Волонтеры могут заниматься делами, которыми никогда не стали бы заниматься на оплачиваемой работе. Волонтеры, отдающие свое время и усилия организации, хотят быть ее частью. Они хотят иметь право голоса и влиять на решения организации. Фактически то, что другие интересуются их мнением и учитывают их точку зрения, подтверждает значимость волонтеров для организации. Возможность влиять даже на самую малую часть работы организации является специальным видом мотивации, потому что человек чувствует себя частью организации в целом.
Для организации важно четко решить, зачем ей нужны волонтеры и что каждый из них будет делать.
Но если не анализировать и не оформлять письменно свои собственные потребности, то в результате волонтеры получают любую работу - лишь бы были заняты! - либо их просят выполнять все самое неинтересное и скучное, а так не должно быть.
Поэтому, выявить потребности организации в волонтерах можно двумя способами, как предлагает Николай Слабжанин в своей книге «Как эффективно работать с добровольцами»: первый подход – «проектный», второй – «внутриорганизационный».
«Проектный подход».
1. Осознайте проблему, определите цель и сформулируйте конкретные конечные результаты проекта.
2. Проанализируйте ресурсы организации. Составьте список имеющихся и требующих ресурсов.
3. Проанализируйте возможные альтернативные варианты реализации проекта.
4. Решите, есть ли деньги для оплаты необходимых сотрудников, если нет, то в план по реализации проекта вставьте пункт по привлечению добровольцев. Определите ответственного человека за выполнение этого пункта. Если деньги есть, то давайте подумаем, чем еще, кроме экономии финансов, нам помогают добровольцы. Может быть, они нам дают что-то такое, что невозможно купить.
«Второй подход».
1. Четко определите действия, которые необходимы для устойчивого функционирования организации
2. Сгруппируйте виды деятельности по сходным признакам.
3. Сравните построенную картинку с существующей и определите «узкие места» то есть те функции, которые или ни кто не выполняют или они реализуются не в полной мере.
4. Определите совместно с сотрудниками организации ответственных за работы в выявленных «узких местах». Если эти «узкие места» затрагивают чью-то индивидуальную ответственность, то эту работу следует провести индивидуально этим сотрудником. Определить какая часть работы останется у него, а какую он готов делегировать.
5. Решить, можно ли сгруппировать делегируемые функции вокруг каких-то новых должностей.
6. Определитесь, будет ли это оплачиваемая работа или на добровольной основе.
По завершению анализа потребностей, независимо от используемого подхода, необходимо провести оценку его эффективности.
Прежде, чем организация займется поиском волонтеров, стоит подумать, что она может им предложить. Например, это может быть приятная атмосфера, престиж работы в определенной организации или опыт работы по профессии. После того, как организация определила свои нужды, тип необходимого ей человека, как обучать, готовить, поддерживать и поощрять его - можно задуматься о том, как лучше найти подходящую кандидатуру.
Для подбора волонтеров можно использовать разные методы, включая:
§ Опросы друзей и коллег
§ Публичные объявления
§ Беседы с друзьями друзей
§ Проведение интервью
§ Плакаты
§ Участие в собраниях других групп
Основным элементом эффективного призыва является ясное определение работы волонтера. Организация должна определить работу, которую будет выполнять волонтер, и подчеркнуть важность ее для успеха всей программы. Не следует искать волонтеров просто, например, для приготовления еды для бедных и старых, а лучше привлечь людей к решению проблемы недоедающих и одиноких престарелых, или обеспечения нормальных жизненных условий для безнадежно больных. Важно привлекать людей к решению реальных жизненных проблем.
Если же нужны волонтеры не для работы с нуждающимися людьми, а, например, для офисной или административной работы, то следует подчеркнуть важность этих функций для решения проблемы в целом. Например, не следует подбирать людей для фандрайзинга, но постараться убедить их, что "Достижение нашей главной цели, а именно: помощь бедным и немощным, затруднено недостатком людей, готовых организовать рекламную кампанию или сбор средств". Такое заявление поможет потенциальным кандидатам понять, что время, которое они потратят на отправку писем с просьбами о финансовой поддержке, является важным вкладом в проект.
Людей, откликнувшихся на обращение о волонтерах, следует пригласить на общую информационную встречу для знакомства с программой организации и имеющимся фронтом работ.
Тем, кто заинтересуется, раздаются анкеты с вопросами об их мотивах работать в качестве волонтеров; какой вид работы им наиболее интересен; об ожиданиях, связанных с деятельностью в организации; о предыдущем опыте волонтерской работы; в какое время они могут работать; о необходимости обучения; об их ограничениях (например, здоровье, транспортные проблемы). Надо выяснить возраст кандидатов, пол, образование, профессиональный опыт, адрес, номер телефона и проинформировать их о времени получения ответа от организации.
Если организация решила набрать группу волонтеров для выполнения краткосрочной работы, не требующей специальной подготовки (например: изготовление конвертов, приклеивание марок), то необходимости в проведении длинного интервью с кандидатами нет. Можно просто встретиться с группой скаутов, студентов или жителями дома престарелых, представить организацию и описать работу. Все, кто заинтересуется, пусть запишут свое имя на листе бумаги. Другие методы включают использование плакатов, заметки в прессе, радио-объявления, листовки, лекции, приглашения, индивидуальные беседы.
Ключевой метод вовлечения волонтёров в организацию - это приобщение их к миссии организации. Миссия - это значимость решаемых организацией проблем, признаваемых ценностей и определение конкретных задач, стимулирующих деятельность членов организации.
Порой организация набирает добровольцев и уже среди них делает специальный, профессиональный отбор (это скорее бывает тогда, когда требуется не очень много добровольцев для определенной работы на определенный срок).
Для проведения отбора можно использовать следующие инструменты:
· Собеседование
· Наблюдение
· Анкетирование
· Тестирование
· Специальная проверка сведений
Данный инструмент можно использовать как в комплексе, так и по отдельности. Выбор зависит от типа работы и от налагаемой на добровольца ответственности.
Собеседование имеет цель – определить опыт, навыки и интерес к предлагаемой работе. Вот примерный алгоритм собеседования:
1. Предварительно просмотреть имеющуюся о кандидате информацию.
2. Составить список вопросов, на которые необходимо получить ответ. Это могут быть вопросы:
ü Почему доброволец пришел в организацию?
ü Что он хочет получить от этой работы?
ü Есть ли у него опыт работы?
ü Какие перспективы он для себя видит?
ü Что он любит делать в свободное время?
ü Какой он видит для себя идеальную работу?
3. Проведите собеседование в спокойной обстановке. Желательно, чтобы никто не мешал вашей встрече. С самого начала собеседования доброволец должен почувствовать к себе внимание со стороны вашей организации. Спокойная обстановка и доброжелательность с вашей стороны доверительности беседы сядьте рядом с ним, вас не должны разделять какие-либо предметы.
4. Представьтесь. Расскажите об истории своей организации, о ее настоящем и перспективах.
5. Узнайте, что интересует добровольца. Почему он к вам пришел? Составьте представление о нем как о человеке. Это делается для того, чтобы не разочаровать его предлагаемой работой.
6. Расскажите о работе, какая на ваш взгляд, подошла бы добровольцу. Узнайте мнение добровольца. Дайте ему письменное описание работы.
7. Назовите возможные преимущества и поощрения, которые может получить доброволец от выполняемой работы и от вашей организацию.
8. Оставьте время для вопросов.
9. Дайте добровольцу анкету, в которой он может внести, интересующую вас информацию, и договоритесь о времени следующего визита.
10. Составьте краткий письменный отчет о проведенном собеседовании, отразив в нем ответы на поставленные вопросы, а также впечатления о внешности, коммуникабельности, опыте, доброжелательности и дайте ваши рекомендации по дальнейшей работе добровольца.
Наблюдение может дать следующую информацию: наличие коммуникабельности, особенности поведения и взаимодействия с окружающими, работоспособности. Наблюдение можно проводить во время какой-либо части набора, непосредственно работы или деловой игры. Желательно, чтобы наблюдаемый не чувствовал пристального внимания с вашей стороны.
Анкетирование не должно быть единственным способом, с помощью которого отбирается доброволец. Лучше всего его совместить с процессом, предусматривающим непосредственное общение, например, с собеседованием.
Анкетирование может подойти на первом этапе, когда существует много заявок на ограниченное число работающих мест. Но всегда необходимо помнить, что за листом бумаги с вопросами и ответами стоит человек, изъявивший желание помочь ваше организации, затратив на это свои силы и время. Анкетирование способствует большому охвату отбираемых добровольцев, но при этом снижается объем информации, который можно получить, например, при собеседовании.
Тестирование желательно проводить в тех случаях, если работа требует особой ответственности. Но в любом случае его проводит специально подготовленный человек. Тестирование может проходить как с использованием психологических тестов, так и с моделированием каких-то ситуаций.
Например, одним из критериев профессионализма секретаря является умение быстро обрабатывать деловые бумаги и корреспонденцию. Можно подготовить набор разных деловых бумаг, и определить с помощью опытного секретаря контрольные время, за которое они могут быть обработаны. Далее, проводя отбор кандидатов, необходимо сравнить результат с контрольным временем.
Психологическое тестирование лучше проводить в тех случаях, когда доброволец принимает на себя ответственность за детей, инвалидов, тяжелобольных или у него требуются какие-то особые моральные качества.
Специальная проверка сведений, документов необходима, когда человек начинает работу в вашем офисе. Если в требования к добровольцу существуют какие-либо ограничения, например, по состояния здоровья, то необходимо просить документы, подтверждающие пригодность добровольца. Если работа связана с материальной ответственностью, то разумно записать паспортные данные человека.
Существуют определенные риски, связанные с добровольцами, которые должна снять процедура отбора. Любой ли человек может ухаживать за больным у него дома? Риску подвергается, с одной стороны, доброволец, он может заразиться или войти в конфликт с больным. С другой стороны, риску может подвергаться больной и его имущество, если у человека, ставшего добровольцем, присутствуют преступные намерения. Эти примеры для того, чтобы можно было увидеть, что неприятности угрожают как добровольцу, так и его клиенту. Для снижения риска необходимо не только четко провести процедуру отбора добровольца под конкретную вакансию, но и регламентировать взаимоотношения между организацией, которой требуется доброволец, и добровольцем. Регламентирующим документом, определяющим меру ответственности каждой из сторон, может послужить заключаемый с добровольцами договор на выполнение добровольной деятельности. Договор так же будет необходимым документом для представителей налоговой инспекции в случае, если вы, например, отправляли добровольца в командировку и оплачивали его проезд и суточные.
Итак, отбор добровольцев
ü Тщательность отбора должна зависеть от той ответственности, которая делегируется добровольцу в связи с его работой
ü Ответственность за действия добровольца во время его работы лежит не только на добровольце, но и на организации
ü Необходимо отбирать тех людей, которые могли бы соответствовать представлению окружающих о сотрудниках вашей организации
ü Проверка документов при приеме на работу, является естественной процедурой, а не признаком недоверия.
Причинами проявления интереса к волонтерской работе являются те специфические нужды людей, которые они могли бы разрешить при выполнении этой работы.
Часто в качестве мотива для волонтерской работы выступает потребность в контактах с другими людьми и преодоления чувства одиночества. Для таких людей важно найти свое место в группе. Группа дает своим членам чувство локтя, принадлежности, безопасности и поддержки. Ответы на вопросы, ниже перечисленные, могут служить руководством для комплектования состава с точки зрения мотивации людей:
САМОРЕАЛИЗАЦИЯ
§ Могут ли они использовать свои таланты/возможности?
§ Могут ли они подняться на собственную вершину в соответствии с их талантами?
§ Могут ли они быть творческими личностями?
§ Могут ли они быть удовлетворены работой?
ОЦЕНКА
§ Получают ли они одобрение среди равных?
§ Получают ли они одобрение окружающих?
§ Будут ли их достижения разделены семьей?
§ Могут ли специальные работы или места быть названы именами людей, их выполняющих?
СОЦИАЛЬНЫЕ
§ Могут ли добровольцы встретить новых людей?
§ Могут ли они знакомиться с другими, если они новички?
§ Могут ли они строить личные отношения (как семья и т.д.)?
§ Могут ли они быть заметными в хорошо известных организациях?
БЕЗОПАСНОСТЬ
§ Могут ли добровольцы обучаться новому мастерству, чтобы сохранить и получить работу?
§ Могут ли добровольцы обращаться за характеристикой, чтобы получить работу?
§ Обеспечивает ли Ваша организация большую безопасность по сравнению с обычной жизненной ситуацией?
ФИЗИОЛОГИЧЕСКИЕ
§ Можете ли Вы предложить бесплатное питание или медицинское обслуживание при благотворительной работе?
§ Люди отвечают положительно, когда работа им предлагается в соответствии с их собственными мотивациями.
| Жизнь вынуждает человека многое делать добровольно Е. Лец |