Регистрационный индекс документов
20. Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений - индексов, которые предоставляются документам во время их регистрации. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, в границах группы документов, который регистрируется и дополняется индексами, что используется в учреждении, индексами согласно номенклатуры дел, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают илиподписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности, которых касается документ и др. Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой наклоненной вправо чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может меняться независимо от того, какой документ регистрируется - входящий, исходящий или такой, который составлен в учреждении. Для входящих документов регистрационный индекс состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, который используется в учреждении, например: 845/01-10, где 845 - порядковый номер, 01-10 -индекс дела по номенклатуре. Для исходящего документа регистрационный индекс размещается в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который используется в учреждении) и порядковый номер, например: 02-15/258, где 02-15 - индекс дела по номенклатуре, 258 - порядковый номер. В целях разрозненных групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая складывается из литер, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП используется для обозначения документов с грифом "Для служебного пользования". Если документ подготовлен двумя или больше учреждениями, регистрационный индекс включает индексы каждой из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для совместных распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 - для совместных писем. Ссылка на регистрационный индекс и дату 21. Для исходящих документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке. Гриф ограничения доступа 22. Гриф ограничения доступа к документам ("Для служебного пользования") оформляются согласно с соответствующими нормативными актами и располагаются в правой части верхнего поля документа выше реквизита "Адресат" или "Грифа утверждения". Адресат 23. Документы адресуются учреждению, её структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. В случае адресации документа учреждению или её структурным подразделениям без указания должностного лица их наименование наводится в именительном падеже, например: Исполнительный комитет г. Харцызска Если документ посылается должностному лицу, наименование учреждения и её структурного подразделения приводится в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - у дательном, например: Исполнительный комитет г. Харцызска архивный отдел начальнику фамилия, инициалы (инициал имени) В случае, когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименования учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например: Мэру г. Харцызска Фамилия, инициалы (инициал имени) Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например: Директорам общеобразовательных школ Документ не должен иметь более четырёх адресатов. Слово "копия" перед наименованием другого, третьего, четвёртого адресатов не ставится. В случае рассылки документов более чем четырём адресатам составляется список на рассылку с обозначением на каждом документе только одного адресата. Реквизит "Адресат" может включать адрес. Порядок и форма записи ведомостей об адресате учреждения должны отвечать Правилам предоставления услуг почтовой связи. Полный адрес указывается в случае отправки документа разовым корреспондентам, например: Министерство образования республики ул. Ленина, д. 15, г.Донецк, 86083 В случае отправки документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя, отчество (инициалы или инициал имени), потом почтовый адрес, например: Литвинов Иван Иванович ул. Кирова, д. 32 п. Троицко - Харцызск Донецкая народная республика, 83790 При отсылке документа органам законодательной или исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается. Читайте также: Средневековье: основные этапы и закономерности развития: Эпоху Античности в Европе сменяет Средневековье. С чем связано...
Понятие о дефектах. Виды дефектов и их характеристика: В процессе эксплуатации автомобилей происходит...
Методы цитологических исследований: Одним из первых создателей микроскопа был...
Этапы развития человечества: В последние годы определенную известность приобрели попытки...
Рекомендуемые страницы: Поиск по сайту©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование. Дата создания страницы: 2016-03-24 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных |
Поиск по сайту: Читайте также: Деталирование сборочного чертежа Когда производственнику особенно важно наличие гибких производственных мощностей? Собственные движения и пространственные скорости звезд Интересно: |