейся в организации, а также от позиции благотворителя. Тем не менее с точки зрения управленческого учета (в отличие от оплаты труда персонала) данный расход является общеадминистративным для организации. Целесообразно в финансовых процедурах (учетной политике) предусматривать механизм распределения этих затрат между проектами и учитывать расходы, например, на аренду на этой статье, но в разрезе проектов. - ремонт основных средств и иного имущества. Об этой статье важно помнить при написании заявок на гранты и формировании бюджета. Часто для управленческих нужд организации (и для благотворителей) достаточно статьи «расходные материалы», но в этом случае по окончании отчетного периода бухгалтерии сложно выделить произведенные расходы именно по этому направлению. Кроме того, расходы на ремонт важны для расчета сумм рисков, связанных с функционированием организации.
- Прочие расходы на управление. Расходы, связанные с проведением общих собраний, заседаний Попечительского совета или Правления; банковские расходы; расходные материалы для административных нужд и т.д.
Отдельно выделяется: