Неотъемлемой частью процесса структуризации работ является определение подразделений организации, ответственных за выполнение конкретных работ. На практике результатом этого процесса является схема организационной структуры (СОС). СОС показывает, как организована фирма с точки зрения распределения ответственности. Целями СОС являются обеспечение основы для оценки выполнения работ подразделениями, определение отделов, отвечающих за выполнение работ, и привязка подразделений к счетам контроля за издержками. СОС определяет промежуточные результаты организации, как иерархическую схему, в которой на каждом следующем уровне идут все более мелкие структурные подразделения. Часто для этого можно использовать традиционную структуру организации. Даже в том случае, когда проект полностью выполняется одной командой, необходимо разделить структуру команды для распределения ответственности за смету, время и выполнение работ. Как и в случае с СРРПЭ, СОС назначает низший отдел организации ответственным за набор работ. В этом заключается одно из важнейших преимуществ использования СРРПЭ и СОС.
ЭТАП 5: КОДИРОВАНИЕ СРРПЭ ДЛЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
Извлечение максимальной пользы из структуры разделения работы по этапам зависит от системы кодирования. Коды используют для определения уровней и элементов в СРРПЭ, организационных элементов, наборов работ, сметы и информации о расходах. Коды позволяют делать сводку по докладам на любом уровне структуры. Наиболее часто используется схема числового обозначения:
1.0 Компьютерный проект
1.1 Дисковое запоминающее устройство
1.1.1 Гибкий диск
1.1.2 Оптический диск
1.1.3 Жесткий диск 1.1.3.1 Двигатель
1.1.3.1.1 Исходный набор работ
·
·
1.1.3.4 Головка чтения/записи
1.1.3.4.1 Учетный номер издержек
1.1.3.4.2 Учетный номер издержек
1.1.3.4.2.1 Набор работ
1.1.3.4.2.2 Набор работ
1.1.3.4.2.3 Набор работ
1.1.3.4.3 Учетный номер издержек
и. т. д.
Обратите внимание на обозначение 1.0. Каждая последующая сдвинутая вправо строка обозначает более низкий элемент пакета работ. В конечном счете числовая схема доходит до пакета работ на нижнем уровне, и всем задачам и элементам присваивается идентификационный код. Счет издержек является ключевым пунктом, так как все сметы, рабочие задания, время, стоимость и техническое выполнение сходятся в этом пункте.
Данную систему кодирования можно применить к более крупным проектам. Например, добавление «З» после кода может обозначать место строительной площадки, или высоту, или такой особый параметр, как рабочая сила. Некоторые буквы можно использовать, как особые символы, например, «М» — материалы, «И» — инженеры. Вы не ограничены всего десятью обозначениями (0 — 9), можно использовать огромное количество обозначений, например,.1 —.99 или. 1 —.9999. Если проект небольшой, можно использовать целые числа. А вот пример из более крупного и сложного проекта:
3R-237A-P2-33.6,
где 3R обозначает объект, 237А — высоту и территорию, Р2 — трубу диаметром 2 дюйма и 33.6 обозначает номер набора работ. Большинство организаций изобретательно сочетает буквы и цифры для максимального сокращения длины кода СРРПЭ.
СВОРАЧИВАНИЕ» ПРОЕКТА
Как уже говорилось выше, пересечение СРРПЭ и СОС является контрольной точкой, которую управляющие проектом называют счетом издержек. Наборы работ и счет издержек служат той базой данных, на которой координируются все остальные процессы планирования, создания графиков и контроля. Укаждого набора работ есть точки времени, ресурсов, ответственности и контроля, при помощи которых можно проследить, как идет работа над проектом. На рис. 3 представлена упрощенная версия набора работ с распределенной по времени сметой затрат (без дат).
Рис.3.Обсчет набора работ
Рис.4 Сворачивание сметы прямых расходов на рабочую силу
Набор работ представлен в виде одного набора работ в рамках промежуточного результата (плата), выполнением которого занимается отдел разработки программ. Используя всего один фактор прямых затрат на труд, вы можете понять, как «свернуть» все затраты на проект для платы и для всех организационных отделов.
На рис. 4 показаны гипотетические затраты на рабочую силу и работы по такому элементу разрабатываемого компьютера, как устройство хранения информации на жестком диске. Пересечение платы и производства показывает два набора работ в счете издержек со сметами в $140 и $260, что в сумме составляет $400. «Сворачивание» для составляющей платы (сумма всех счетов издержек ниже составляющей) равно $1000. Составляющая твердого диска, в которую входят все составляющие первого уровня, имеет смету в $1660. Сворачивание организационных отделов составляется таким же образом. Например, отдел дизайна отвечает за работы над платой и устройством записи/чтения в пределах счетов издержек. Каждый из этих счетов имеет смету затрат на труд в $300 или, в общем, $600. Производственный отдел имеет общую смету в $1250. И, конечно, общая цифра для организации, производящей компоненты для твердого диска, должна равняться общей смете всех составляющих, «свернутых» до составляющих твердого диска. Такая способность консолидировать и интегрировать с помощью процесса «сворачивания» демонстрирует потенциальную ценность СРРПЭ для управления проектом. Запомните, что можно считать не только деньги, но и материальные ресурсы, рабочее время, все, что угодно, что способствует получению промежуточных результатов. На уровне счета издержек по всей структуре можно считать что-то одно.