Особенности направления работников в командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках). Согласно п. 2 данного документа направление работников учреждений в командировки производится их руководителями с оформлением приказа и командировочного удостоверения. Следует отметить, что командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата РФ N 1), при направлении работника в командировку:
- на территорию РФ:
- на территорию государств - участников СНГ, заключивших с Россией межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 7, 15 Положения о командировках).
При направлении работника в командировку в другие государства (кроме государств - участников СНГ) командировочное удостоверение не выписывается (п. 15 Положения о командировках). Также командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Тем не менее во избежание различных недоразумений с командированным лицом рекомендуем даже на однодневную командировку выписывать командировочное удостоверение. Оно является доказательством того, что лицо выполняет свои трудовые обязанности, и основанием для отражения командировочных расходов в налоговом учете (см. подразд. 16.3.2 "Расходы по служебным командировкам за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности").
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о датах приезда и выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения о командировках).
Для справки: в Положении о командировках прямо не указано на обязанность работодателя, кроме служебного задания и командировочного удостоверения, оформлять приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако Постановлением Госкомстата РФ N 1 утверждена форма Приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (ф. Т-9) и Приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а). Если есть унифицированная форма приказа, то обязательно ли издание данного приказа (распоряжения)? На наш взгляд, да, поскольку именно приказ (распоряжение) руководителя учреждения является основанием для выплаты командированному лицу аванса (возмещения произведенных расходов) на проживание, питание и проезд к месту командирования и обратно к месту работу. Заметим, что в целях принятия расходов при исчислении налога на прибыль налоговики считают наличие этого документа необязательным (см. подразд. 16.3.2 "Расходы по служебным командировкам за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности").
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения о командировках):
1. Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Форма авансового отчета утверждена Приказом Минфина РФ N 123н. Сотрудники бухгалтерии проверяют авансовые отчеты на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств. Проверенные авансовые отчеты утверждает руководитель учреждения.
Если документы, подтверждающие расходы командировочного лица, составлены на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык (абз. 2 п. 3 Инструкции N 148н). Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самого учреждения, на которых возложена данная обязанность в рамках исполнения ими должностных обязанностей, в том числе и от руки (Письмо Минфина РФ от 14.09.2009 N 03-03-05/170).
К сведению: при приобретении электронного железнодорожного билета для поездок в командировки на территории РФ и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, являются маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки. Кроме того, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть приняты, если они оформлены унифицированными формами первичной учетной документации, позволяющими идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилию пассажира, маршрут, стоимость билета, дату поездки). Следовательно, признать в качестве оправдательного документа, подтверждающего расходы на проезд на железнодорожном транспорте, распечатку заказа электронного билета на поезд нельзя.
Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384 по поводу учета расходов при исчислении налога на прибыль. Заметим, что в данном случае требования к документальному подтверждению расходов как в части налогового учета, так и в части бухгалтерского учета (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете) одинаковы.
2. Отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Согласно п. 113 Инструкции N 148н учет операций по движению денежных средств в иностранной валюте ведется в валюте РФ по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату. Таким образом погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.