Автоматизированная обработка экономической информации в условиях применения ПК требует выполнения предварительной работы по составлению классификаторов и кодированию, выполняемой на стадии проектирования. Как правило, кодируются буквенные выражения реквизитов-признаков, по которым делается группировка. Выполнение операций обработки основывается на системах формализованного описания экономической информации, на базе которых вводятся кодовые обозначения и составляются классификаторы.
Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований объектов и их кодовых обозначений.
Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными и комбинированными.
В условиях обработки экономических задач на ПК часто применяют мнемокоды (например, материально-ответственному лицу присваивается код «МОЛ») и штрих-коды; в ряде случаев машина может автоматически кодировать заносимые в нее объекты, но только по порядковой системе.
Требования к кодам изложены в рекомендованной литературе.
Общероссийские классификаторы (их свыше 50) составляются в рамках выполнения Государственной программы перехода РФ на международную систему учета и статистики в соответствии с требованиями рыночной экономики.
Используются, в основном, для кодирования бухгалтерской и статистической отчетности, но могут проставляться и в некоторых первичных документах (например, в приходном кассовом ордере).
Для предприятия, организации, фирмы важное значение имеют локальные коды, составляемые на номенклатуры, специфичные для конкретной организации.
|
|
Ими охватывается широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами управления, они являются едиными при решении различных экономических задач. Это коды табельных номеров, структурных подразделений, материальных запасов, готовой продукции, деталей, соединений, полуфабрикатов, поставщиков и покупателей, основных средств и др.
Классификаторы могут быть различными: общероссийскими (ОК), отраслевыми, региональными, локальными.
Все они входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) подробнее см. в рекомендованной литературе.
Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация.
Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур.
Коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов. Иллюстрацией этого может служить документ "Сальдовая ведомость материалов по складам" (см. табл. 4.3.2).
4. Варианты организации внутримашинной информационной базы (ИБ) маркетинговых ИС. Организация ИБ в виде независимых файлов и интегрированной базы данных (БД). Централизованные и распределенные БД в маркетинговых ИС.
Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами; отражает реальную действительность организационного объекта и его подразделений, определяющих конкретные предметные области.
|
|
Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, содержащие сведения о фактах финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.
Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств (рис. 4.5.1). личных структурных подразделений предприятия или из других регионов. При этом разработаны два вида баз данных:
• централизованные;
• распределенные.
Централизованная база данных характерна тем, что она полностью находится на центральном компьютере, к которому обращаются пользователи (клиенты) с помощью своих компьютеров за информацией. Управление базой данных (ее корректировка и прочие процедуры, поддерживающие ее целостность, безопасность и пр.) осуществляется централизованно.
Распределенные базы данных есть базы данных, части которой находятся в различных узлах сети. Предприятия имеют распределенную структуру, поэтому данные распределены по структурным подразделениям. Распределенная база данных есть виртуальный объект, составные части которого хранятся в разных узлах сети.
|
|
Для обработки информации на компьютере она должна быть перенесена на машинный носитель, где образует внутримашинную информационную базу. Основной структурной единицей во внутримашинной сфере является файл. Файл — именованная область внешней памяти, в которую можно записывать и из которой можно считывать данные. Файлы организуются в виде независимых файлов (файловая организация) и виде интегрированных файлов (База Данных).
В случае использования независимых файлов информационная база представляет собой совокупность не связанных между собой файлов. Такие файлы обычно обеспечивают хранение слабо структурированной информации, например, отчеты с текстовой информацией. Независимые файлы используют в АИС для хранения первичной, промежуточной, выходной информации, которая не подлежит длительному хранению.
АИС — ориентированы на хранение, выбор и модификацию постоянной информации. Обычно данные в БД называют постоянными. То есть такие данные, которые отличаются от других более изменчивых данных: промежуточные результаты, входные и выходные данные. Входные данные — информация, передаваемая системе. Такая информация может стать причиной изменений в постоянных данных, но не является частью БД как таковой. Выходные данные — сообщения и результаты, выдаваемые системой (на печать или на экран). Эту информацию можно брать из постоянных данных, но ее нельзя рассматривать как часть БД. База данных состоит из некоторого набора постоянных данных, которые используются приложениями для какого-либо предприятия. Например, данные о продукции, счетах, и т.п.
Файловая организация
Файл – это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ, либо его строку, если документ многострочный. Запись состоит из полей, в которых находятся реквизиты документа (коды поставщиков, даты, суммы и т.д., см. табл. 4.6.1).
Для обработки файл должен иметь структуру:
• имя для его поиска;
• количество полей в записи;
• последовательность фиксации полей в записи;
• типом записи (постоянная или переменная длина записи);
• тип поля (символьное или числовое);
• длина поля (количество разрядов);
• ключ доступа.
Вариант отображения данных в файлах в виде записей приведен в табл.4.6.2.
Интегрированная база данных содержит оперативную и нормативно-справочную информацию. Для управления ведением расчетных функций, занесения и корректировки данных в системе используется развитый многоуровневый интерфейс. Встроенная справочная система позволяет специалисту при работе с программой получать необходимую консультацию без выхода из системы.
Наличие документов в интегрированной базе данных позволяет вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости выпущенной продукции и оценивать финансовые результаты реализации без отражения этих данных в бухгалтерском учете.
Основой банка данных является интегрированная база данных (БД), в которой представлена информация, характеризующая объект на любой момент времени. Под базой данных принято понимать совокупность взаимосвязанных хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений [ 36, с. Организация данных в БД ориентирована на ее использование в различных функциональных подсистемах. Описание данных отделено от программ, использующих эти данные.