• Главная
• Избранное
• Популярное
• Новые добавления
• Случайная статья

Регистрационный индекс документов

20. Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений - индексов, которые предоставляются документам во время их регистрации.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, в границах группы документов, который регистрируется и дополняется индексами, что используется в учреждении, индексами согласно номенклатуры дел, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают илиподписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности, которых касается документ и др.

Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой наклоненной вправо чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может меняться независимо от того, какой документ регистрируется - входящий, исходящий или такой, который составлен в учреждении.

Для входящих документов регистрационный индекс состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, который используется в учреждении, например: 845/01-10, где 845 - порядковый номер, 01-10 -индекс дела по номенклатуре.

Для исходящего документа регистрационный индекс размещается в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который используется в учреждении) и порядковый номер, например: 02-15/258, где 02-15 - индекс дела по номенклатуре, 258 - порядковый номер.

В целях разрозненных групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая складывается из литер, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП используется для обозначения документов с грифом "Для служебного пользования".

Если документ подготовлен двумя или больше учреждениями, регистрационный индекс включает индексы каждой из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для совместных распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 - для совместных писем.

Ссылка на регистрационный индекс и дату

21. Для исходящих документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке.

Гриф ограничения доступа

22. Гриф ограничения доступа к документам ("Для служебного пользования") оформляются согласно с соответствующими нормативными актами и располагаются в правой части верхнего поля документа выше реквизита "Адресат" или "Грифа утверждения".

Адресат

23. Документы адресуются учреждению, её структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. В случае адресации документа учреждению или её структурным подразделениям без указания должностного лица их наименование наводится в именительном падеже, например:

Исполнительный комитет г. Харцызска

Если документ посылается должностному лицу, наименование учреждения и её структурного подразделения приводится в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - у дательном, например:

Исполнительный комитет г. Харцызска

архивный отдел

начальнику

фамилия, инициалы (инициал имени)

В случае, когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименования учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:

Мэру г. Харцызска

Фамилия, инициалы (инициал имени)

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Директорам общеобразовательных школ

Документ не должен иметь более четырёх адресатов. Слово "копия" перед наименованием другого, третьего, четвёртого адресатов не ставится. В случае рассылки документов более чем четырём адресатам составляется список на рассылку с обозначением на каждом документе только одного адресата.

Реквизит "Адресат" может включать адрес. Порядок и форма записи ведомостей об адресате учреждения должны отвечать Правилам предоставления услуг почтовой связи. Полный адрес указывается в случае отправки документа разовым корреспондентам, например:

Министерство образования республики

ул. Ленина, д. 15,

г.Донецк, 86083

В случае отправки документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя, отчество (инициалы или инициал имени), потом почтовый адрес, например:

Литвинов Иван Иванович

ул. Кирова, д. 32 п. Троицко - Харцызск

Донецкая народная республика, 83790

При отсылке документа органам законодательной или исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

Поиск по сайту: