В литературе приводиться множество разнообразных определений Проектного офиса. В силу «трудностей» перевода Проектный офис называют Офисом Управления Проектами, Центром Управления проектами, а в зависимости от масштаба Офисом Управления Программами, Департаментом Управления Проектами и т.п. Однако все многообразие определений можно свести к двум трактовкам:
1. Проектный офис как инфраструктура;
2. Проектный офис как подразделение.
Рис. 13. Проектный офис как инфраструктура
Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из менеджера проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:
· команда как организационная структура существует на время реализации проекта;
· состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды[9].
Возникает необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта[2].
Основное назначение проектного офиса как инфраструктуры — обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр.
Проектный офис — это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.
Современное проектного офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений:
1. Помещение:
· проектирование пространственно-планировочных решений -основных помещений головного офиса проекта;
· проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;
2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:
· устройства для организации документооборота;
· организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;
· организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
· средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещение;
· хозяйственный инвентарь и оборудование;
3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:
· компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;
· программное обеспечение;
· средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны
Виртуальный офис — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени[9].
Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит 2 группы программных средств в рамках технологии «клиент—сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например Oracle, Informix, MS Sharepoint для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной[2].
Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:
· систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);
· систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.;
· набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
· систему экспорта/импорта документов.
· В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая:
· осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности);
· осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.