Контроль за деятельностью добровольцев в организации

Есть устойчивое мнение –

1. Добровольцы не являются ответственными работниками в силу отсутствия у них материальной заинтересованности,

2. Если доброволец не выполнил определенную работу, то виноват в этом только он.

Так ли это? не отвечают ли добровольцы за чужие грехи, которые прикрывает это расхожее мнение? Для ответа требуется обратиться к одному из базовых элементов управления – к контролю. Перед тем как ответить на вечный вопрос «кто виноват?», а уж тем более наказать. Следует подумать над следующими тремя вопросами:

ü Кто и на каком основании выбрал данного человека?

ü Кто, как, насколько ясно и четко поставил перед добровольцем задачу (инструктировал)?

ü Был ли контроль и кто контролировал?

После ответов на эти вопросы может оказаться, что работа добровольцем не могла быть выполнена изначально, и вся ответственность, лежит на том, кто нечетко поставил задачу, а в процессе работы не дал добровольцу «обратную связь». Почти как в сказке: «Иди, туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что». Иван-царевич как-то выкручивался из этой ситуации, а вот добровольцу, без помощи магии будет сложно.

Контроль за деятельностью добровольцев очень важная часть работы. Для того, чтобы определить, кто и на каком уровне может проводить этот контроль, следует рассмотреть таблицу уровня компетенции и контролируемых показателей деятельности добровольца в организации. Эта таблица состоит из координаты «контролируемых показателей». «Уровень компетентности» определяется функциями, которые выполняет человек, вступающий во взаимоотношения с добровольцем. «Контролируемыми показателями» выступают показатели, которые необходимо подвергать контролю в процессе работы добровольца. Рассмотрев таблицу, можно увидеть тех, кто определяет эффективность работы добровольца, соблюдение им правил, принятых в организации. В данной таблице «ДА» - означает то, что контроль возможен, «НЕТ» - что контроль невозможен, «При определенных условиях » - то, что при наличии достаточной информации контроль невозможен.

Определение терминов некоторых показателей, определяющих работу добровольца, и которые подвергаются контролю, приведено ниже:

ü Эффективность – соотношение затрат к выполненному результату.

ü Успех – достижение поставленных целей.

ü Соблюдение правил – правила, определяющие жизнедеятельность организации. Например, какие-либо процедуры, отношения к определенным группам.

Уровень компетенции и контролируемых показателей деятельности добровольца в организации. Уровень   Показатель Доброволец (самоконтроль) Коллега (оплачиваемый сотрудник или другой доброволец) Координатор добровольцев Руководитель организации Клиент Профессионализм в работе Да При определенных условиях Да Да При определенных условиях Эффективность При определенных условиях При определенных условиях Да Да При определенных условиях Личные качества Нет При определенных условиях Да Да При определенных условиях Соблюдение правил Да Да Да Да При определенных условиях Достаточность стимулирования Да Нет Да Да При определенных условиях Необходимые для работы ресурсы Да При определенных условиях Да Да При определенных условиях Обратная связь Да Нет Да Да Нет Безопасность Да При определенных условиях Да Да Нет Конфликт интересов При определенных условиях При определенных условиях Да Да Нет Успех При определенных условиях При определенных условиях Да Да При определенных условиях Ответственность за результат Да Нет Да При определенных условиях нет

ü Необходимые для работы ресурсы – степень готовности рабочего места, соответствие и наличие необходимых инструментов и материалов выполняемой работе. Обратная связь – оценка деятельности добровольца, то есть определение степени успешности работы, необходимости каких-либо изменений.

ü Личные качества – характеристики личности, которые остаются за рамками профессиональных требований.

ü Конфликт интересов – возможность отрицательного влияния на выполнение или результат определенной работы из-за прямой или косвенной личной заинтересованности. Например, это очень важно для добровольцев, которые являются членами экспертных советов по распределению грантов.

ü Достаточный объем стимулирования – средства, направленные на удержание добровольца в организации.

Если внимательно рассмотреть таблицу, то можно составить функциональные обязанности координатора добровольцев, определить степень вовлечения добровольцев, обязанности других сотрудников, руководителя организации по отношению к добровольцам.

Можно заметить, что позиции координатора добровольцев и руководителя организации почти идентичны. Разница только в ответственности за результат работы.

Это объясняется тем, что руководитель в целом несет ответственность за организацию. А если учесть, что достаточно многие некоммерческие организации малочисленны, то часто руководителю приходиться принимать на себя функции координатора добровольцев.

Если сравнить уровень компетентности при контроле коллег добровольца (как оплачиваемых, так и на добровольческой основе) с его уровнем самоконтроля, то следует заметить, что они находятся в общем поле организационных взаимоотношений. То есть можно сделать вывод, что, если доброволец не является руководителем, то различия в возможности заниматься контролем между ним и другими сотрудниками, в том числе и оплачиваемыми, минимальны. Те отличия, которые все же есть, основаны на субъективном подходе к осуществляемой деятельности (способность оценить обратную связь, достаточность стимулирования).