Организациям предоставлены права самостоятельно действовать в соответствии с принятой учетной политикой, что влечет укрепление отношений собственности и рост ответственности собственников, менеджеров, акционеров, бухгалтеров организаций за результаты финансово-хозяйственной деятельности. В этой связи становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных, стратегических и перспективных управленческих решений. Контроль выявляет слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избегать кризисных ситуаций. Основным назначением контроля является обеспечение законодательства в процессе формирования и использования финансовых ресурсов, оценка экономической эффективности финансово-хозяйственных операций во всех звеньях экономики.
Контроль – самостоятельная функция управления, представляющая собой систему наблюдения и проверки процесса функционирования объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями, а также позволяющая выявить отклонения в намеченных целях и принимать при необходимости корректирующие меры [35,с.67].
Экономический контроль выполняет несколько функций: информационную, профилактическую, мобилизующую и воспитательную.
Информационная функция заключается в том, что информация, полученная в результате контроля, является основанием для принятия соответствующих управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование контролируемого объекта.
Профилактическая функция заключается в том, что контроль призван не только выявить недостатки, хищения, злоупотребления, но и способствует их устранению и недопущению в дальнейшей работе.
Мобилизующая функция контроля заставляет субъекты хозяйствования ответственно выполнять свои обязательства. Организации должны обеспечивать рациональное и целевое использование всех своих средств и ресурсов.
Контроль выполняет также воспитательную функцию, приобщая людей к управлению производством, он воспитывает у работников потребность соблюдения законности и четкого исполнения своих обязанностей.
Контроль можно рассматривать с разных позиций, выделяя его виды и организационные формы. Организационные формы контроля: государственный, внутриведомственный, вневедомственный, внутрихозяйственный, независимый (аудит), специализированный, общественный.
Для анализируемого предприятия с его организационно-правовой формой наиболее актуален внутрихозяйственный и независимый контроль.
Внутрихозяйственный контроль защищает интересы ОАО «УАЗ» и его коллектива от злоупотреблений и обеспечивает повышение эффективности его хозяйственной деятельности. Он осуществляется внутри предприятия, его задача – систематическое и повседневное наблюдение за всеми видами ресурсов, в том числе – трудовых.
Аудит осуществляется независимыми экспертами, имеющими специальную подготовку и независимыми от ОАО «УАЗ» как в финансовом, так и организационном плане.
Внутрихозяйственный контроль использования трудовых ресурсов и расчетов по оплате труда включает контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления различных видов оплат и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учета расчетов как по физическим лицам, так и в целом по ОАО «УАЗ», а также начисления налогов и платежей с фонда оплаты труда и выплат социального характера.
Источниками информации для осуществления контроля являются:
- положение по учетной политике ОАО «УАЗ»;
- бухгалтерский баланс;
- отчет о движении денежных средств;
- приложение к бухгалтерскому балансу;
- штатное расписание;
- коллективный договор;
- главная книга;
- учетные регистры по счетам 68,69,70, 73,76 и др.;
- сводные ведомости по начислению зарплаты;
- приказы, распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового характера;
- табели учета рабочего времени;
- наряды, путевые листы;
- листки временной нетрудоспособности;
- исполнительные листы;
- расчетно-платежные ведомости;
- лицевые счета;
- налоговые карточки работников;
- личные карточки.
Задачами контроля расчетов с персоналом являются: оценка существующей системы расчетов и ее эффективности; проверка правильности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете, установление законности полноты удержаний из заработной платы и из других выплат сотрудникам в пользу предприятия, бюджета, Пенсионного фонда РФ, других юридических и физических лиц; проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами по оплате труда.
Проверяется также организация аналитического и синтетического учета, правильность оформления и отражения в учете расчетов с персоналом по прочим операциям.
Основной задачей аудиторской проверки расчетов с рабочими и служащими по оплате труда является проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда.
Источниками информации, используемой в процессе контроля, являются аналитические и синтетические данные по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 88 «Нераспределенная прибыль» (субсчет «Фонд потребления»), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты с депонентами»), первичные документы по учету выработки и начислению оплаты труда (табеля учета отработанного времени, наряды и др.), листки о временной нетрудоспособности, расчеты на оплату отпусков и т.д., нормативные документы, регулирующие эти операции.
Начинать проверку расчетов с рабочими и служащими по оплате труда следует с установления соответствия показателей аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с записями в главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого необходимо сверить сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на первое число в главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (к выдаче) расчетно-платежных ведомостей.
При выявлении расхождений необходимо установить их причины.
Также необходимо сверить данные по счету 76 (субсчет «Расчеты с депонентами») с данными книги учета депонированной зарплаты.
Затем изучаются достоверность первичных документов, правильность их заполнения, их соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы и других видов оплаты труда. При этом особое внимание обращается на проверку табелей учета рабочего времени.
При повременной оплате труда проверяются правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной - выполнение количественных и качественных показателей работы, правильность применения норм и расценок.
При этом особое внимание обращается на проверку табелей учета рабочего времени. На анализируемом предприятии кладовщику Серовой И.Р. таб. № 42310045, работающей по тарифной ставке 30,715 руб./час, за июль 2006г. было начислено:
060 шифр – 4475,18 руб. за 145,7час (19 дней по 7,67 отработанных часов в день)
270 шифр – 1201,57 руб. (30% от 060 шифра за предыдущий месяц) – за своевременную сдачу отчетов. За предыдущий месяц, т.к. начисление зарплаты происходит за отработанный месяц, и отчеты сдаются за прошедший месяц.
272 шифр – 895,04 руб. (20% от 060 шифра этого месяца) – за работу без индивидуальных замечаний.
Данные соотношения премий указаны в положении по премированию для данной профессии и категории. При этом арифметических ошибок и ошибочно начисленных сумм не было обнаружено. Для этого были сверены данные, указанные в расчетных ведомостях за июнь и июль 2006г., с данными в положении о премировании и данными, хранимыми в лицевом счете.
При проверке первичных документов по учету труда и его оплаты устанавливают наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, исправлений (неоговоренных) и т.д.
При проверке табелей учета рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяснить, нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц. Для этого следует проанализировать наряды по датам их выдачи, сопоставить фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава. Необходимо проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фамилий одних и тех же лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях. Особое внимание следует обратить на наряды, выписанные на лиц, не состоящих в списочном составе предприятия и проработавших непродолжительное время, а также наряды по устранению брака по переделке работ, выполненных с низким качеством.
При проверке первичных документов и расчетных ведомостей особое внимание необходимо уделить правильности арифметических подсчетов.
Дальнейшими этапами осуществления аудиторской проверки являются:
- выборочная проверка правильности начисления оплаты труда;
- порядок оформления доплат в связи с отклонением от нормальных условий работы;
- документальное оформление и оплата простоя;
- документальное оформление брака продукции и его оплаты;
- доплата за работу в ночное время;
- оплата труда за работу в сверхурочное время;
- оплата работы в праздничные дни;
- начисление выплат за неотработанное время, предусмотренное действующим законодательством (оплата отпусков, выходных пособий и т.п.);
- начисление пособий по временной нетрудоспособности;
- проверка правильности удержаний из заработной платы. В соответствии с законодательством из заработной платы могут быть произведены следующие удержания: подоходный налог; отчисления в пенсионный фонд; погашение задолженности по ранее выданным авансам, а также сумм, излишне выплаченных ввиду арифметической ошибки; в погашение задолженности по подотчетным суммам; квартплата; за содержание ребенка в детских дошкольных учреждениях; возмещение материального ущерба, причиненным работником предприятию; денежные начеты; за товары, купленные в кредит; за подписку на газеты и журналы; по исполнительным документам; за брак продукции. Другие удержания из заработной платы могут быть произведены лишь с согласия работника.
Налог на доходы физических лиц удерживается в порядке и размерах, установленных Налоговым кодексом РФ.
Статья 224 НК РФ предусматривает четыре вида ставок налогов: 13%, 35%, 30%, 9%.
Удержание по исполнительным листам производится только при наличии этих листов либо на основании личного заявления работников.
Удержание за товары, проданные в кредит, производится на основании поручения-обязательства, предусмотренного Правилами продажи гражданам товаров длительного пользования в кредит (постановление Правительства РФ от 9 сентября 1993 г. №895).
Удержание в возмещение материального ущерба, причиненного работником, производится на основании приказа по предприятию (при наличии согласия работника) либо по решению суда.
В заключение проверки необходимо установить:
- правильность проверки отнесения расходов к фонду оплаты труда;
- правильность отнесения отдельных выплат на себестоимость продукции (работ, услуг);
- правильность составления бухгалтерских проводок по фонду оплаты труда;
- правильность ведения синтетического и аналитического учета, сводных данных и заполнения форм бухгалтерской отчетности по фонду оплаты труда;
- соответствие записей аналитического учета по счету 70 «Расчеты по оплате труда» и 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, записям в журналах-ордерах №8, 10 (при журнально-ордерной форме учета), главной книге и балансе.