Бюджетный учет командировочных расходов

Согласно п. 167 Инструкции N 148н аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Рассмотрим на примере расчеты с командированными работниками в соответствии с положениями Указаний о порядке применения бюджетной классификации и Инструкции N 148н.

Пример. Сотрудник был направлен в служебную командировку на территории РФ в период с 6 по 9 июля 2010 г. Ему выдан под отчет аванс на командировочные расходы в сумме 5 000 руб., из них:

- суточные - 300 руб.;

- проживание - 3 000 руб.;

- проезд до места назначения и обратно - 1 700 руб.

Авансовый отчет представлен работником 12 июля 2010 г. на сумму 5 500 руб. К нему приложены:

- командировочное удостоверение, подтверждающее пребывание работника в командировке в течение 3 суток (300 руб.);

- счет за услуги по проживанию и кассовый чек из гостиницы (3 500 руб.);

- проездные билеты на сумму 1 700 руб.

Расходы оплачены за счет бюджетных средств.

Данные операции будут отражены в бюджетном учете следующими проводками:

Рассмотрим пример отражения командировочных расходов при командировке на территории иностранного государства.

Пример. По приказу руководителя учреждения сотрудник был направлен в служебную командировку в Германию сроком на 5 дн. (с 16 по 20 августа). Курс евро на день выдачи аванса на командировку и на день утверждения авансового отчета составил 39 руб./евро. С учетом норм Приказа Минфина РФ N 64н командированному лицу был выдан аванс в размере 33 640 руб., в том числе:

- на проживание в гостинице - 23 400 руб. - 600 евро (200 евро х 3 дн.);

- суточные - 10 140 руб. (в пересчете: 260 евро (65 евро х 4 дн.) - за время нахождения командированного работника на территории Германии и 100 руб. - за день, в который он вернулся на территорию РФ).

Также безналичным путем командированному сотруднику были оплачены авиабилеты, стоимость которых составила 16 800 руб.

По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет на сумму 39 030 руб., к которому были приложены следующие документы:

- инвойс за проживание в гостинице на сумму 570 евро;

- распечатка электронного документа; посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета на сумму 16 800 руб.

Оплата командировочных расходов произведена за счет бюджетных средств.

В бюджетном учете данные операции будут отражены следующим образом:

Дебиторская и кредиторская задолженность

При невыполнении в срок условий договора по оплате отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг у стороны, не выполнившей обязательств, возникает задолженность. В зависимости от того, является учреждение приобретателем благ или осуществляет их отчуждение, задолженность у него может быть дебиторской или кредиторской. При непогашении задолженности в установленные ГК РФ сроки она считается просроченной и подлежит списанию со счетов бюджетного учета. О том, в какие сроки и как дебиторская и кредиторская задолженность списывается со счетов бюджетного учета, пойдет речь в этом разделе.

Срок исковой давности

Одним из существенных условий любого возмездного договора гражданско-правового характера является установление платы, которую должна получить сторона за выполнение своих обязанностей (п. 1 ст. 423 ГК РФ). В договоре обычно указываются условия и срок погашения обязательств сторон, в том числе срок оплаты выполненных стороной обязательств. В соответствии с п. 1 ст. 314 ГК РФ если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, обязательство подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент в пределах данного периода. По таким обязательствам течение срока исковой давности начинает исчисляться со дня, когда лицо узнало (должно было узнать) о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ).

К сведению: по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Если срок исполнения не определен либо определен моментом востребования, то течение срока исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется льготный срок для исполнения такого требования, исчисление исковой давности начинается по окончании указанного срока (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

Установленный законом, иными правовыми актами, сделкой или назначаемый судом срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами (ст. 190 ГК РФ). Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (ст. 191 ГК РФ).

Пример.

Бюджетное учреждение и ООО "Анкор" 22.03.2010 заключили договор на оказание услуг. По условиям договора бюджетное учреждение является исполнителем, а ООО "Анкор" - заказчиком. Срок выполнения договора - 22.04.2010. Оплата услуг производится в несколько этапов (аванс в размере 50% в течение трех дней после подписания договора и окончательная оплата по истечении трех дней после выполнения услуг). Окончательная оплата заказчиком перечислена не была.

В соответствии со ст. 200 ГК РФ с 23.04.2010 начинает течь срок исковой давности по возникшей у бюджетного учреждения дебиторской задолженности.

Согласно ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности устанавливается в три года. Дебитору для предъявления претензий к кредитору следует быть внимательным при определении срока исковой давности: из-за его пропуска суды часто отклоняют иски (постановления ФАС ЗСО от 05.03.2010 N А70-7725/2009, от 30.04.2010 N А46-13404/2009, ФАС МО от 26.05.2010 N КГ-А40/4638-10-1,2 и др.). Также поводом для отказа может служить несоблюдение истцом претензионной части договора. Например, в Постановлении ФАС ДВО от 12.03.2010 N Ф03-519/2010 суд отказал истцу в удовлетворении исковых требований, поскольку посчитал, что трехлетний срок исковой давности по каждому платежу с учетом условий соглашения к моменту обращения истца в арбитражный суд истек. Претензия, на которую ссылается истец, судом не принята в качестве надлежащего доказательства по делу, равно как и почтовое уведомление об отправке этой претензии, так как данные документы представлены истцом в копиях и надлежащим образом не заверены в нарушение ст. 75 АПК РФ. Довод заявителя о необходимости исчислять срок исковой давности с момента получения ответчиком претензии с учетом положений ст. 314 ГК РФ был отклонен. При соблюдении истцом норм ст. 75 АПК РФ у него была бы возможность выиграть эту судебную тяжбу.

Иногда по причине юридической неграмотности или в результате особенностей сделки в договоре может быть не указан срок погашения обязательств (срок перечисления денежных средств в счет оплаты выполненных исполнителем условий договора). В этом случае для определения начала исчисления срока исковой давности следует обратиться к нормам ст. 314 ГК РФ. В ней сказано, что в случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства. Обязательство, не исполненное в разумный срок, а равно обязательство, срок исполнения которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не вытекает из закона, иных правовых актов, условий обязательства, обычаев делового оборота или существа обязательства. Возникает вопрос о том, какой срок считается разумным для погашения обязательств. Из пункта 16 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18 "О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки" следует, что при расчетах за товар платежными поручениями, когда иные порядок и форма расчетов, а также срок оплаты товара соглашением сторон не определены, покупатель должен оплатить товар непосредственно после получения и просрочка с его стороны наступает по истечении предусмотренного законом или в установленном им порядке срока на осуществление банковского перевода, исчисляемого со дня, следующего за днем получения товара покупателем (получателем).

По мнению ВАС, конкретный срок проведения расчетных операций применительно к различным формам расчетов должен быть определен ЦБ РФ, но предельный срок не должен превышать двух операционных дней в пределах одного субъекта РФ и пяти операционных дней в пределах РФ (ст. 80 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)"). Давая разъяснения о длительности разумного срока погашения обязательств по договору поставки товара, в случае когда участники сторон не оговорили срок погашения обязательств, ВАС ссылался на ст. 486 ГК РФ, в которой установлен порядок оплаты товара по договору купли-продажи.

Оплата услуг по договору их возмездного оказания регулируется ст. 781 ГК РФ. Из норм этой статьи не вытекает, что обязанность стороны договора возмездного оказания услуг возникает с момента их оказания. Дополнительных разъяснений компетентных органов о том, когда начинает истекать разумный срок погашения обязательств по договору возмездного оказания услуг, нормативно-правовые базы не содержат. Рекомендуем в качестве подтверждения начала истечения срока исковой давности направлять должнику заказное письмо с уведомлением о его получении, в котором следует потребовать от него в определенный срок погасить задолженность. Если задолженность не будет погашена в установленный в претензионном письме срок, то на следующий день после истечения этого срока начинает исчисляться срок исковой давности.