Порядок предоставления отчета о командировке

1. По возвращении из командировки работник (подотчетное лицо) в течение трех рабочих дней обязан согласовать отчет о выполнении служебного задания у руководителя структурного подразделения. Ответственными лицами за сохранность отчетов о командировке являются руководители структурных подразделений.
2. Работник по возвращении из командировки обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию заполненный авансовый отчет по форме, утвержденной приказом МФ РФ от 30.03.2015г. № 52н, с приложением документов, подтверждающих фактические расходы.
3. Авансовый отчет подписывается командированным работником и руководителем соответствующего структурного подразделения. Авансовый отчет составляется в рублях, либо в рублях и в валюте, если командировка проходила за пределами Российской Федерации, на основании первичных документов и норм суточных.
4. Окончательный расчет по командировке осуществляется на основании принятых к учету первичных документов и утвержденного руководителем авансового отчета.
5. При командировании за пределы Российской Федерации перевод иностранной валюты в рубли для расчета суточных происходит по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Для подтверждения расходов произведенных в иностранной валюте, расчет фактических затрат происходит на основании документов, подтверждающих перечисление денежных средств с лицевого счета в рублях, открытого банком на командированного работника (выписка движения по банковскому счету, заверенная печатью банка) или на основании справки о покупке валюты. При возврате сотрудником неизрасходованных подотчетных сумм в иностранной валюте они отражаются в бухгалтерском учете в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу Банка России, действующему на дату внесения денежных средств в кассу (пункт 154 Инструкции № 157н).
6. К авансовому отчету прилагаются документы:

· о фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, и предоставлению в поездах постельных принадлежностей, оплаты провоза багажа);

· о найме жилого помещения;

· об иных расходах, связанных с командировкой.

· копии первой страницы заграничного паспорта и страницы заграничного паспорта с отметками, подтверждающими пересечение российской границы (при командировании за пределы Российской Федерации).

1. При оформлении и оплате проездных документов (авиа и железнодорожных билетов), бронировании и оплате гостиницы работником Института, работник прикладывает к авансовому отчету предусмотренные настоящим пунктом документы.
2. Для подтверждения фактически произведенных расходов по проезду воздушным транспортом по электронному билету командированный работник представляет к отчету:

· документы, подтверждающие перечисление денежных средств с лицевого счета, открытого банком на командированного работника (выписка движения по банковскому счету, заверенная печатью банка);

· оригиналы посадочных талонов (в случае утери посадочного талона, контрольного купона возмещение расходов производится при представлении оригинала справки авиаперевозчика, подтверждающей факт поездки, получить у перевозчика такую справку работник должен самостоятельно);

· маршрутная квитанция электронного билета.

1. При покупке электронного билета на проезд наземным транспортом работник должен предоставить к отчету:

· маршрутную квитанцию электронного билета;

· железнодорожные билеты, полученные в кассе (автомате) вокзала;

· выписку с банковской карты, заверенную печатью банка.

1. При оплате гостиницы, работник должен предоставить к отчету:

· счет;

· чек об оплате наличными либо выписку с банковской карты, заверенную печатью банка; чек из терминала оплаты банковскими картами (при наличии).

1. Работник представляет оформленный надлежащим образом авансовый отчет в бухгалтерию для проверки и принятия к учету.
2. Ответственный сотрудник бухгалтерии:

· регистрирует представленный авансовый отчет в соответствующем журнале;

· проверяет авансовый отчет в течение 3 (трех) рабочих дней с момента его представления;

· передает авансовый отчет на утверждение руководителю учреждения, либо возвращает авансовый отчет на доработку подотчетному лицу.

1. Не позднее следующего дня после утверждения авансового отчета руководителем учреждения, при наличии обязанности учреждения выплатить работнику денежные средства, предусмотренные авансовым отчетом, ответственный сотрудник бухгалтерии формирует заявку на выплату подотчетному лицу с проставленными суммами денежных средств согласно авансовому отчету.
2. В случае возникновения задолженности работника перед учреждением, работник обязан погасить задолженность в кассу учреждения. Ответственным лицом за обеспечение погашения задолженности перед учреждением является руководитель структурного подразделения, направившего работника в командировку.
3. Авансовый отчет утверждается в соответствии с нормами, установленными настоящим Положением, но в пределах сумм, указанных в первичных документах к авансовому отчету.

Фактические выплаты производятся на основании утвержденного авансового отчета.

1. Контроль своевременного представления отчетов по служебной командировке, авансовых отчетов осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения.
2. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за нарушение сроков представления работниками отчета по служебной командировке и авансового отчета.
3. В том случае, если командированный работник для выполнения служебного задания прибывает к месту командирования не от места постоянной работы (в связи с пребыванием в отпуске или по иным причинам), проезд к месту командирования ему не оплачивается, за исключением случаев, когда проезд от места фактического нахождения работника дешевле, чем от места постоянной работы.
4. В том случае, если командированный работник после выполнения служебного задания сразу не возвращается к месту постоянной работы (в связи с убытием в отпуск или по иным причинам), проезд в обратную сторону ему не оплачивается. Выплата суточных прекращается с момента убытия из принимающей организации.
5. Работник, направленный в служебную командировку, обязан самостоятельно оплачивать свои расходы во время служебной командировки (в том числе с банковской карты, оформленной на свое имя).
6. При использовании в служебной командировке служебного транспорта оформляется служебная записка.
7. Необходимость и целесообразность использования служебного или личного транспорта в служебной командировке должно быть обосновано и согласовано с руководителем учреждения либо уполномоченным им лицом (на этапе формирования приказа о командировке).
8. По убытию в командировку на личном автомобиле необходимо выписать путевой лист, срок действия путевого листа не более месяца, пройти медицинский предрейсовый осмотр, если с собственником автомобиля убывают в командировку научные сотрудники необходимо предоставить список участников Ф.И.О.
9. При возвращении из служебной командировки работник в течение трех рабочих дней должен представить в бухгалтерию оформленный путевой лист с указанием ФИО водителя, даты, времени, места отправления и прибытия, показаний спидометра, авансовый отчет с приложением оправдательных документов.
10. В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
11. Иные расходы, подлежащие возмещению. К иным расходам, произведенным работником, находящимся в командировке, с разрешения или ведома Работодателя, в целях настоящего Положения, относятся: оплата телефонной связи в служебных целях; услуг по сканированию и ксерокопированию документов; услуг почтовой связи; оплата найма транспортных средств в служебных целях (или оплата ГСМ при следовании в командировку на служебном или личном транспорте); покупка необходимых запасных частей при следовании в командировку на служебном или личном транспорте; уплата регистрационных взносов на мероприятия, произведенная командированным лицом лично.
12. Расходы, указанные в п. 26 возмещаются в размере фактических расходов командированного работника. Основанием для возмещения указанных расходов являются платежные документы (счета, кассовые чеки, квитанции, банковские слипы, чеки платежных терминалов, выписки банка), детализация счета услуг телефонной связи.
13. Иные расходы, произведенные в служебных командировках, но прямо не указанные в данном Положении, возмещаются при наличии служебной записки (с обоснованием необходимости в данных расходах) с разрешительной визой руководителя либо уполномоченного им лица и при наличии документов, подтверждающих эти расходы из средств от приносящей доход деятельности.
14. В случае невозвращения работником остатка средств от денежного аванса в срок работодатель в порядке, установленном ст. 137 Трудового кодекса РФ, вправе удержать из заработной платы работника данную сумму.
15. При установлении факта нарушения трудовой дисциплины во время командировки виновный работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации.
16. Соблюдение всех требований настоящего Положения обязательно для всех работников учреждения.

Приложение № 15

к приказу «Об учетной политике» от «___» ______________ 20___ г. № ________