170. Контроль за выполнением документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их выполнения.
171. Контроль осуществляется за выполнением всех зарегистрированных документов, у которых установлено задание, а также выполнение которых лежит в обязательном контроле, за перечнем документов, утверждённых руководителем.
Обязательному контролю выполнения подлежат задания, предусмотренные в актах органов власти и поручений высших должностных лиц, предоставление ответов на запросы, обращения, а также корреспонденция Народного Совета ДНР, Администрации главы ДНР, Совета Министров ДНР, распорядительные документы и поручения руководителя учреждения, решения коллегиального органа учреждения, запросы на информацию.
Организация контроля за выполнением заданий, указанных в актах органов власти и поручениях высших должностных лиц возлагается на лицо, ответственное за эту работу согласно функциональным обязанностям.
172. Непосредственный контроль за выполнением документов возлагается на управляющего делами.
В структурных подразделениях непосредственный контроль за выполнением документов осуществляет лицо, ответственный за делопроизводство.
173. Срок выполнения документа может устанавливаются нормативно-правовым актом, распорядительным документом или резолюцией руководителем учреждения. Сроки выполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (регистрации), а входящих - с даты поступления (регистрации).
Если последний день срока выполнения документа припадает на нерабочий день, последним днём срока выполнения документа считается первый день после нерабочего дня.
174. Сроки могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки выполнения документов устанавливаются законодательством. Сроки выполнения основных документов приводятся в приложении 15.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководством учреждения (структурного подразделения). Конечный срок выполнения указывается в тексте документа или резолюции.
175. Документы, в которых не указано срок выполнения, должны быть выполнена не позднее чем за 30 календарных дней с момента регистрации документа в учреждении, до которого поступил документ.
176. Если задание требует срочного выполнения, обязательно указывается конкретный конечный срок выполнения.
177. Соисполнители обязаны подавать предложения главному исполнителю на протяжении первой половины срока, отведенного для выполнения поручения, задания.
178. Индивидуальный срок выполнения документа может быть изменен только по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия — должностного лица, которое его замещает.
В случае необходимости, срок выполнения документа может быть продлен по обоснованным просьбам исполнителя, которое подается не позднее, чем за три рабочих дня до окончания установленного срока, а по документам, в которых не указан срок, - до окончания тридцатидневного срока от даты его регистрации.
179. Предложения по продолжению срока выполнения заданий, указанных в постановлениях Народного Совета ДНР и актах Главы ДНР, которые посылаются Советом Министров ДНР, подается секретариату Совета Министров ДНР ответственным за выполнение учреждением вместе с проектом письма, адресованного соответственно руководителю Народного Совета ДНР, Совету Министров ДНР или Главе ДНР, за 7 дней до окончания установленного срока.
180. В случае изменения сроков выполнения проставляется новый срок, дата и подпись. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно - контрольные карточки или банк регистрационных данных.
181. Взятие документа на контроль осуществляется на основании резолюции руководителя или его заместителя.
182. Контроль за выполнением документов включает взятие документов на контроль, определение форм и методов контроля, проверку хода своевременного доведения документов исполнителям, контроль за состоянием выполнения, снятие документов с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов выполнения документов, информирование руководителя о ходе и результатах их выполнения.
183. Контроль за выполнением документов осуществляется при помощи регистрационно-контрольной карточки или автоматизированной информационной системы (базы данных).
184. Регистрационно -контрольные карточки документов, которые пребывают на контроле, группируются в картотеке по срокам выполнения документов выполнения или корреспондентами, группами документов (распоряжения руководителя, поручения высших органов власти, решения коллегиальных органов и др.).
Из других экземпляров регистрационно-контрольной карточки формируются контрольные картотеки в структурных подразделениях.
185. На один контролируемый документ может быть заведено несколько регистрационно - контрольных карточек, количество которых определяется независимо от количества исполнителей или сроков выполнения отдельных заданий, указанных в документе.
186. В случае, когда определено количество исполнителей, но ответственность возлагается на одного из них, регистрационно-контрольная карточка складывается только на ответственного исполнителя.
187. Данные о ходе выполнения документа, полученные путем запроса по телефону или во время проверки работы структурного подразделения - исполнителя, вносятся в регистрационно-контрольные карточки в графу "Контрольные отметки". При этом предыдущие записи не зачеркиваются.
188. Автоматизированный контроль за выполнением документов исключает поиск необходимой информации, которая осуществляется з учетом исходящих и входящих регистрационных индексов, видов документов, даты, номера документа, исполнителя, корреспондента, срока выполнения, содержания и др.
189. Проверка хода выполнения документов проводится на всех этапах прохождения документа до окончания срока его выполнения (предупредительный контроль с помощью напоминаний) в таком порядке:
заданий на следующий год - не реже одного раза в год;
заданий на следующие месяцы текущего года - не реже одного раза в месяц;
заданий на текущий месяц — каждые десять дней и за пять дней до окончания срока или по запросам.
190. После выполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий, запросов, уведомления о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или другого подтверждения выполнения.
Снять документ с контроля может только руководитель, его заместители, которые установили контрольный срок в резолюции, или по их поручениям секретарь руководителей. Документы с типовыми сроками выполнения снимаются с контроля по решению руководителя или его заместителей.
Данные о выполнении документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольные карточки.
191. Днём выполнения заданий, указанных в актах органов государственной власти и поручениях высших должностных лиц, и выполнения запросов, обращений, а также корреспонденции Народного Совета, Совета Министров, Главы Донецкой Народной Республики считается день регистрации в учреждениях исходящих документов о выполнении заданий.
192. Информация о результатах выполнения взятых на контроль документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и подаётся руководству учреждения в виде сводок о выполнении документов (приложение 16).
193. В учреждении с объемом документооборота свыше 25 тыс. документов на год периодически в сроки, предусмотренные инструкцией учреждения, составляются и посылаются в структурные подразделения — исполнители перечни документов, не выполненных в установленный срок (приложение 17). После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются секретарю руководителя.