Некоторые авторы используют иные определения для обозначения Проектного офиса как подразделения, например специалисты компании «ПМСОФТ», используют термин «офис управления проектами», однако в образовательных целях введение дополнительного термина может осложнить процесс усвоения материала и в это связи мною используется термин проектный офис в двух его вариациях.
Создание проектного офиса как обособленного подразделения целесообразно при достижения компанией определенного уровня зрелости в управлении проектами. В борьбе за эффективное распределение ресурсов проектов, повышение количества успешно реализуемых проектов, повышения качества мультипроектного управления, формирования внутрифирменных стандартов управления проектами, распределения приоритетов проектов существенно может помочь создание в рамках корпорации такой структуры как Проектный офис (Project Management Office).
Мультипроект(НТК) - это Программа или мегапроект, состоящий из множества проектов имеющих логические, ресурсные или другие взаимосвязи.
Проектный офис как подразделение(PMBOK®) – “это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов»[14].
Одним из показателей зрелости организации, а точнее менеджмента организации являются и осознание необходимости, и создание такого подразделения.
Диапазон его обязанностей можно разделить на следующие сегменты:
· создание и развитие адекватной организации системы стандартов управления проектами, ее поэтапное внедрение и модернизация, воспитание персонала;
· анализ всей проектной деятельности организации, сопоставление реализуемых проектов и программ стратегическим целям организации, отбор проектов, формирование портфеля проектов организации;
|
|
· создание единого хранилища результатов проектов, анализ завершенных проектов, создание шаблонов по проектам.
Данная декомпозиция обязанностей корреспондируется с четырьмя группами функций выделенными господином Ильиным В.В, он выделяет Методический отдел, Аналитический отдел, Архив и Группу координаторов.
Внедрение такого звена как Проектный офис позволяет компании:
· повысить рентабельность реализации проектов;
· увеличить число успешно завершаемых проектов;
· сформировать штат профессионалов, готовых использовать передовые методики в управлении проектами.
Проектный офис в корпорации позволяет компании сформировать систему управления проектами, включая в нее доказавшие свою эффективность методы управления, планирования и анализа проектов для завершения проектов в рамках заданных ограничений.
Для создания эффективного Проектного офиса, который не служит бюрократическим заслоном в организации, менеджмент компании должен осознавать его необходимость и оказывать всяческую поддержку на начальных этапах его работы.
Внедрение Проектного офиса является поэтапным процессом, который требует определенных усилий, как от менеджеров проектов, так и от рядовых сотрудников.
Инициатива по созданию Проектного офиса должна исходить «сверху» и уже позже новая структура, доказав свою эффективность и необходимость будет воспринята всей организацией.
Внедрение Проектного офиса в компанию, первоначально может встретить сопротивление и даже саботаж со стороны сотрудников организации.
|
|
В результате анализа российского и зарубежного опыта в области создания и внедрения Проектных офисов были сформулированы следующие этапы эволюции Проектного офиса компании:
Ø «информационный центр». На данном этапе осуществляется постановка целей и задач, определение функций и инфраструктуры Проектного офиса, сбор информации;
Ø «офис сопровождения проектов». На данном этапе Проектный офис начинает свою работу и в кратчайшие сроки должен показать свою эффективность. Здесь могут рассматриваться такие задачи как:
· формирование и анализ отчетов,
· обзоры всей проектной деятельности в организации,
· внедрение корпоративных стандартов управления всеми проектами компании и др.
Таким образом, Проектный офис еще не работает в полную силу и является структурой анализирующей и аккумулирующей в себе информацию по проектам. Он только еще формирует свой имидж и начинает оправдывать свое существование, дает сотрудникам почувствовать необходимость и удобство в использовании общих принципов ведения проектов.
· «офис управления проектами». На данном этапе Проектный офис окончательно закрепляется в структуре организации и переходит к активным действиям. Он становиться обладателем достаточной информацией о всей проектной деятельности организации, чтобы приступить к ее реформированию, а также приступает к решению более крупных задач:
· тюнинг сложившейся системы корпоративных стандартов управления,
· создание на базе этих стандартов программ обучения,
|
|
· проведение тренингов для персонала,
· «навязывание» инструментария,
· распределение ограниченных ресурсов компании,
· формирование портфелей проектов адекватных стратегии компании.
Успешное внедрение Проектного офиса позволит компании:
· работать над большим количеством проектов ввиду эффективного распределения ресурсов организации;
· иметь «под рукой» информацию о текущей проектной деятельности компании;
· оптимизировать финансовые потоки по проектам;
· формировать портфели проектов в соответствии со стратегическими целями компании и тенденциями развития отрасли;
· создать эффективную систему обеспечения ресурсами проектов компании;
· пользоваться единой корпоративной системой управления всеми проектами компании, которая бы учитывала специфику ведения проектов;
· разработать и применить компьютерную модель программы или портфеля проектов для анализа параметров проектов;
· обеспечить правильную расстановку приоритетов проектов, что позволит равномерно распределить нагрузку на персонал и оборудование, сократить число конфликтов за ограниченные ресурсы организации.
Литература
1. Алешин А.В., Воропаев В.И., Любкин СМ., Михеев В.Н., Полковников А.В., Секлетова Г.И., Титаренко Б.П., Титаренко Р.Б. / Под науч. ред. Воропаева В.И. / Управление проектами: Основы профессиональных знаний, Национальные требования к компетенции специалистов. М.: Изд-во "Консалтинговое Агентство "КУБС Групп - Кооперация, Бизнес-Сервис", 2001- 265 с.
2. Разу М. Л., Титов С. А., Бронникова Т. М., Разу Б. М., Управление проектом. Основы проектного управления. Учебник
2007 г., Изд.: КНОРУС
3. Рассел Д. Арчибальд / Управление высокотехнологичными программами и проектами; Пер с англ. Мамонтова Е.В.; Под ред. Баженова А.Д., Арефьева А.О. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Компания АйТи; ДМК Пресс, 2004. – 472 с., ил.
4. Баринов В.А. Организационное проектирование: Учебник. – М.: Инфра-М, 2005. – 399с. – (Учебники для программы MBA).
5. Фил Бэгьюли / Управление проектом. – Пер. с англ. В. Петрашек. – М.: ФАЙР_ПРЕСС, 2004. – 208 с.: ил. – (Начальная школа бизнеса)
6. Володин В.В. «Управление проектами». / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. – М., 2003. – 181 с.
7. Володин В.В. Повышение эффективности межотраслевой диверсификации с использованием проектного управления. – М.: ИНИОН РАН, 2005 – 184 с.
8. Владислав Ильин / Проектный офис – Центр управления…проектами. Системный подход к управлению компанией. – М.: Вершина, 2007. – 264 с. ил., табл.
9. И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге Управление проектами: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации»; Под общ. ред. И.И. Мазура. – 3-е изд. – М.: Омега-Л, 2006. – 664 с. – (Современное бизнес-образование).
10. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М.: «Высшая школа», 2001.
11. Мескон, Майкл Х., Альберт, Майкл, Хедоури, Франклин./ Основы менеджмента, 3-е издание: Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2007. – 672 с.: ил. – Парал. тит. англ.
12. Ципес Г.Л., Товб А.С. Менеджмент проектов в практике современной компании. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2006. – 304 с., ил.
13. Под ред. В.Д. Шапиро. / Управление проектами. Толковый англо-русский словарь-справочник – М.: Высшая школа, 2000.
14. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) Третье издание. 2004 г.
Интернет-ресурсы:
1. Информационно-аналитический журнал - https://www.pmmagazine.ru
2. Microsoft Project - https://www.ms-project.ru
3. Компания p.m.Office - https://www.pmo.ru
4. Компания PM Expert - https://www.pmexpert.ru
5. Книжный Интернет-магазин - https://www.pmbooks.ru
6. Московское отделение PMI - https://pmi.ru
7. Сайт, посвященный управлению проектами - https://www.pmonline.ru
8. 
Группа компаний ПМСОФТ - https://www.pmsoft.ru
9. Российская Ассоциация Управления Проектами – СОВНЕТ - https://sovnet.ru
10. Портал Microsoft Project.ru - https://www.microsoftproject.ru
11. PMProfy.ru - https://www.pmprofy.ru
12. Ведущая Российская консалтинговая компания в области управления проектами - https://www.spiderproject.ru
13. Наглядное пособие изучающим управление проектами - https://andrewkulikov.com
14. PM City – компания, специализирующаяся на предоставлении профессиональных услуг аутсорсинга, обучения и консалтинга в области управления проектами - https://www.pmcity.ru
15. Департамент Систем Управления Проектами ЛАНИТ - https://www.projectmanagement.ru
16. Набор публикаций в области управления проектами - https://projectm.narod.ru
17. Группа компаний «ТЕКОРА» - https://www.tekora.ru/