Предлагаем Вашему вниманию ряд учетных форм, которые Вы можете использовать в своей деятельности.
ЛИСТ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Ф.И.О. добровольца
Наименование организации
Адрес организации
Телефон
Координатор по работе с добровольцами
Полное количество часов, отработанных добровольцем
Вид деятельности добровольца
Общая оценка деятельности добровольца
Подпись дата
Доброволец
Координатор по работе с добровольцами
ФОРМА ОТЧЕТА О ПРОИСШЕСТВИИ/ИНЦИДЕНТЕ
Ф.И.О. добровольца
Дата
Организация, где произошел инцидент
Адрес организации
Координатор по работе с добровольцами (контактное лицо)
Что произошло?
(описать между кем произошел инцидент, какие меры предпринимались, обращались ли стороны за медицинской помощью)
Была ли ситуация опасна для добровольца?
Последующие действия, которые должны быть предприняты
Подпись дата
Доброволец
Координатор по работе с добровольцами
ФОРМА ОТЧЕТА О РАСХОДАХ ДОБРОВОЛЬЦА
Ф.И.О. добровольца
Адрес
№ отчета
Пожалуйста, убедитесь в том, что Вы приложили все подтверждающие документы по расходам, указанным в данном отчете
Дата
Вид расхода
Объем расходования
Итого
ВСЕГО:
Дата
Получено
Подпись добровольца
Подпись координатора
Один из способов определить, для каких видов деятельности Вашей организации нужны добровольцы
Делаем сейчас
Хотим делать лучше/дополнительно
Области работы
Можем сами
Не можем сами
Поручим
сотруднику
добровольцу
Постановка задачи добровольцу
Задача
Что нужно сделать
С кем из персонала связаться
Пропорция прав и ответственности персонала и добровольцев
ДОБРОВОЛЬЦЫ
СОТРУДНИКИ
ПРАВА
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Уважительное отношение
Относиться к добровольцу, как к коллеге
Получить подходящую работу
Поручать добровольцу интересующую его работу
Знать об организации как можно больше
Информировать добровольца об организации и деятельности
Обучаться, перенимать опыт
Делиться опытом, обучать, вводить в традиции
Быть опекаемым, руководимым
Опекать и руководить
Расти
Содействовать росту
Предлагать решения и идеи
Поддерживать и поощрять инициативу
Получать компенсацию затрат, связанных с работой
Планировать и учитывать затраты, связанные с работой добровольцев
Иметь гарантии безопасности
Обеспечивать безопасные условия работы/инструктировать
Получать оценку качества работы и поощрение
Контролировать и оценивать работу добровольцев, благодарить, поощрять, награждать
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
ПРАВА
Иметь навыки и повышать квалификацию
Получать реальную помощь в работе
Быть искренним в предложении услуг, честно относиться к работе
Рассчитывать на качественное исполнение добровольцем заданий
С пониманием относиться к мере включенности
Иметь конфиденциальную информацию
Признавать авторитет сотрудника
Уважительное отношение
По хозяйски и бережливо относиться к ресурсам и оборудованию организации
Бережное отношение к ресурсам и оборудованию организации
Быть преданным делу, принципам, миссии организации
Быть уверенным, что доброволец – единомышленник и не искажает сущности организации
Отношения между организацией и добровольцем регулируются соглашением/договором, в котором права и ответственность добровольца по отношению к персоналу учитываются.
К какой группе относятся Ваши добровольцы?
Знаете ли Вы их возможности, способности, мотивы?
Кого из добровольцев и в какую группу Вы можете еще привлечь?
Доброволец
Группа
Профессия
Мотивы
Возможности
Молодежь
Правление
Члены
Учредители
Консультанты
Участники проектов
Клиенты
Специалисты
Новые
Потенциальные (сочувствующие друзья)
Студенты на практике
Кто еще?
Мера участия добровольцев в деятельности организации
ФУНКЦИЯ
РОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПЕРСОНАЛА
РОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДОБРОВОЛЬЦЕВ
Формирование проектного замысла
Инициаторы, ведущие, участники
Инициаторы, ведущие, участники
Разработка проекта
Ответственные ведущие
Участники
Написание проекта
Ответственность
Участие, помощь
Составление плана/технологии планируемой кампании
Ответственность
Участие
Определение ответственности
Ответственность, заключение договоров
Ответственность, заключение договоров
Обеспечение кампании ресурсами
Ответственность
Возможное участие
Управление кампанией
Ответственность
Исполнение взятой ответственности (индивидуальная/
групповая работа)
Анализ результатов, итоги проведенной кампании
Ответственность
Участие
Контроль расходования средств в ходе реализации проекта
Ответственность
Участие, наблюдение
Подготовка отчетов, благодарностей и т.д.
Ответственность
Участие, помощь
Распространение информации
Ответственность
Участие, помощь
Благодарение добровольцев
Ответственность
Участие
Подведение итогов. Результаты работы
Качественные критерии:
ДА
НЕТ
ПОЧЕМУ
Достигнуты ли поставленные цели?
Исполнен ли план действий кампании?
Выдержаны ли сроки?
Верно ли была выбрана стратегия?
Нужные ли добровольцы были привлечены?
Исполнены ли персоналом обязательства?
Возникли ли конфликтные ситуации?
Хватило ли запланированных ресурсов, чтобы обеспечить проведение кампании?
Получены ли дополнительные позитивные результаты в процессе совместной работы?
